Vad är ett HRM-system?
Ett HRM-system, Human Resource Management System, är en digital plattform som samlar processer och information som rör företagets medarbetare. Systemet kan omfatta allt från HR och personaldata till tidrapportering, schemaläggning, resor, utlägg och lönehantering. Syftet är att skapa sammanhängande flöden, minska administrationen och ge bättre överblick över personalrelaterade processer.
Vad används ett HRM-system till?
Ett HRM-system fungerar som ett nav för företagets personaladministration. I stället för att information om exempelvis anställningar, arbetstid och lön hanteras i separata system kan flera processer samlas i en gemensam plattform.
Beroende på system och verksamhet kan ett HRM-system exempelvis användas för:
- personaldata och anställningsinformation
- onboarding och offboarding
- medarbetarsamtal och kompetenshantering
- tidrapportering och frånvaro
- schemaläggning och bemanningsplanering
- resor och utlägg
- lönehantering
- lönerevision och lönekartläggning
- rapportering och HR-nyckeltal
Det innebär att ett HRM-system kan användas av betydligt fler än HR-avdelningen. Även chefer, medarbetare, löneadministratörer och andra delar av organisationen kan arbeta i systemet.
Vill du fördjupa dig i hur de olika delarna hänger ihop? Läs vår kompletta guide till HRM-system.
Så fungerar ett HRM-system
Ett HRM-system samlar personalrelaterade uppgifter och processer i en gemensam plattform. Information som registreras i en del av systemet kan då användas vidare i andra delar, vilket minskar behovet av att registrera samma uppgifter flera gånger.
Exempel: När en ny medarbetare börjar registreras person- och anställningsuppgifterna i systemet. Samma information kan sedan användas för exempelvis onboarding, schemaläggning, tidrapportering och lönehantering. När uppgifterna förändras kan de uppdateras på ett ställe och användas vidare i de processer där de behövs.
Det är en av de stora poängerna med en sammanhängande HRM-lösning: informationen kan följa med genom olika delar av medarbetarresan i stället för att behöva hanteras separat.
Vilka är fördelarna med ett HRM-system?
När flera personalrelaterade processer hanteras i samma system blir det enklare att skapa ett sammanhängande arbetssätt. Ett HRM-system kan bland annat bidra till mindre dubbelregistrering och manuellt arbete, bättre kvalitet på personaldata, smidigare informationsflöden mellan HR och lön och bättre möjligheter till rapportering och uppföljning.
När återkommande processer kan digitaliseras och automatiseras finns också möjlighet att frigöra tid och minska kostnader. Vill du veta mer om hur ni kan räkna på nyttan? Läs vår guide om hur du beräknar ROI för ett nytt HRM-system.
Vad är skillnaden mellan HRM-system, HR-system och personalsystem?
Begreppen HRM-system, HR-system och personalsystem används ofta på olika sätt och det finns ingen universell gräns mellan dem. Därför är det viktigare att titta på vilka processer och funktioner ett system faktiskt stödjer än vad leverantören kallar det.
Ett HR-system används ofta för system med fokus på HR-processer och personaldata, exempelvis personalregister, onboarding och offboarding, kompetensutveckling och medarbetarsamtal.
Ett HRM-system används ofta i en bredare betydelse och kan omfatta fler delar av personaladministrationen, exempelvis HR, tidrapportering, schemaläggning, resor och lön.
Personalsystem är ett brett svenskt begrepp för digitala system som hanterar information och processer kopplade till företagets medarbetare. I praktiken överlappar de tre begreppen därför ofta varandra.
Läs även: Vad är ett personalsystem? och Vad är ett HR-system?
Vad är skillnaden mellan HRM och HRMS?
HRM står för Human Resource Management och beskriver arbetet med att hantera och utveckla organisationens personal och HR-processer.
HRMS står för Human Resource Management System och syftar på systemstödet för dessa processer. På svenska används ofta begreppet HRM-system.
Det förekommer även andra engelska begrepp och förkortningar, exempelvis HCM (Human Capital Management) och HRIS (Human Resources Information System). Hur begreppen används och avgränsas kan variera mellan olika leverantörer.
Hur hänger HRM-system och lön ihop?
I en bred HRM-lösning kan lönehanteringen vara en del av samma plattform som övrig personaladministration. Ett annat alternativ är att HRM-systemet integreras med ett separat lönesystem.
När systemen hänger ihop kan information flöda mellan olika processer. Uppgifter om exempelvis anställning, arbetstid, frånvaro, resor och utlägg kan påverka lönen och behöver därför nå lönefunktionen. Ett sammanhängande flöde minskar behovet av manuella överföringar och att samma uppgifter registreras på flera ställen.
Är ett HRM-system molnbaserat?
Moderna HRM-system erbjuds ofta som webbaserade eller molnbaserade lösningar. Det innebär att systemet kan nås via internet i stället för att programvaran behöver vara installerad lokalt på företagets egna datorer eller servrar.
En webbaserad lösning kan bland annat göra det enklare att komma åt systemet från olika platser och enheter och innebär att leverantören kan hantera uppdateringar centralt.
Läs även: Vad är SaaS?
Vad ska man tänka på när man väljer HRM-system?
Börja med verksamhetens behov och vilka processer ni vill samla eller effektivisera. Titta bland annat på användarvänlighet, integrationer, säkerhet och behörigheter, rapportering, mobil åtkomst och hur väl systemet kan utvecklas i takt med verksamheten.
Fundera också på om ni främst behöver stöd för HR-processerna eller om ni vill samla fler delar av personaladministrationen, exempelvis tidrapportering, bemanning, resor, utlägg och lön, i samma lösning.
Ska ni utvärdera olika alternativ? Läs vår guide med fem viktiga frågor att ställa inför valet av HRM-system för att få hjälp att ringa in vad ni behöver och vad ni bör jämföra.
Samla HR, tid, lön och bemanning i samma system
Med Flex HRM kan du och ditt team samla HR, tidrapportering, bemanning, resor och utlägg samt lön i en gemensam plattform. Lösningen består av olika moduler, så att ni kan välja de delar verksamheten behöver och bygga ut lösningen över tid.
Vanliga frågor om HRM-system
Vad står HRM för?
HRM står för Human Resource Management, på svenska ungefär personal- eller HR-hantering. Ett HRM-system är ett digitalt systemstöd för processer och information som rör organisationens medarbetare.
Vad ingår i ett HRM-system?
Det varierar mellan olika lösningar. Ett HRM-system kan exempelvis innehålla stöd för personaldata, HR-processer, tidrapportering, schemaläggning, resor och utlägg samt lönehantering.
Är HRM-system och personalsystem samma sak?
Begreppen används ofta överlappande. Personalsystem är ett brett svenskt begrepp för system som hanterar personaladministration, medan HRM-system ofta används om bredare lösningar som samlar flera delar av personalhanteringen. Det finns dock ingen vedertagen gräns som alla leverantörer följer.
Vad är skillnaden mellan ett HR-system och ett HRM-system?
Ett HR-system brukar främst förknippas med personaldata och HR-processer som onboarding, kompetenshantering och medarbetarsamtal. Ett HRM-system används ofta om en bredare lösning som även kan omfatta exempelvis tid, bemanning, resor och lön. Begreppen används dock på olika sätt av olika leverantörer.
Vem använder ett HRM-system?
Ett HRM-system kan användas av exempelvis HR, chefer, löneadministratörer och medarbetare. Vilka funktioner respektive användare kommer åt kan styras genom roller och behörigheter. Flex HRM är exempelvis utformat för att användas av flera roller i organisationen.