Nu sorterer Flex HRM automatisk personoplysninger for dig. Funktionen aktiveres automatisk i forbindelse med en opdatering af Flex HRM og kan ikke deaktiveres. Oplysninger om nærmeste pårørende og bankkontooplysninger slettes, når en medarbejder er fratrådt, så du slipper for at slette dem manuelt og mindsker risikoen for, at oplysningerne opbevares længere end nødvendigt.
Derfor skal personoplysninger slettes
I henhold til GDPR skal du som arbejdsgiver slette personoplysninger, når de ikke længere er nødvendige. Manuel sletning tager tid, især hvis du har mange medarbejdere. Uden en fast rutine er det også let at glemme denne opgave, og så kan oplysningerne forblive gemt i strid med GDPR eller jeres interne politikker.
Sådan fungerer den automatiske sletning
Sletningen aktiveres automatisk, når Flex HRM opdateres. Du behøver ikke gøre noget for at aktivere den, og du kan ikke deaktivere den. Det eneste, du selv bestemmer, er, hvor lang tid efter ansættelsens ophør oplysningerne skal slettes.
Når en medarbejder har afsluttet sit ansættelsesforhold, sletter Flex HRM automatisk følgende oplysninger, når tidsfristen er overskredet:
- oplysninger om nærmeste pårørende
- bankkontooplysninger.
Standardindstillingen er 90 dage efter ansættelsens ophør.
Hvad sker der med medarbejdere, der allerede har afsluttet deres ansættelse?
Sletningen gælder også for medarbejdere, der fratrådte, før funktionen blev tilgængelig for dig. Hvis en medarbejder har afsluttet sit ansættelsesforhold for mere end 90 dage siden, sletter Flex HRM oplysningerne om nærmeste pårørende og bankkontooplysningerne umiddelbart i forbindelse med den seneste opdatering af dit Flex HRM.
Sådan ændrer du tidsgrænsen
Du kan selv tilpasse tidsgrænsen efter din virksomheds rutiner. Indstillingen finder du under Generelt > Udtynding > Sletning af personoplysninger – Indstillinger. Den gælder på systemniveau, altså for alle virksomheder, du administrerer i Flex HRM.
Hvem er berørt
Funktionen bliver tilgængelig for alle kunder i version 2026.200.0.817. Hvis du har HRM Employee i din licens, er sletningen allerede aktiveret hos dig.
Flere sletningsfunktioner på vej
Vi vil gøre det nemt for dig som leder eller administrator at gøre det rigtige. Derfor vil vi fremover udbygge funktionen, så du på sigt kan håndtere flere typer personoplysninger på samme automatiske måde.
