Dags att investera i ett HRM-system? Genom att räkna på ROI (Return On Investment) kan du enkelt visa på kostnadsbesparingarna och bygga ett starkt business case. Så här går du till väga!
Går du i tankarna på att investera i ert första HRM-system – eller kanske byta från ett äldre system till ett nyare och modernare som bättre matchar era behov? Du har redan sett potentialen – snygg design, smarta funktioner, bättre IT-säkerhet och användarvänliga gränssnitt som medarbetarna faktiskt kommer gilla att använda. Tanken på en smidigare arbetsdag, fri från tung och tråkig administration, känns helt enkelt väldigt lockande.
Å andra sidan. Att investera i ett HRM-system är ett stort beslut, och när det kommer till att övertyga ledningen är det de konkreta siffrorna som räknas. Det är här ROI, eller avkastning på investeringen, blir avgörande. Att kunna visa på tydliga, mätbara kostnadsbesparingar kan vara nyckeln till att få dina kollegor med på tåget och att bygga ett starkt business case för ert nya HRM-system.
Dessutom: att räkna på saken är ett smart sätt att göra ett välgrundat val och försäkra er om att systemet faktiskt kommer att infria era förväntningar.
Men hur går man då tillväga för att räkna ut ROI? Och vilka parametrar ska du ta med i din kalkyl? Det ska vi titta närmare på nu.
Vad är ROI och hur räknar jag ut det?
Logiken är egentligen ganska enkel. Vad du behöver veta för att räkna ut ROI är den totala prislappen för ert HRM-system och de totala besparingar och andra fördelar ni förväntar er att uppnå. Dessa två siffror ställer ni sedan mot varandra för att kunna avgöra om systemet kommer att betala tillbaka sig. Genom att multiplicera siffran med hundra får du fram ROI som ett procenttal.
Vanligtvis används denna formel för att räkna ut ROI:
ROI = (sparade kostnader / total kostnad för systemet) x 100
Låt oss säga att ett HRM-system sparar företaget 100 000 kronor per år i administrativa kostnader, samtidigt som den totala kostnaden för systemet uppgår till 500 000 kronor.
I detta exempel blir ROI 20 %:
ROI = (100 000 / 500 000) x 100 = 20
Alltså: för varje krona som investeras i HRM-systemet får företaget tillbaka 20 procent i form av besparingar kopplat till minskat administrativt arbete.
Visste du att...
Enligt analysföretaget McKinsey & Company kan företag som automatiserar sina HR- processer frigöra upp till 30 % av den tid som annars läggs på manuella uppgifter.
Steg ett: förstå kostnaden för ett nytt HRM-system
När du räknar på ROI för ett HRM-system är det lätt att bara fokusera på själva prislappen vid inköpet. Men för att få hela bilden är det viktigt att inte glömma alla kringkostnader – både initiala och löpande. Här är några viktiga områden att ta med i beräkningen:
-
Initiala investeringskostnader: mjukvara, hårdvara och installation
-
Löpande kostnader: underhåll, licensavgifter och support
-
Eventuella avgifter för extra användare, integrationer som inte ingår i ordinarie tjänst eller tilläggsfunktioner inom till exempel säkerhet
-
Användarutbildning
-
Eventuell anpassning av systemet för att möta ditt företags behov
-
Konsulttjänster för implementation och rådgivning
Steg två: räkna på fördelarna
Okej, nu har vi en klarare bild över kostnaderna. Dags att titta närmare på vilka besparingar och andra vinster som vi behöver ställa dem mot för att kunna få fram vårt ROI. Kort sagt: hur kan ett (nytt) HRM-system hjälpa er att spara tid, pengar och resurser?
Detta är inte alltid en enkel uppgift, eftersom alla parametrar inte är lika lätta att mäta i reda pengar – åtminstone inte på kort sikt. Varje verksamhet har ju dessutom sina egna speciella utmaningar, men som en vägledning kommer vi här att lista sju grundläggande områden där HRM-systemet kan göra skillnad. Häng med!
Sju sätt som HRM-system ökar ROI och minskar kostnaderna
1. Minskar manuellt arbete och frigör tid
Är jobbet på HR-och löneavdelningen tungrott och ineffektivt? Läggs många timmar på att manuellt mata in samma uppgifter på flera ställen när schemat ska läggas? Eller sitta och leta efter information om medarbetarna som finns utspridd i olika excel-filer, pärmar och system när det är dags för lönerevision?
Genom att digitalisera och automatisera återkommande uppgifter kan HRM-systemet hjälpa er att frigöra tid och resurser. Besparingarna räknar du ut genom att multiplicera den tid som ni tjänar in med den genomsnittliga timkostnaden för den personal som utför jobbet. På detta sätt får ni en bra startpunkt för att förstå den ekonomiska nyttan av att effektivisera era processer.
Som ett exempel kan vi tänka oss att ett system kan er spara 10 timmar per vecka på uppgifter som löpande lönehantering och schemaläggning. Om den genomsnittliga timkostnaden för de anställda är 400 kronor motsvarar det en besparing på 4 000 kronor per vecka, eller 208 000 kronor per år – bara i minskat manuellt arbete.
2. Reducerar risken för fel
Schemakrockar, fel summa på lönekontot eller för lite semesterdagar. Genom att använda ett HRM-system minskar ni också risken för fel – fel som kan bli resurskrävande och kostsamma att rätta till. När du räknar på besparingarna, glöm alltså inte att titta närmare på hur mycket sådana fel skulle kosta i både tid och pengar om de inträffade, och hur ert nya HRM-system skulle kunna minimera dessa risker.
3. Bättre compliance och IT-säkerhet
Att hålla koll på och följa arbetsrättsliga regler kan vara en utmaning, men med ett HRM-system som automatiserar en stor del av kontrollarbetet blir det betydligt enklare. Ett modernt verktyg säkerställer att ni följer gällande regler kring exempelvis arbetstid, vilotid och övertid. Det gör det också betydligt enklare att administrera anställningsavtal, säkra rätt anställningsvillkor och bevaka viktiga datum för provanställningar och andra tidsbegränsade anställningar enligt LAS (Lagen om anställningsskydd) och därmed undvika besvärliga misstag som går ut över både medarbetare och företag.
Ett HRM-system som är anpassat till GDPR och lever upp till höga IT-säkerhetskrav minskar dessutom risken för cyberbrott och incidenter som kan få allvarliga konsekvenser för företaget. Här handlar det alltså om att undvika juridiska kostnader som böter och skadestånd, men också kostnader för att återställa system och data efter en incident.
För att räkna ut ROI på HRM-systemet:
- Börja med att uppskatta kostnaderna för potentiella fel, som juridiska böter och skadestånd.
- Tänk även på vad det kostar i tid och resurser att rätta till schemaläggningsmissar, överträdelser av arbetstidslagen och liknande.
- Lägg till de besparingar ni kan göra i ren administrationstid genom att automatisera era HRM-processer.
- Jämför dessa besparingar med kostnaden för HRM-systemet.
4. Effektivare tidrapportering och fakturering
Att ha koll på tidstjuvarna och säkerställa att inga fakturerbara timmar går till spillo är avgörande för att optimera verksamheten och öka lönsamheten. Här är hur ett HRM-system kan hjälpa dig:
- Genom att förbättra tid- och projektrapporteringen kan du och ditt team upptäcka och åtgärda ineffektiva och olönsamma processer. Exempelvis kan det handla om att automatisera krångliga rutiner, utbilda medarbetare eller omfördela arbetsuppgifter – så att ni kan öka produktiviteten och försäkra er om att tid och resurser används på smartast möjliga sätt.
- Tänk er att ett team varje vecka missar att rapportera 10 fakturerbara timmar. Det kan snabbt bli 40 000 kr per månad eller runt en halv miljon per år – pengar som riskerar att gå förlorade utan att ni ens märker det. I verksamheter som debiterar sina kunder för nedlagd tid innebär varje timme som inte rapporteras också att ni missar intäkter. Med ett effektivt system för tid- och projektrapportering är det enkelt att säkerställa att inga timmar går till spillo.
Läs mer: Tidrapportering – mer än ett nödvändigt ont.
5. Enkelt att bevaka personalkostnaderna
Övertidstimmar som skjuter i höjden eller arbetspass som står med för lite eller för mycket personal. Att inte ha ordentlig överblick över scheman och resursplanering kan snabbt bli kostsamt. Med ett HRM-system som optimerar tidrapportering och bemanningsplanering blir det betydligt enklare att ha kontroll över arbetstimmarna och att planera personalen på ett effektivt och smart sätt.
Med smidig tillgång till realtidsdata och inbyggda kontroller kan ni exempelvis noggrant bevaka personalbudgeten och justera bemanningen i god tid innan kostnaderna skenar – samtidigt som ni undviker både över- och underbemanning och förbättrar produktivitet och trivsel.
Läs mer: Göra schema manuellt eller digitalt? Åtta fördelar med ett schemaläggningssystem
6. Koll på sjukfrånvaro och personalomsättning
Visste du att varje fall av långtidssjukfrånvaro beräknas kosta arbetsgivaren runt
100 000 kronor i förlorad produktion och sjuklöner? Det finns med andra ord all anledning för dig som arbetsgivare att göra det som går för att förebygga sjukfrånvaro på ett effektivt sätt. Även en hög personalomsättning är förenat med stora bekymmer. Rekrytering, onboarding, förlorad produktivitet och en sämre arbetsmiljö – för att nämna några.
Men att hantera en hög personalomsättning och sjukfrånvaro kan vara en utmaning – särskilt när ni inte har ett verktyg som hjälper er att agera på data och fånga upp varningssignalerna i tid. I ett HRM-system med inbyggda dashboards och rapportverktyg kan chefer och HR med några snabba klick få en tydlig överblick över viktiga nyckeltal som sjukfrånvaro, engagemang och personalomsättning, identifiera mönster och sätta in rätt åtgärder på rätt plats och i rätt tid. Resultatet: minskad administrativ arbetsbörda och sänkta kostnader för sjuklöner, rekrytering och upplärning av ny personal.
Sist men inte minst: tänk också på att digitala, välstrukturerade och enhetliga processer under medarbetarresan har stor potential att påverka personalens engagemang och nöjdhet på lång sikt – till exempel genom en effektivare onboarding av nya medarbetare och en smartare hantering av utbildning och karriärvägar. Genom att räkna på både direkta och mer indirekta besparingar kan du alltså visa på en tydlig ROI på er HRM-investering.
Läs mer: Minska sjukfrånvaron - åtta tips till chef och HR.
7. En smidigare och mer stressfri vardag – för alla
Vissa saker är svårare att sätta en prislapp på, men vi får inte glömma bort att en stor fördel med ett HRM-system är den förbättrade arbetsmiljön den kan bidra till – oavsett om du är HR-/löneansvarig, teamleader, chef eller medarbetare.
För medarbetare kan det innebära smidigare kommunikation och snabbare svar på frågor om exempelvis semester eller lön, vilket minskar frustrationen och ökar arbetsron. Och för administratörer och chefer betyder det mindre stress, mindre tid som går åt till att lösa administrativa problem – och mer utrymme att fokusera på sådant som får medarbetarna och företaget att blomstra och växa.
Redo att ta nästa steg mot en effektivare och lönsammare arbetsdag?
Fantastiskt! Vi finns här för att hjälpa dig och dina kollegor med alla funderingar ni har kring vår lösning Flex HRM (och hur den kan hjälpa ditt företag att effektivisera verksamheten, spara kostnader och öka lönsamheten – utifrån just era behov. Välkommen att kontakta oss idag!
