Nå rydder Flex HRM automatisk opp i personopplysningene dine. Funksjonen aktiveres automatisk i forbindelse med oppdatering av Flex HRM og kan ikke deaktiveres. Opplysninger om nærmeste pårørende og bankkontoopplysninger slettes når en ansatt slutter, slik at du slipper å slette dem manuelt og reduserer risikoen for at opplysningene lagres lenger enn de skal.
Hvorfor personopplysninger må slettes
I henhold til GDPR skal du som arbeidsgiver slette personopplysninger når de ikke lenger er nødvendige. Manuell sletting tar tid, spesielt hvis du har mange ansatte. Uten en fast rutine er det også lett å glemme dette, og da kan opplysningene forbli lagret i strid med GDPR eller dine interne retningslinjer.
Slik fungerer den automatiske slettingen
Slettingen aktiveres automatisk når Flex HRM oppdateres. Du trenger ikke å gjøre noe for å slå den på, og du kan ikke slå den av. Det du selv bestemmer, er hvor lenge etter at ansettelsesforholdet er avsluttet opplysningene skal slettes.
Når en ansatt har avsluttet sitt ansettelsesforhold, sletter Flex HRM automatisk følgende opplysninger når tidsfristen er utløpt:
- opplysninger om nærmeste pårørende
- bankkontoopplysninger.
Standardinnstillingen er 90 dager etter at ansettelsesforholdet er avsluttet.
Hva skjer med ansatte som allerede har sluttet
Slettingen gjelder også ansatte som sluttet før funksjonen ble tilgjengelig for deg. Hvis en ansatt har avsluttet sitt ansettelsesforhold for mer enn 90 dager siden, sletter Flex HRM opplysningene om nærmeste pårørende og bankkontoopplysningene umiddelbart i forbindelse med den siste oppdateringen av Flex HRM.
Slik endrer du tidsgrensen
Du kan selv tilpasse tidsgrensen etter bedriftens rutiner. Innstillingen finner du under Generelt > Datarensing > Sletting av personopplysninger – Innstillinger. Den gjelder på systemnivå, altså for alle bedrifter du administrerer i Flex HRM.
Hvem berøres
Funksjonen blir tilgjengelig for alle kunder i versjon 2026.200.0.817. Hvis du har HRM Employee i lisensen din, er slettingen allerede aktiv hos deg.
Mer rydding på vei
Vi ønsker å gjøre det enkelt for deg som leder eller administrator å gjøre det riktige. Derfor vil vi fremover videreutvikle funksjonen, slik at du på sikt kan håndtere flere typer personopplysninger på samme automatiserte måte.
