Nu gallrar Flex HRM personuppgifter automatiskt åt dig. Funktionen slås på automatiskt i samband med uppdatering av Flex HRM och går inte att stänga av. Uppgifter om närmast anhörig och bankkontouppgifter tas bort när en anställd har slutat, så du slipper gallra manuellt och minskar risken att uppgifter sparas längre än de ska.
Därför behöver personuppgifter gallras
Enligt GDPR ska du som arbetsgivare radera personuppgifter när de inte längre behövs. Att gallra manuellt tar tid, särskilt om du har många anställda. Utan en fast rutin är det också lätt att momentet glöms bort, och då kan uppgifter ligga kvar i strid med GDPR eller era interna policyer.
Så fungerar den automatiska gallringen
Gallringen aktiveras automatiskt när Flex HRM uppdateras. Du behöver inte göra något för att slå på den, och du kan inte stänga av den. Det du själv styr är hur lång tid efter avslutad anställning uppgifterna raderas.
När en anställd har avslutat sin anställning raderar Flex HRM automatiskt följande uppgifter när tidsgränsen har passerats:
- uppgifter om närmast anhörig
- bankkontouppgifter.
Standardinställningen är 90 dagar efter avslutad anställning.
Vad händer med anställda som redan har slutat
Gallringen gäller även anställda som slutade innan funktionen blev tillgänglig för dig. Har en anställd avslutat sin anställning för mer än 90 dagar sedan raderar Flex HRM uppgifterna om närmast anhörig och bankkontouppgifterna direkt i samband med senaste uppdatering av ert Flex HRM.
Så ändrar du tidsgränsen
Du kan själv anpassa tidsgränsen efter ert företags rutiner. Inställningen hittar du under Allmänt > Gallring > Radering av personuppgifter – Inställningar. Den gäller på systemnivå, alltså för samtliga företag du hanterar i Flex HRM.
Vem berörs
Funktionen blir tillgänglig för alla kunder i version 2026.200.0.817. Har du HRM Employee i din licens är gallringen redan aktiv hos dig.
Mer gallring på väg
Vi vill göra det lätt att göra rätt för dig som chef eller administratör. Därför kommer vi framöver att bygga vidare på funktionen, så att du på sikt kan hantera fler typer av personuppgifter på samma automatiska sätt.
