Från informationsletande, Excel-kaos och tidsödande handpåläggning till smart struktur och smidiga flöden. Många verksamheter har insett fördelarna med att digitalisera och automatisera sina HR-processer. Men hur vet du vilket HR-system som passar ditt företag bäst? Och vilka funktioner som är viktigast att prioritera? Vi guidar dig!

Börja inte med systemet – börja med behoven i vardagen

Det kan vara lockande att börja med att jämföra leverantörer, boka demos och granska funktionslistor. Men det bästa första steget är oftast ett annat: att kartlägga hur HR-arbetet fungerar idag.

Börja därför med att ringa in era viktigaste utmaningar. Vill ni minska handpåläggning och dubbeljobb? Samla personaldata på ett tryggare sätt? Eller få bättre flyt i processer som medarbetarsamtal, on- och offboarding eller kompetens- och kurshantering?

Det kan också handla om att skapa bättre förutsättningar för det strategiska HR-arbetet – med rapporter, nyckeltal och samlad personaldata som gör det enklare att följa utvecklingen över tid, upptäcka behov i organisationen och fatta mer genomtänkta beslut kring kompetens, bemanning och medarbetarutveckling.

Kort sagt: När ni först har koll på vad systemet behöver kunna lösa blir det betydligt enklare att avgöra vilket system som gör jobbet bäst för er.

Läs mer om hur ett HR-system fungerar.

Vilka ska använda HR-systemet?

Ett HR-system är sällan bara ett verktyg för HR-avdelningen utan påverkar ofta flera delar av verksamheten.

HR behöver struktur, överblick och säkra processer. Chefer behöver stöd i vardagen, till exempel vid onboarding, frånvaro, samtal och uppföljning. Medarbetare behöver kunna hitta information, uppdatera uppgifter och göra enkla ärenden utan att behöva kontakta HR varje gång.

Därför är det klokt att involvera flera roller redan i urvalsarbetet:

HR – vilka processer behöver stöd och struktur?
Chefer – vad behöver vara enkelt att göra i vardagen?
Lön – vilken information behöver flöda vidare korrekt?
IT – hur ser kraven på säkerhet, integrationer och behörigheter ut?
Medarbetare – vilka funktioner behöver vara lätta att använda?

Ju bättre ni förstår användarnas behov, desto större chans att systemet faktiskt används som tänkt.

Ska ni välja ett fristående HR-system eller en helhetslösning?

En viktig fråga är om ni vill ha ett separat HR-system eller en bredare lösning som även omfattar exempelvis tidrapportering, reseräkningar och lön.

Ett fristående HR-system kan vara rätt om ni främst vill stärka upp personaldata, dokument och HR-processer. En helhetslösning kan passa bättre om ni vill minska antalet system, slippa flera integrationer och få ett smidigare flöde från medarbetaruppgifter till löneunderlag.

Det finns såklart inget rätt svar för alla. Men här är några frågor som hjälper er att välja väg:

Hur många system använder ni idag?
Var uppstår dubbelarbete?
Hur mycket information behöver föras vidare till lön?
Har ni flera avtal, arbetstidsregler eller komplexa flöden?
Vill ni kunna bygga på med fler moduler över tid?
Hur viktigt är det att allt finns i samma gränssnitt?

Läs mer: Har du koll på fallgroparna med många olika system för HR och lön?

Viktiga funktioner i ett HR-system

Alla företag behöver inte samma verktygslåda. Men det finns några områden som ofta är viktiga att titta närmare på när ni jämför HR-system – låt oss ta en närmare titt.

1. Personaldata och digitalt personalregister

Grunden i ett HR-system är att samla viktig information om medarbetarna på ett ställe. Det kan handla om kontaktuppgifter, anställningsform, roll, avdelning, chef, anställningsdatum, dokument och andra uppgifter som behöver vara korrekta och lättillgängliga.

Ett bra personalregister ska göra det enkelt att:

hitta rätt information snabbt.
hålla uppgifter uppdaterade.
minska risken för dubbelregistrering.
skapa en tryggare hantering av känsliga uppgifter.
ge rätt personer tillgång till rätt information – med ett flexibelt behörighetssystem som ger trygghet i hanteringen av känsliga person- och anställningsuppgifter.

2. Dokumenthantering

Anställningsavtal, intyg, policydokument, sekretessavtal och andra personalrelaterade dokument behöver hanteras på ett säkert och strukturerat sätt.

Titta därför på om systemet stödjer:

digital lagring av dokument
koppling mellan dokument och medarbetare
behörighetsstyrning
mallar och standardiserade dokument
påminnelser vid dokument som behöver följas upp eller förnyas

3. Onboarding och offboarding

En ny medarbetare ska få en bra start. Samtidigt är det många saker som ska göras: avtal, utrustning, systembehörigheter, introduktionsplan, utbildningar, uppföljningar och mycket mer. Med ett HR-system blir onboardingen både mer strukturerad och mindre personberoende. Samma sak gäller självklart offboardingen – när någon slutar behöver ni säkerställa att utrustning lämnas tillbaka, behörigheter avslutas, dokument sparas korrekt och kunskap tas tillvara.

Leta efter funktioner som hjälper er att:

skapa checklistor och flöden
fördela ansvar mellan HR, chef, IT och andra roller
automatisera påminnelser
följa upp att alla steg är klara
ge alla inblandade en tydlig överblick över processen

4. Medarbetarsamtal och uppföljning

Medarbetarsamtal blir som mest värdefulla när de inte bara genomförs utan också dokumenteras och följs upp på ett genomtänkt sätt. Här kan ett HR-system göra stor skillnad genom att avlasta chefer och HR med smarta mallar, möjlighet att dokumentera överenskommelser och stöd för att följa upp mål över tid.

Fundera på om ni behöver stöd för:

årliga medarbetarsamtal
uppföljningssamtal
mål och aktiviteter
anteckningar och dokumentation
koppling till kompetensutveckling
påminnelser inför kommande samtal

Läs mer: Så blir medarbetarsamtalet smartare med ett digitalt system

5. Kompetens, utbildning och certifikat

Har ni koll på vilka kompetenser som finns i organisationen? Vilka utbildningar som behöver förnyas? Eller vilka certifikat som är på väg att löpa ut?

För många HR-avdelningar är kompetenshantering ett område där ett HR-system kan ge bättre överblick. Det blir enklare att planera utbildningar, följa upp utveckling och se var det finns kompetensgap – något som blir särskilt värdefullt i organisationer där vissa utbildningar eller behörigheter är obligatoriska.

Viktiga funktioner kan vara:

registrering av kompetenser
utbildningshistorik
planering av kurser
påminnelser vid utgående certifikat
koppling till roller eller befattningar
rapporter över kompetensläget

Läs mer: Åtta tips för en lyckad kompetenshantering

6. Självservice för chefer och medarbetare

Med självservice kan medarbetare och chefer själva hantera enklare uppgifter, till exempel uppdatera kontaktuppgifter, se dokument, registrera ärenden eller följa upp sina team.

För chefer kan självservice innebära bättre överblick över medarbetare, frånvaro, samtal, uppgifter och pågående processer. För medarbetare kan det innebära en smidigare vardag där informationen finns tillgänglig när den behövs.

Fråga gärna leverantören:

Vad kan medarbetaren göra själv?
Vad kan chefen göra utan att kontakta HR?
Finns mobil åtkomst?
Kan vyer och behörigheter anpassas efter roll?

7. Automatisering och påminnelser

Många HR-processer bygger på återkommande steg: någon ska få information, någon ska godkänna, någon ska följa upp och någon ska bli påmind. Här kan automatisering göra stor skillnad.

Några viktiga funktioner:

automatiska påminnelser inför provanställningens slut
uppgifter vid nyanställning
flöden för onboarding och offboarding
notiser inför medarbetarsamtal
uppföljning av utbildningar
attest- och godkännandeflöden

8. Rapportering och HR-nyckeltal

Från personalomsättning till sjukfrånvaro, åldersstruktur, anställningsformer, avgångsorsaker och FTE:er. När personaldata finns samlad blir det också lättare att ta fram rapporter och följa upp viktiga nyckeltal.

Titta på om systemet gör det enkelt att:

ta fram standardrapporter
skapa egna rapporter
filtrera på avdelning, roll eller period
exportera data vid behov
följa utveckling över tid
visualisera nyckeltal i dashboards

För HR, ekonomi och ledning kan bra rapporter ge bättre beslutsunderlag – inte minst när ni vill arbeta mer långsiktigt och proaktivt.

9. Integration med tid, resa och lön

HR hänger sällan ihop med bara HR. Uppgifter om anställning, frånvaro, arbetstid, reseräkningar och lön behöver ofta flöda mellan olika delar av organisationen.

Därför är integrationer en viktig punkt när ni väljer system.

Fundera på:

Ska HR-systemet kopplas till lönesystemet?
Behöver det hänga ihop med tidrapportering?
Finns behov av koppling till reseräkningar och utlägg?
Hur undviker ni dubbelregistrering?
Hur säkerställs att rätt uppgifter går vidare till lön?

För vissa verksamheter räcker det med integrationer mellan olika system. För andra kan en mer sammanhållen HRM-lösning vara enklare, där HR, tid, resa och lön finns i samma helhet.

10. Säkerhet och behörigheter

Ett HR-system hanterar några av verksamhetens mest känsliga uppgifter, till exempel personuppgifter, anställningsinformation, lönedata, dokument och anteckningar. Därför behöver säkerhet och behörigheter vara en självklar del av kravlistan när ni jämför olika system.

Det ska vara enkelt att styra vem som får se, ändra, godkänna och exportera olika typer av information. HR kan behöva full överblick, medan chefer bara ska se uppgifter för sina egna medarbetare och medarbetare endast ska komma åt sin egen information. Rätt behörighetsstruktur minskar risken för fel, onödig åtkomst och osäker hantering av känsliga uppgifter.

Titta särskilt på:

rollbaserade behörigheter
säker inloggning, gärna med flerfaktorsautentisering
loggning av ändringar och åtkomst
stöd för GDPR och gallring av personuppgifter
säker datalagring och kryptering
möjlighet att begränsa export av data
åtkomst för externa parter, till exempel konsulter
rutiner för backup, drift och incidenthantering

Fråga också hur leverantören arbetar med säkerhet över tid. Det handlar inte bara om funktioner i systemet, utan även om rutiner, uppdateringar, support och tydliga ansvarsförhållanden.

11. Stöd för viktiga regelverk – från LAS till lönekartläggningen

HR handlar också om att hantera information korrekt, säkert och spårbart. För HR och chefer kan det vara en utmaning att hålla koll på lagar, regler och interna policys, inte minst när informationen finns utspridd i mejl, mappar och olika system.

Ta till exempel Lagen om anställningsskydd, LAS, som påverkar frågor kring anställning, uppsägning och turordning. Med ett HR-system får ni bättre överblick över anställningsdata, dokument, viktiga datum och historik. Det gör det enklare att hitta rätt underlag och minskar risken för att något missas.

Ett annat exempel är den årliga lönekartläggningen, som är obligatorisk för alla arbetsgivare enligt diskrimineringslagen. Dessutom kommer EU:s lönetransparensdirektiv ställa högre krav på insyn, dokumentation och uppföljning av löneskillnader. Med ett systemstöd kan ni slippa krångliga Excel-ark och effektivisera hela processen.

Titta på om HR-systemet stödjer:

dokumentation av HR-processer
spårbar historik och loggning
stöd för lönekartläggning
påminnelser vid viktiga datum
behörighetsstyrning för känslig information
rapporter och underlag vid uppföljning

Snabb checklista: att tänka på när du väljer HR-system

Finns ett digitalt personalregister där medarbetaruppgifter, anställningsdata och dokument samlas på ett ställe?
Är det enkelt att styra behörigheter så att rätt personer kommer åt rätt information?
Kan systemet hantera personaldokument på ett säkert och strukturerat sätt?
Finns stöd för onboarding och offboarding med checklistor, ansvarsfördelning och påminnelser?
Går det att dokumentera och följa upp medarbetarsamtal, mål och aktiviteter?
Kan ni registrera kompetenser, utbildningar och certifikat samt få påminnelser när något behöver förnyas?
Finns självservice för chefer och medarbetare, gärna även i mobilen?
Kan återkommande HR-processer automatiseras med uppgifter, notiser och godkännandeflöden?
Går det att ta fram rapporter och följa HR-nyckeltal över tid?
Kan systemet integreras med tidrapportering, reseräkningar och lön?
Har systemet starkt stöd för säkerhet, loggning, GDPR, backup och incidenthantering?
Finns stöd för viktiga regelverk och processer, till exempel LAS, lönekartläggning och kommande krav kopplade till lönetransparensdirektivet?
Är lösningen flexibel nog att växa med era behov över tid?

Nyfiken på hur Flex HRM Employee kan göra HR-arbetet smartare och smidigare?

Flex HRM Employee är HR-systemet som ger dig en komplett verktygslåda – från koll på medarbetardata och dokumemt till stöd för kompetenshantering, medarbetarsamtal, lönerevision, on-/offboarding, dashboard för viktiga HR-nyckeltal – och mycket mer. Allt samlat på en och samma plats.

Vill du göra det ännu mer sömlöst och smart? Då kan du använda modulen som en del av vår kompletta HRM-plattform, där HR, tid, resa, lön och lönekartläggning hänger ihop i ett enda system. Nyfiken? Kontakta oss, så berättar vi mer!

Vanliga frågor om att välja HR-system

Vad är skillnaden mellan HR-system, personalsystem och HRM-system?

Begreppen används ofta på lite olika sätt. Ett personalsystem fokuserar ofta på grundläggande personaladministration, till exempel personaluppgifter och dokument. Ett HR-system brukar ha ett bredare stöd för HR-processer som onboarding, medarbetarsamtal och kompetensutveckling. Ett HRM-system omfattar ofta flera delar av personalflödet, till exempel HR, tidrapportering, reseräkningar och lön.

Det viktigaste är inte namnet på systemet, utan att lösningen passar era behov.

Vilka roller bör vara med när man väljer HR-system?

HR bör självklart vara med, men även chefer, lön, IT och gärna representanter för medarbetarna. Alla använder eller påverkas av systemet på olika sätt.

Genom att involvera flera roller tidigt får ni en bättre kravbild och minskar risken att välja en lösning som bara fungerar för en del av organisationen.

Hur lång tid tar det att införa ett HR-system?

Det varierar beroende på systemets omfattning, organisationens storlek och hur många processer som ska digitaliseras. Ett enklare införande kan gå relativt snabbt, medan en större helhetslösning kräver mer förarbete, datakvalitet, utbildning och förankring.

Det viktigaste är att inte bara planera för tekniken, utan också för arbetssätten runt omkring.

Vad kostar ett HR-system?

Kostnaden beror på flera faktorer, till exempel antal användare, valda moduler, integrationsbehov, support och implementation. Därför är det klokt att jämföra både licenskostnad och den totala kostnaden över tid.

Titta också på vad systemet kan spara i form av minskad administration, färre fel och bättre överblick.

Vilket HR-system passar bäst för vårt företag?

Det bästa HR-systemet är det som matchar era behov, arbetssätt och framtidsplaner. Ett mindre företag kan behöva enkel struktur och smidig självservice, medan en större organisation ofta behöver mer avancerade behörigheter, rapporter, integrationer och stöd för flera processer. Börja med era viktigaste behov – och välj en lösning som kan växa med er.

Så väljer du rätt HR-system: guide, krav och checklista