Flex Applications policy för radering av data
Flex Applications policy för radering av data
Flex Applications policy för radering av data beskriver när olika typer av data hos Flex Applications ska raderas. Vid behandling av personuppgifter har Flex Applications alltid en av följande två roller, och reglerna för radering av data gäller utifrån respektive roll:
1.1 Flex Applications är personuppgiftsansvarig (”data som ägs av Flex Applications”)
När Flex Applications är personuppgiftsansvarig bestämmer vi ändamålet med behandlingen av personuppgifterna, vilka verktyg och system som används för att behandla uppgifterna samt hur länge uppgifterna behöver sparas.
Exempel på situationer där Flex Applications är personuppgiftsansvarig:
- Medarbetare på Flex Applications
- Personer som söker arbete hos Flex Applications
- Kunders kontaktpersoner i supportärenden
- Kunders kontaktpersoner, leads och potentiella kunder som vi riktar marknadsföringsaktiviteter eller liknande till (i CRM-system)
- Kontaktpersoner hos leverantörer och partner (i avtalssystem etc.)
- Loggfiler som används för att hålla systemen i drift, upptäcka fel och hantera incidenter
- Verktyg för NPS/kundnöjdhet, exempelvis Wootric
- Eventuella personuppgiftsbiträden som används inom ramen för ovanstående behandlingar
Flex Applications policy för radering av data:
Personuppgifter ska raderas när de inte längre är nödvändiga för att uppfylla det ändamål som de samlades in för, dock senast tre år efter den senast registrerade aktiviteten. Undantag kan göras om det finns ett berättigat ändamål för att behandla uppgifterna längre än tre år. I sådana fall ska koncernens juridiska team kontaktas.
För personuppgifter som rör medarbetare på Flex Applications gäller andra regler.
1.2 Flex Applications är personuppgiftsbiträde (”data som ägs av kunden”)
När Flex Applications är personuppgiftsbiträde behandlar vi personuppgifter enligt instruktioner från den personuppgiftsansvarige (vår kund). Instruktionerna regleras genom personuppgiftsbiträdesavtal, avtal och villkor med våra kunder samt genom skriftliga instruktioner från kunden.
Exempel på situationer där Flex Applications är personuppgiftsbiträde:
- Produkter som vi utvecklar och säljer till kunder
- Produkter som vi är återförsäljare av, beroende på avtalet
- Säkerhetskopior och eventuella kopior av produktionsdata i andra miljöer
- Interna system som används för support av produkterna, om de innehåller mer information än enbart kontaktuppgifter
- Eventuella underbiträden som används för ovanstående behandlingar
Flex Applications ansvarar för behandlingen av personuppgifterna så länge vi behandlar eller lagrar dem. Observera att vår roll kan övergå till att vara personuppgiftsansvarig – med de skyldigheter som detta innebär – om vi inte raderar uppgifterna enligt gällande krav när kunden avslutar sitt avtal med oss.
Radering av kundens data ska inte vara beroende av att kunden begär radering, utan ska ske som en del av processen när avtalet avslutas.
Flex Applications policy för radering av data:
GDPR innebär att personuppgifter ska raderas utan onödigt dröjsmål när kunden har avslutat sitt avtal med Flex Applications.
- Säkerhetskopior av kunddata som används för användarsupport raderas när supportärendet avslutas.
- Säkerhetskopior av kunddatabaser hos vår hostingleverantör raderas 30 dagar efter att databasen har raderats från produktionsmiljön.
- Kunddata raderas enligt överenskommelse med kunden eller senast en månad efter att avtalet har upphört. Kunden ges alltid möjlighet att exportera sina data eller få tillgång till dem på annat sätt enligt överenskommelse med kunden. Detta regleras i avtalet.
Om du använder Flex Applications Connect IdP som identitetsleverantör
Det är viktigt att alltid göra API-anrop till Flex Applications Connect IdP när kunddata (i form av användarkonton och tenants) ska raderas.
Varje integrerad produkt ansvarar för att radera sina data från Flex Applications Connect IdP. Om kunddata redan har raderats, men motsvarande data ännu inte har raderats från Flex Applications Connect IdP, ska detta göras omgående.
Customers with multiple contracts with Flex Applications
The customer might have more than one contract with Flex Applications. This guideline gives directions only regarding the current service where the customer terminated the
contract.
If there is customer data shared/used by other products/services in Flex Applications,
then deletion of such data must be a coordinated effort, so the customer can still use the remaining services without disruption.
Annan lagstiftning
Flex Applications är skyldigt att följa GDPR. Annan lagstiftning, exempelvis regler om bokföring, redovisning, arkivering eller verksamhetsspecifika krav, gäller i de flesta fall kunden och inte Flex Applications.
När en kund avslutar sitt avtal med Flex Applications behöver vi radera kundens data efter att kunden har fått möjlighet att exportera den. Det är kundens ansvar att hitta en alternativ lösning för lagring eller att ingå ett separat avtal med Flex Applications om arkivering eller fortsatt åtkomst till data för uppslag.
Export av data
Vi är skyldiga att kunna ge kunden möjlighet att exportera sina data så att kunden kan uppfylla krav enligt annan tillämplig lagstiftning. Om en export inte är möjlig kan en alternativ lösning vara att ge kunden en läsbehörighet under en begränsad och definierad tidsperiod. I sådana fall måste ett kundavtal och ett personuppgiftsbiträdesavtal tecknas, eftersom vi fortfarande behandlar kundens data.
Att tillhandahålla läsbehörighet utan kostnad kan göra det svårare att säkerställa efterlevnad av GDPR, eftersom kunden då inte regelbundet påminns om att vi fortfarande lagrar och behandlar uppgifterna.
Frågor?
Om du har frågor kan du kontakta vår Data Protection Manager eller Vismas dataskyddsteam.
Denna version av policyn uppdaterades den 8 juni 2026.