Vad är HR-nyckeltal?
HR-nyckeltal är mätvärden som används för att följa upp och analysera en organisations medarbetare, kompetens och personalrelaterade processer. De kallas även personalnyckeltal eller HR-mått.
HR-nyckeltal kan ge HR, chefer och ledning en tydligare bild av nuläget och utvecklingen över tid. Exempel är sjukfrånvaro, personalomsättning, antal anställda och genomsnittlig anställningstid.
Vilka HR-nyckeltal kan en organisation följa?
Vilka nyckeltal som är relevanta beror på verksamhetens mål, storlek och aktuella utmaningar. Vanliga områden är:
- Personalstyrka – antal anställda, antal heltidsekvivalenter och fördelning mellan olika anställningsformer.
- Personalomsättning – andelen medarbetare som lämnar organisationen under en viss period.
- Sjukfrånvaro – frånvaro på grund av sjukdom i förhållande till den tillgängliga arbetstiden.
- Anställningstid – hur länge medarbetarna i genomsnitt arbetar i organisationen.
- Rekrytering – exempelvis tid till tillsättning, antal sökande och rekryteringskostnad.
- Kompetens – genomförda utbildningar, certifieringar och identifierade kompetensbehov.
- Arbetstid – exempelvis övertid, frånvaro och utnyttjad arbetstid.
- Lön och ersättning – lönestruktur, löneutveckling och löneskillnader.
- Medarbetarupplevelse – resultat från medarbetarundersökningar och andra former av återkoppling.
- Avgångsorsaker – hur olika orsaker till avslutade anställningar fördelar sig.
Ett enskilt nyckeltal ger sällan hela bilden. Det behöver vanligtvis jämföras över tid, mellan relevanta delar av organisationen eller med ett fastställt mål.
Vad är skillnaden mellan ett HR-mått och ett KPI?
HR-mått och HR-nyckeltal används ofta som synonymer, men det går att göra en tydligare åtskillnad.
Ett HR-mått är något som mäts, exempelvis antalet anställda eller antalet sjukdagar.
Ett HR-nyckeltal sätter vanligtvis mätvärdet i ett sammanhang, exempelvis sjukfrånvaro som andel av den tillgängliga arbetstiden.
KPI står för Key Performance Indicator och kan översättas till kritiskt nyckeltal. Ett HR-nyckeltal blir ett KPI när det är särskilt viktigt för ett definierat mål och används för att följa hur organisationen utvecklas mot det målet.
Alla mätvärden är därför inte automatiskt KPI:er.
Vad är skillnaden mellan HR-nyckeltal och HR-analys?
HR-nyckeltal beskriver vanligtvis ett nuläge eller en utveckling. HR-analys, även kallat HR analytics eller people analytics, innebär att data analyseras för att undersöka mönster, samband och verksamhetsproblem.
Ett nyckeltal kan exempelvis visa att personalomsättningen har ökat. En djupare HR-analys kan undersöka hur ökningen fördelar sig mellan roller, avdelningar, anställningstid och avgångsorsaker.
Nyckeltalen beskriver alltså vad som har hänt, medan analysen kan hjälpa organisationen att förstå sammanhanget. Ett statistiskt samband visar dock inte automatiskt vad som har orsakat utvecklingen.
Hur bör HR-nyckeltal tolkas?
För att ett HR-nyckeltal ska kunna användas på ett tillförlitligt sätt behöver organisationen vara tydlig med:
- vad nyckeltalet ska visa
- vilka uppgifter som ingår
- vilken beräkningsmetod som används
- vilken tidsperiod som mäts
- vilken datakälla uppgifterna kommer från
- vad resultatet ska jämföras med
Samma benämning kan beräknas på olika sätt i olika organisationer. En gemensam definition är därför viktig för att kunna göra jämförelser över tid.
Hur presenteras HR-nyckeltal?
HR-nyckeltal kan presenteras i rapporter, diagram eller en dashboard. En dashboard samlar utvalda mätvärden i en visuell vy och kan göra det enklare att följa nuläge, trender och avvikelser.
Vilka uppgifter en användare får se behöver styras utifrån roll och behov. HR-data kan innehålla personuppgifter, vilket innebär att organisationen också behöver ta hänsyn till GDPR, uppgiftsminimering och behörighetsstyrning.
Läs mer om visualisering och uppföljning av nyckeltal.
Vanliga frågor om HR-nyckeltal
Vilka är de vanligaste HR-nyckeltalen?
Vanliga HR-nyckeltal är antal anställda, sjukfrånvaro, personalomsättning, anställningstid, övertid och olika rekryteringsmått.
Hur många HR-nyckeltal bör en organisation följa?
Det finns inget bestämt antal. Organisationen bör välja ett begränsat antal nyckeltal som är tydligt kopplade till verksamhetens mål och behov.
Är personalomsättning ett HR-nyckeltal?
Ja. Personalomsättning används för att följa hur stor andel av medarbetarna som lämnar organisationen under en viss period. Beräkningsmetoden behöver definieras tydligt.
Är en dashboard samma sak som ett HR-nyckeltal?
Nej. Ett HR-nyckeltal är själva mätvärdet. En dashboard är ett verktyg för att samla och visualisera ett eller flera nyckeltal.
Kan HR-nyckeltal innehålla personuppgifter?
Ja. Underlaget kan innehålla personuppgifter även om resultatet visas på gruppnivå. Åtkomst, urval och presentation behöver därför anpassas efter GDPR och organisationens dataskyddsrutiner.