Vad är ett personalsystem?
Ett personalsystem är ett digitalt system för att hantera information och processer som rör organisationens medarbetare. Det kan omfatta allt från personal- och anställningsuppgifter till tidrapportering, frånvaro, HR-processer och lön. Genom att samla information och arbetsflöden digitalt kan ni minska administrationen och få bättre överblick över personalrelaterade processer.
Vad används ett personalsystem till?
Vilka funktioner som ingår varierar mellan olika personalsystem. Vissa fokuserar på enskilda HR-processer, medan andra samlar stora delar av personaladministrationen i samma plattform.
Ett personalsystem kan exempelvis användas för:
- personal- och anställningsuppgifter
- tidrapportering och arbetstid
- semester och annan frånvaro
- schemaläggning och bemanning
- reseräkningar och utlägg
- löneunderlag och lönehantering
- onboarding och offboarding
- medarbetarsamtal
- mål och kompetensutveckling
- lönerevision
- rapportering, statistik och HR-nyckeltal
I ett bredare HRM-system kan flera av dessa processer vara sammankopplade, så att information kan följa med genom olika delar av medarbetarresan. Flex HRM är exempelvis uppbyggt av moduler för bemanning, tidrapportering, resor och utlägg, lön och HR.
Så fungerar ett personalsystem
Ett personalsystem fungerar som en gemensam digital miljö för personalinformation och personalrelaterade arbetsflöden. Olika användare får tillgång till de uppgifter och funktioner de behöver utifrån sina roller.
Exempel: En medarbetare ansöker om semester i personalsystemet. Chefen får ansökan för godkännande och frånvaron registreras. Informationen kan sedan användas i exempelvis schemaläggning, tidrapportering och lönehantering utan att samma uppgift behöver registreras manuellt flera gånger.
På samma sätt kan information om en nyanställd användas genom flera processer, från onboarding och arbetstid till lön och senare kompetensutveckling.
Vilka använder ett personalsystem?
Ett personalsystem är inte bara ett arbetsverktyg för HR. Beroende på systemets omfattning kan det användas av stora delar av organisationen.
Medarbetare kan exempelvis rapportera tid, ansöka om ledighet, registrera utlägg och komma åt personalinformation.
Chefer kan attestera uppgifter, planera bemanning, genomföra medarbetarsamtal och följa upp sitt team.
HR kan administrera medarbetardata och arbeta med exempelvis onboarding, kompetens, lönerevision och rapportering.
Lönefunktionen kan använda information om exempelvis tid, frånvaro, ersättningar och anställningsförändringar som underlag för lönen.
Ett gemensamt system ställer samtidigt krav på genomtänkta roller och behörigheter, så att användarna bara kommer åt den information de behöver.
Vad är skillnaden mellan personalsystem, HR-system och HRM-system?
Begreppen används delvis överlappande och det finns ingen helt enhetlig gräns mellan dem.
Personalsystem är ett brett begrepp för system som hanterar information och administration kring organisationens personal.
HR-system används ofta för systemstöd inom exempelvis personaldata, onboarding, medarbetarsamtal, kompetens, mål och andra HR-processer.
HRM-system, där HRM står för Human Resource Management, kan användas för bredare lösningar där flera delar av personaladministrationen samlas i samma plattform.
I praktiken varierar benämningarna mellan olika leverantörer. Det viktigaste när du jämför system är därför inte vad lösningen kallas, utan vilka processer och funktioner den faktiskt stödjer.
Läs även: Vad är ett HR-system?
Vad är skillnaden mellan ett personalsystem och ett lönesystem?
Ett lönesystem är främst utvecklat för att beräkna, administrera och betala ut löner samt hantera tillhörande rapportering.
Ett personalsystem har vanligtvis ett bredare användningsområde och kan omfatta exempelvis HR, tid, frånvaro, bemanning och personaladministration. I vissa lösningar ingår även lönesystemet i samma plattform.
Läs även: Vad är ett löneprogram?
Vilka är fördelarna med ett gemensamt personalsystem?
När information om medarbetarna används i flera processer kan ett gemensamt system minska behovet av att registrera och uppdatera samma uppgifter på flera ställen.
Det kan bland annat ge:
- mindre manuell administration
- färre dubbelregistreringar
- bättre överblick över personalinformation
- mer sammanhängande arbetsflöden
- bättre förutsättningar för rapportering och analys
- enklare åtkomst för medarbetare och chefer
- färre separata system och inloggningar
Den stora vinsten uppstår framför allt när information kan återanvändas mellan processerna. Om ni i stället använder många fristående system behöver det finnas en genomtänkt strategi för hur data ska hållas synkroniserad. Flex beskriver bland annat dubbelarbete, data i osynk och integrationsproblem som möjliga utmaningar med en fragmenterad systemmiljö.
Läs mer: 8 fördelar med ett helintegrerat personalsystem
Personalsystem och integrationer
Alla organisationer kan eller vill inte samla varje funktion i samma system. Då blir integrationerna mellan systemen viktiga.
Ett personalsystem kan exempelvis behöva utbyta information med ekonomisystem, lönesystem eller andra verksamhetssystem. Genom integrationer kan information föras mellan systemen automatiskt i stället för att registreras manuellt flera gånger.
Det är också viktigt att bestämma vilket system som ska vara källa för olika typer av masterdata. Flex HRM har exempelvis både färdiga integrationer och ett öppet API för informationsutbyte med andra system.
Läs mer: Så fungerar integrationer med Flex HRM
Vad ska man tänka på när man väljer personalsystem?
Utgå från verksamhetens processer och behov snarare än från en lång lista med funktioner. Fundera exempelvis över:
- vilka processer ni vill digitalisera
- vilka system ni använder i dag
- vilken information som behöver delas mellan systemen
- vilka användargrupper som ska arbeta i lösningen
- vilka integrationer som behövs
- krav på säkerhet och behörigheter
- vilka rapporter och analyser ni behöver
- hur systemet ska kunna utvecklas när verksamheten förändras
Jag skulle däremot inte göra detta till en fullständig kravlista i wikin. Ni har redan mer handlingsorienterat innehåll för den sökintentionen, bland annat en aktuell guide om att välja HR-system.
Ska ni välja nytt system? Se vår guide till att välja rätt HR-system
Samla all personaladministration i ett system
Flex HRM är ett webbaserat personalsystem där ni kan samla bemanning, tidrapportering, resor och utlägg, lön och HR i samma plattform. Ni kan välja de delar ni behöver och anpassa lösningen när verksamhetens behov förändras.
Läs mer om Flex HRM som personalsystem
Vanliga frågor om personalsystem
Är personalsystem och HR-system samma sak?
Begreppen används ibland som synonymer. I andra sammanhang används personalsystem som ett bredare begrepp för system som även kan omfatta exempelvis tid, bemanning och lön. Titta därför på vilka funktioner systemet innehåller snarare än enbart vad det kallas.
Vad är ett webbaserat personalsystem?
Ett webbaserat personalsystem används via webben och kräver normalt inte att programvaran installeras lokalt på varje användares dator. Moderna personalsystem erbjuds ofta som molntjänster.
Kan personalsystemet vara master för personaldata?
Ja. Ett personalsystem eller HR-system kan fungera som master för vissa personal- och anställningsuppgifter och dela informationen vidare till andra system. Det behöver vara tydligt vilken lösning som ansvarar för respektive uppgift.
Läs även: Vad är masterdata?
Kan ett personalsystem innehålla lön?
Ja. Vissa personalsystem har ett separat lönesystem som behöver integreras, medan andra plattformar innehåller både HR, tid och lön i samma lösning.
När är det dags att byta personalsystem?
Det kan vara aktuellt när dagens lösning skapar mycket manuellt arbete, kräver dubbelregistrering, saknar viktiga funktioner eller inte längre passar verksamhetens behov. Ett systembyte är också ett tillfälle att se över processerna, inte bara flytta befintliga arbetssätt till en ny teknisk lösning.