Vad är masterdata?
Masterdata är grundläggande och verksamhetskritisk information som används av flera processer och system i en organisation. Det kan exempelvis vara uppgifter om kunder, produkter, leverantörer eller medarbetare. Inom HR används begreppet HR-masterdata för centrala personal- och anställningsuppgifter som behöver vara korrekta och uppdaterade genom hela medarbetarresan.
Vad är HR-masterdata?
HR-masterdata är de grunduppgifter om medarbetare och organisation som används i olika HR- och löneprocesser.
Det kan exempelvis vara:
- namn och kontaktuppgifter
- anställningsnummer
- anställningsdatum
- anställningsform
- befattning och organisatorisk tillhörighet
- sysselsättningsgrad
- chef
- arbetsplats eller kostnadsställe
- löneuppgifter
- arbetstidsuppgifter
- slutdatum för en anställning
Vilka uppgifter som räknas som masterdata beror på organisationens system, processer och behov.
Så fungerar masterdata
Grundtanken är att en viss uppgift ska ha en tydlig och tillförlitlig källa. I stället för att samma information registreras och underhålls separat i flera system kan ett system fungera som master för uppgiften och dela den vidare till andra system.
Exempel: En ny medarbetare börjar på företaget. HR registrerar person- och anställningsuppgifterna i HR-systemet. Informationen kan därefter föras vidare till exempelvis lönesystem, tidrapporteringssystem och andra anslutna lösningar. Om en uppgift senare ändras kan förändringen göras i det system som är master och därefter synkas vidare.
Det minskar behovet av att registrera samma information flera gånger och gör det lättare att hålla uppgifterna uppdaterade.
Varför är korrekt HR-masterdata viktigt?
Masterdata används som grund i många av organisationens processer. Ett fel i en central uppgift kan därför få konsekvenser på flera håll.
Om exempelvis sysselsättningsgrad, organisatorisk tillhörighet eller anställningsdatum är fel kan det påverka allt från lönehantering och rapportering till behörigheter och HR-statistik.
En strukturerad hantering av masterdata kan hjälpa organisationen att:
- minska dubbelregistrering och manuellt arbete
- minska risken för motstridiga uppgifter i olika system
- skapa mer tillförlitliga rapporter och HR-nyckeltal
- förenkla informationsflöden mellan HR, lön och andra funktioner
- hålla personaluppgifter uppdaterade genom hela anställningen
- skapa bättre förutsättningar för automatiserade processer
Masterdata och integrationer
Masterdata blir särskilt viktig när flera system behöver använda samma information. Med hjälp av integrationer kan uppgifter överföras automatiskt mellan exempelvis HR-, löne-, tid- och ekonomisystem.
Ett vanligt upplägg är att HR-systemet fungerar som master för vissa personal- och anställningsuppgifter. Andra system hämtar sedan informationen därifrån. Det behöver dock vara tydligt vilket system som ansvarar för vilken typ av data, så att samma uppgift inte uppdateras på flera ställen.
Läs mer: Så fungerar Flex integrationer
Vad är skillnaden mellan masterdata och transaktionsdata?
Masterdata beskriver relativt beständiga grunduppgifter om exempelvis en medarbetare, kund eller produkt. Transaktionsdata uppstår däremot när något händer i verksamheten.
Inom HR och lön kan en medarbetares anställningsuppgifter vara masterdata, medan exempelvis en tidrapport, reseräkning eller löneutbetalning är transaktionsdata.
Masterdata ger alltså sammanhanget som transaktionerna kan kopplas till.
Hur håller man masterdata uppdaterad?
Bra masterdata handlar inte bara om vilket system organisationen använder. Det behövs också tydliga rutiner för vem som ansvarar för uppgifterna och när de ska uppdateras.
Några viktiga principer är att:
- bestämma vilket system som är master för respektive uppgift
- tydliggöra vem som får registrera och ändra information
- undvika onödig dubbellagring och manuell registrering
- använda integrationer där samma information behövs i flera system
- uppdatera uppgifter när något förändras
- följa upp datakvaliteten regelbundet
- begränsa åtkomsten till personuppgifter utifrån behov och behörighet
När en medarbetare exempelvis byter roll, chef eller organisatorisk tillhörighet behöver förändringen registreras på rätt ställe så att informationen kan slå igenom i berörda processer och system.
Samla er medarbetardata på ett ställe
Med Flex HRM Employee kan ni samla och administrera information om era medarbetare i ett gemensamt digitalt nav. Via öppet API eller färdiga integrationer kan informationen synkas med andra system, så att samma uppgifter inte behöver registreras på flera ställen.
Vanliga frågor om masterdata
Vad är exempel på masterdata?
Kundregister, leverantörsregister, produktinformation och personaluppgifter är vanliga exempel. Inom HR kan det handla om grundläggande person-, organisations- och anställningsuppgifter.
Vad betyder HR-masterdata?
HR-masterdata är centrala uppgifter om medarbetare och anställningar som används i organisationens HR- och löneprocesser.
Var lagras HR-masterdata?
Det beror på organisationens systemarkitektur. Ett HR-system kan fungera som central källa för personal- och anställningsuppgifter och dela relevant information med andra system.
Läs även: Vad är ett HR-system?
Varför ska samma uppgift inte registreras i flera system?
Om samma information underhålls manuellt på flera ställen ökar risken för att systemen innehåller olika versioner av samma uppgift. En tydlig master och automatiska informationsflöden kan minska både dubbelarbete och fel.
Är masterdata samma sak som personuppgifter?
Nej. Masterdata beskriver vilken funktion informationen har i organisationens system och processer. HR-masterdata innehåller ofta personuppgifter, men masterdata kan också handla om exempelvis produkter, kunder eller leverantörer.