Fem viktiga frågor att ställa sig inför valet av HRM-system

Att välja HRM-system handlar om så mycket mer än att bocka av funktioner. Minst lika mycket handlar det om hur HR, chefer, medarbetare och lön ska kunna jobba smartare tillsammans – med mindre manuellt krångel och full kontroll genom hela flödet. Här är fem frågor som hjälper er att hitta rätt.

Innan vi går närmare in på de viktigaste nycklarna för ett lyckat val ska vi kort reda ut terminologin. Begreppen HR-system, personalsystem och HRM-system används ibland lite olika, och skillnaden är inte alltid glasklar. Men när du ska jämföra lösningar är det viktigt att veta om du letar efter ett smalare HR-stöd eller en bredare lösning för hela personaladministrationen, så låt oss titta närmare på de olika typerna och vad som egentligen skiljer dem åt.

Ett HR-system fokuserar ofta på klassiska HR-processer som personaldata, dokument, onboarding, medarbetarsamtal och kompetenshantering.

Ett personalsystem är ett bredare begrepp som brukar användas för system som hanterar information om anställda och olika delar av personaladministrationen.

Ett HRM-system är vanligtvis ännu bredare. Det fungerar som ett digitalt nav där flera delar av personaladministrationen kan samlas, till exempel HR-masterdata, tidrapportering, frånvaro, bemanning, schemaläggning, resor, utlägg och löneunderlag.

Kort sagt: medan ett HR-system hjälper HR att strukturera sina processer, hjälper ett HRM-system ofta hela verksamheten att få ett bättre flöde mellan HR, chefer, medarbetare och lön.

Lite förenklat kan skillnaderna illustreras så här:

HR-system: stöd för HR-processer, personaldata, dokument och medarbetarflöden.

Personalsystem: ett bredare begrepp för system som hanterar information om anställda.

HRM-system: en samlad lösning för HR, tid, bemanning, resor, utlägg och ibland lön.

Läs mer om hur ett HRM-system fungerar.

1. Vilka processer behöver systemet stötta?

Börja med vardagen. Vilka processer tar mest tid idag? Var uppstår flest fel, frågor eller manuella moment? Och vilka delar av HR-arbetet behöver bli mer strukturerade?

Ett HRM-system kan stötta många olika processer, till exempel:

• Personalregister och HR-masterdata
• Onboarding och offboarding
• Digitala dokument och e-signering
• Medarbetarsamtal
• Kompetenshantering och utbildningar
• Frånvaro och semester
• Tidrapportering
• Bemanning och schemaläggning
• Resor och utlägg
• Löneunderlag och löneprocesser
• HR-dashboard, rapporter och nyckeltal

Det viktigaste är inte att välja det system som erbjuder flest funktioner utan att välja det system som löser era mest affärskritiska behov – både idag och på längre sikt.

Ett bra första steg är att kartlägga era nuvarande processer. Skriv gärna ner vilka moment som fungerar bra, vilka som skapar onödigt arbete och var information riskerar att falla mellan stolarna. Då blir det betydligt enklare att formulera en tydlig kravbild.

2. Ska ni välja ett fristående HR-system eller en helhetslösning?

Behöver ni framför allt samla personaldata, dokument och HR-processer på ett ställe? Då kan ett fristående HR-system vara fullt tillräckligt. Men om behoven även omfattar tidrapportering, bemanning, reseräkningar, utlägg eller lön kan det vara klokt att titta på en bredare HRM-lösning.

Många organisationer arbetar fortfarande i flera olika system: ett för HR, ett annat för tid, ett tredje för schemaläggning och ytterligare ett för lön. Det kan fungera – men det innebär ofta att samma uppgifter behöver registreras flera gånger.

En helhetslösning kan istället göra det möjligt för informationen att följa med genom hela flödet. En förändring i personalregistret kan exempelvis bli tillgänglig för andra berörda delar av systemet, utan att någon behöver uppdatera samma uppgift på flera ställen.

Fråga er därför:

• Behöver personaldata användas i flera delar av organisationen?
• Finns det manuella överföringar mellan HR och lön idag?
• Ska frånvaro, arbetad tid och schema påverka löneunderlaget?
• Vill ni minska antalet system och integrationer?
• Behöver chefer och medarbetare arbeta i flera olika gränssnitt?
• Är målet att skapa ett mer sammanhängande flöde för HR och lön?

Svarar ni ja på flera av frågorna kan ett HRM-system vara ett bättre alternativ än ett smalare HR-system.

Läs mer: Har du koll på fallgroparna med många olika system för HR och lön? 

3. Hur enkelt ska systemet vara för chefer och medarbetare?

Ett HRM-system används inte bara av HR. Chefer kan behöva godkänna frånvaro, följa upp medarbetarsamtal, hantera onboarding, se nyckeltal eller kontrollera bemanning. Medarbetare kan behöva rapportera tid, se sitt schema, ansöka om semester, registrera utlägg eller uppdatera sina uppgifter.

Därför är användarvänlighet en av de viktigaste frågorna vid val av HRM-system. Om systemet är svårt att använda ökar risken att chefer och administratörer ändå får lägga tid på frågor, påminnelser och manuell handpåläggning.

Titta särskilt på:

• Om systemet har en användarvänlig mobilapp för de vanligaste uppgifterna
• Om chefer kan göra sina uppgifter utan onödiga steg
• Om medarbetare kan använda self-service
• Om gränssnittet är tydligt och lätt att förstå
• Om systemet minskar frågor till HR i vardagen

Be gärna leverantören att visa riktiga arbetsflöden under en demo. Hur ansöker en medarbetare om semester? Hur följer en chef upp ett medarbetarsamtal? Hur rättas en felaktig tidrapport?

Kort sagt: ett bra HRM-system ska göra det lätt att göra rätt.

4. Vilka insikter och HR-nyckeltal behöver ni få ut?

Information i all ära – det viktiga är vad ni kan göra med den. Med standardrapporter, en tydlig HR-dashboard och möjlighet att skapa egna rapporter blir det enklare att följa utvecklingen över tid och upptäcka mönster. Det kan till exempel handla om antal heltidstjänster (FTE), personalomsättning, avgångsorsaker, sjukfrånvaro, engagemang, genomsnittlig anställningstid samt personal- och lönekostnader.

Titta gärna på om systemet gör det enkelt att:

• anpassa rapporter efter olika behov
• filtrera information på exempelvis avdelning, period eller anställningsform
• jämföra utvecklingen mellan olika delar av verksamheten
• presentera informationen på ett tydligt sätt för chefer och ledning

Kort sagt: när rätt information är samlad, aktuell och lätt att ta till sig blir det enklare att fatta välgrundade beslut.

5. Kan HRM-systemet växa med verksamheten?

Verksamheten kan röra på sig. Nya avdelningar kan tillkomma. Regelverk kan förändras. Fler processer kan behöva digitaliseras. Och arbetssätt som fungerar bra idag kanske behöver justeras längre fram. Med andra ord: det räcker inte att fundera på vad organisationen behöver här och nu utan också på längre sikt.

Titta därför på om systemet är:

• molnbaserat
• modulärt
• skalbart
• möjligt att anpassa efter era processer
• möjligt att integrera med andra system
• säkert, behörighetsstyrt och utformat för att möta krav på dataskydd, informationssäkerhet och regelefterlevnad

En modulär lösning kan vara särskilt värdefull. Då kan ni börja med de delar där behovet är störst och bygga vidare senare, i stället för att införa allt på en gång.

Kanske börjar ni med personalregister, dokument och onboarding. Längre fram kan ni komplettera med exempelvis kompetenshantering, tidrapportering, resor, utlägg eller lön.

Kort sagt: välj ett system som både passar era processer och ger utrymme för utveckling.

Checklista: det här bör ni jämföra innan ni väljer HRM-system

Det är lätt att fastna i långa funktionslistor när olika leverantörer ska jämföras. Använd därför gärna checklistan som ett stöd – och utgå från vilka punkter som faktiskt är viktiga för er verksamhet.

HR-processer och funktioner

• Vilka HR-processer täcks?
• Finns stöd för HR-masterdata och personalregister?
• Finns stöd för onboarding och offboarding?
• Kan dokument hanteras och signeras digitalt?
• Finns stöd för medarbetarsamtal?
• Finns stöd för kompetenshantering och utbildningar?
• Finns stöd för frånvaro och semester?
• Finns stöd för tidrapportering och bemanning?
• Kan systemet hantera resor och utlägg?
• Finns en koppling till lön eller stöd för löneunderlag?

Användarvänlighet

• Finns self-service för chefer och medarbetare?
• Fungerar systemet smidigt i mobilen?
• Är gränssnittet tydligt för olika typer av användare?
• Kan behörigheter och vyer anpassas?
• Är vanliga arbetsflöden enkla att förstå?

Data och uppföljning

• Vilka lösningar erbjuder systemet när det kommer till rapporter, nyckeltal och HR-dashboard?
• Kan ni skapa och anpassa egna rapporter?
• Är informationen tillgänglig i realtid?
• Kan chefer följa relevanta nyckeltal själva?
• Hur fungerar det att exportera data när det behövs?

Teknik och säkerhet

• Kan systemet integreras med andra lösningar?
• Finns färdiga integrationer eller ett öppet API?
• Är systemet molnbaserat och skalbart?
• Hur hanteras behörigheter och åtkomst?
• Hur arbetar leverantören med informationssäkerhet?
• Hur stödjer lösningen arbetet med dataskyddsförordningen?
• Hur hanteras uppdateringar, drift och säkerhetskopiering?

Införande och långsiktigt samarbete

• Hur ser implementationsprocessen ut?
• Vilket stöd får ni inför och under systembytet?
• Ingår utbildning för administratörer, chefer och medarbetare?
• Hur fungerar supporten efter införandet?
• Hur arbetar leverantören med vidareutveckling?
• Kan leverantören dela relevanta kundreferenser?
• Vad blir den totala kostnaden över tid?

Redo för ett smartare sätt att hantera allt som rör HR och lön?

Redo att säga hejdå till manuellt krångel, system som inte synkar med varandra och frustrerande dubbeljobb? Flex HRM har allt du behöver för tidrapportering, scheman, utlägg, HR och lön. Allt samlat i en enda plattform så att du kan jobba sömlöst, smidigt och smart.

Nyfiken på hur mycket tid – och krångel – just ditt företag skulle kunna spara? Hör av dig, så visar vi dig! 

Vanliga frågor om att välja HRM-system

Vad är viktigast när man väljer HRM-system?

Det viktigaste är att utgå från era verkliga processer och behov.

Ett bra HRM-system ska minska onödig administration, samla viktig medarbetardata och skapa smidigare flöden mellan HR, chefer, medarbetare och lön. Börja därför med att kartlägga vad som tar tid idag, var fel uppstår och vilka processer som behöver bli mer sammanhängande.

Vad är skillnaden mellan ett HR-system och ett HRM-system?

Ett HR-system fokuserar ofta på traditionella HR-processer, som personaldata, dokument, onboarding, kompetenser och medarbetarsamtal.

Ett HRM-system är vanligtvis bredare och kan även omfatta exempelvis tidrapportering, bemanning, resor, utlägg och löneunderlag. Skillnaden ligger alltså framför allt i hur stor del av personaladministrationen som samlas i samma lösning.

Ska man välja ett fristående HR-system eller en helhetslösning?

Det beror på vilka processer ni vill digitalisera.

Om behovet främst handlar om att strukturera personaldata, dokument och HR-processer kan ett fristående HR-system räcka. Om ni även vill koppla ihop HR med tidrapportering, bemanning, resor, utlägg och lön kan en helhetslösning vara ett bättre alternativ.

En samlad lösning kan minska dubbelregistrering och göra det enklare för information att följa med genom hela flödet.

Hur vet man om HRM-systemet kan integreras med lön?

Be leverantören visa hur informationen rör sig från HR-systemet till löneprocessen.

Kontrollera särskilt:

• hur personaluppgifter överförs
• hur tid, frånvaro och schema påverkar löneunderlaget
• vilka färdiga integrationer som finns
• om det finns ett API
• hur avvikelser hanteras
• hur mycket manuellt arbete som återstår

Nöj er inte med beskedet att en integration är möjlig. Be om en konkret genomgång av hur flödet fungerar i praktiken.

Vad kostar ett HRM-system?

Kostnaden påverkas bland annat av:

• antal användare eller medarbetare
• valda moduler
• implementation
• datamigrering
• integrationer
• anpassningar
• support
• utbildning

Jämför därför inte bara licenspriset. Titta på den totala kostnaden över tid och väg den mot hur mycket administration, dubbelarbete och manuell hantering lösningen kan minska.

Passar HRM-system mindre företag?

Ja, ett HRM-system kan vara relevant även för mindre företag.

Behovet avgörs inte bara av antalet anställda, utan också av hur komplexa processerna är. Ett mindre företag med flera avtal, olika arbetstider eller mycket manuell administration kan ha större behov av ett sammanhängande systemstöd än en större organisation med enklare flöden.

En modulär lösning kan göra det möjligt att börja i mindre skala och lägga till fler funktioner när behoven växer.

Varför är self-service viktigt i ett HRM-system?

Self-service innebär att chefer och medarbetare kan hantera fler uppgifter själva.

Det kan till exempel handla om att:

• ansöka om ledighet
• rapportera tid
• se eller hantera schema
• registrera utlägg
• uppdatera personuppgifter
• ta del av dokument
• genomföra delar av ett medarbetarsamtal

För HR innebär det färre rutinfrågor och mindre manuell registrering. För chefer och medarbetare innebär det snabbare tillgång till rätt information och ett smidigare arbetssätt.