Du gör kanske bara några enstaka utlägg om året, och Flex HRM är inget system du använder varje dag. När du väl har ett kvitto i handen vill du registrera utlägget, skicka det och vara klar – utan att behöva sätta dig in i reseräkningar och inställningar.
Med vår nya app kan du skicka utlägget för granskning direkt när du har registrerat det. Men om din organisation kräver ett ärende på reseräkningen, eller om en kontering som ska hämtas från reseräkningen saknades, fick du inte frågan om att skicka utlägget alls. Utlägget blev då liggande oskickat. Nu får du frågan även i de fallen, och appen hjälper dig att fylla i det som saknas så att du kan bli klar i samma flöde.
Appen frågar efter det som saknas
Reseräkningen skapas och hanteras automatiskt i bakgrunden när du registrerar ett utlägg i appen. Det gör registreringen snabb, men det betyder också att du inte ser reseräkningens huvuduppgifter. Två uppgifter kan krävas just där:
- Ärende, om din organisation har ställt in att ärende måste anges på reseräkningen.
- Kontering, om ett konteringsfält måste anges men bara visas i reseräkningens huvuduppgifter och inte på själva utlägget.
Saknar någon av dessa uppgifter ett värde när du svarar ja på frågan "Vill du skicka ditt utlägg för granskning?", frågar appen efter värdet innan utlägget skickas. Du fyller i det som saknas och är sedan klar. Du behöver inte veta var uppgiften finns eller leta upp reseräkningen.
Din kommentar blir ett förslag på ärende
Har du redan skrivit en kommentar eller ett syfte på utlägget, beroende på typ av utlägg, föreslår appen den texten som ärende. Du kan bekräfta förslaget direkt eller ändra texten innan du går vidare. Har du inte angett någon kommentar eller något syfte är fältet för ärende tomt, och du skriver in ärendet själv.
På så sätt behöver du sällan skriva samma sak två gånger.
Inga onödiga frågor
Appen frågar bara när det verkligen behövs. Visas konteringsfältet redan på utlägget, under "Kopplas till", anger du konteringen där som vanligt, och ingen extra fråga visas. Har ärende och kontering redan ett värde går utlägget iväg direkt när du svarar ja.
Utlägget skickas när allt är på plats
Ett utlägg skickas inte för granskning förrän alla obligatoriska uppgifter har ett värde. Väljer du att inte fylla i ärendet eller konteringen när appen frågar, skickas utlägget inte. Det ligger då kvar som oskickat, på samma sätt som när ett utlägg har andra valideringsfel, och du kan skicka det senare.
För dig som administratör
Det finns inga nya inställningar att göra. Appen följer de inställningar som ni redan har i Flex HRM:
- Om ärende måste anges styrs av inställningen för att kräva ärende under Inställningar > Resa > Reseräkningar > Allmänt.
- Om och var en konteringsdimension visas, och om den måste anges, styrs under Inställningar > Allmänt > Konteringsdimensioner, fliken "Resa".
Klar med utlägget – direkt
Den här förbättringen är gjord för dig som registrerar utlägg någon enstaka gång och inte vill lägga tid på att lära dig hur reseräkningar fungerar. Appen guidar dig genom det som krävs, i rätt ögonblick och ofta med ett färdigt förslag. Du blir klar med utlägget på en gång, i stället för att det blir liggande oskickat. För ekonomiavdelningen innebär det fler kompletta reseräkningar och mindre att följa upp i efterhand.
Funktionen släpps i vår nya app inom de närmaste dagarna.
