HR-system

Vad är ett HR-system?

Ett HR-system är ett digitalt system för att hantera personalinformation och stödja organisationens HR-processer. Det kan användas under hela medarbetarresan, från anställning och onboarding till kompetensutveckling, uppföljning och avslut.

HR-systemet fungerar ofta som en central plats för information om medarbetare, anställningar, organisation, dokument och HR-aktiviteter. Vilka funktioner som ingår varierar mellan olika system och leverantörer.

Vilka funktioner har ett HR-system?

Ett HR-system kan ge stöd inom exempelvis:

Personaldata och masterdata – samlad information om medarbetare, anställningar, befattningar och organisation.
Dokumenthantering – lagring och hantering av exempelvis avtal, intyg och HR-dokument.
Onboarding och offboarding – digitala checklistor, uppgifter och påminnelser när medarbetare börjar eller slutar.
E-signering – elektronisk signering av anställningsavtal och andra dokument.
Medarbetarsamtal – mallar, dokumentation, mål och uppföljning.
Kompetenshantering – registrering av kompetenser, kurser, certifikat och utbildningsbehov.
Lönerevision – planering, fördelning, godkännande och uppföljning av nya löner.
HR-nyckeltal – rapporter och dashboards för exempelvis sjukfrånvaro och personalomsättning.
Självservice – möjlighet för chefer och medarbetare att själva se eller uppdatera relevant information.
Digitala arbetsflöden – fördelning, attest och uppföljning av HR-relaterade uppgifter.
Integrationer – informationsutbyte med exempelvis lönesystem, rekryteringssystem och andra verksamhetssystem.

Alla HR-system innehåller inte samtliga funktioner. Ett system kan vara specialiserat på ett visst område eller ingå som en del av en bredare HRM-plattform.

Läs mer om funktioner och användningsområden i vår guide till HR-system.

Vad är skillnaden mellan HR-system och HRM-system?

Begreppen HR-system och HRM-system används ibland synonymt, och definitionerna kan variera mellan olika leverantörer.

Ett HR-system fokuserar vanligtvis på personaldata och HR-processer som onboarding, kompetensutveckling, medarbetarsamtal och uppföljning.

Ett HRM-system kan beskriva en bredare lösning som även omfattar exempelvis:

tidrapportering
frånvarohantering
bemanningsplanering
resor och utlägg
lönehantering
rapportering och analys

Ett HR-system kan därmed vara en del av ett mer omfattande HRM-system. Fördjupa dig i hur funktionerna hänger samman i vår kompletta guide till HRM-system.

Vad är skillnaden mellan HR-system och personalsystem?

Även HR-system och personalsystem används ofta som synonymer. I vissa sammanhang avser personalsystem en bredare lösning som hanterar flera delar av personaladministrationen, exempelvis tid, frånvaro, schema och lön.

HR-system används då för den del som fokuserar på medarbetardata och HR-processer. Det finns ingen universell gräns mellan begreppen, vilket gör det viktigt att kontrollera vilka funktioner ett specifikt system faktiskt innehåller.

Vad är skillnaden mellan HR-system och lönesystem?

Ett HR-system hanterar främst personalinformation och HR-processer. Ett lönesystem används för att beräkna, betala ut och rapportera lön.

Systemen kan utbyta information om exempelvis:

anställningsvillkor
lön och löneförändringar
frånvaro
förmåner
organisations- och kostnadsställen
nya och avslutade anställningar

Om systemen är integrerade kan information överföras mellan HR- och löneprocesserna utan att samma uppgifter behöver registreras manuellt på flera ställen.

Vem använder ett HR-system?

Ett HR-system används vanligtvis av flera roller i organisationen:

HR administrerar personaldata och hanterar gemensamma HR-processer.
Chefer genomför exempelvis onboarding, medarbetarsamtal och uppföljning.
Medarbetare använder självservice för att ta del av eller uppdatera information.
Lönefunktionen tar emot relevanta uppgifter från HR-processerna.
IT arbetar med integrationer, användarkonton, säkerhet och systemförvaltning.

Roll- och behörighetsstyrning används för att kontrollera vilka uppgifter och funktioner respektive användare får tillgång till.

Hur förhåller sig HR-system till GDPR?

Ett HR-system behandlar vanligtvis stora mängder personuppgifter om anställda. Arbetsgivaren behöver därför säkerställa att behandlingen följer GDPR.

Systemet kan ge stöd genom exempelvis:

behörighetsstyrning
loggning och spårbarhet
strukturerad lagring
rättning och uppdatering av uppgifter
rutiner för gallring
begränsning av åtkomst till känslig information

Ett HR-system säkerställer däremot inte automatiskt att GDPR följs. Arbetsgivaren ansvarar fortfarande för bland annat rättslig grund, ändamål, information till de anställda, lagringstider och hur systemet används.

Vanliga frågor om HR-system

Är HR-system och personalsystem samma sak?

Begreppen används ofta synonymt. Personalsystem kan dock avse en bredare lösning som även omfattar tid, frånvaro, schema och lön.

Innehåller ett HR-system ett lönesystem?

Inte nödvändigtvis. HR- och lönesystem kan vara separata, integrerade eller delar av samma HRM-plattform.

Är ett HR-system bara till för HR-avdelningen?

Nej. Även chefer, medarbetare, löneadministratörer och IT kan använda olika delar av systemet utifrån sina roller och behörigheter.

Hur väljer man rätt HR-system?

Utgå från vilka HR-processer systemet ska stödja, vilka som ska använda det och hur information behöver utbytas med exempelvis lönesystem och andra verksamhetssystem. Bedöm även användarvänlighet, integrationer, behörighetsstyrning, support och möjligheten att anpassa systemet efter framtida behov.

Få fler tips i vår guide till att välja rätt HR-system.

Är alla HR-system molnbaserade?

Nej, men många moderna HR-system levereras som molntjänster. Det finns även system som installeras och drivs i organisationens egen IT-miljö.

Säkerställer ett HR-system att GDPR följs?

Nej. Systemet kan ge tekniskt stöd för dataskydd, men organisationen ansvarar för att personuppgifterna behandlas korrekt.