Kanskje registrerer du bare noen få utlegg i året, og Flex HRM er ikke et system du bruker hver dag. Når du først har en kvittering i hånden, vil du registrere utlegget, sende det inn og være ferdig, uten å måtte sette deg inn i reiseregninger og innstillinger.
I den nye appen vår kan du sende utlegget til attestering med en gang du har registrert det. Men hvis organisasjonen din krever formål på reiseregningen, eller hvis en kontering som skal hentes fra reiseregningen manglet, fikk du ikke spørsmålet om å sende utlegget i det hele tatt. Da ble utlegget liggende usendt. Nå får du spørsmålet også i disse tilfellene, og appen hjelper deg å fylle inn det som mangler, slik at du blir ferdig i samme flyt.
Appen spør etter det som mangler
Reiseregningen opprettes og håndteres automatisk i bakgrunnen når du registrerer et utlegg i appen. Det gjør registreringen rask, men det betyr også at du ikke ser reiseregningens hovedopplysninger. To opplysninger kan være påkrevd nettopp der:
- Formål, hvis organisasjonen din har satt opp at formål må angis på reiseregningen.
- Kontering, hvis et konteringsfelt må angis, men bare vises i reiseregningens hovedopplysninger og ikke på selve utlegget.
Hvis en av disse opplysningene mangler verdi når du svarer ja på spørsmålet «Vil du sende utlegget ditt til attestering?», spør appen etter verdien før utlegget sendes. Du fyller inn det som mangler, og så er du ferdig. Du trenger ikke vite hvor opplysningen ligger eller lete opp reiseregningen.
Kommentaren din blir et forslag til formål
Hvis du allerede har skrevet en kommentar eller en hensikt på utlegget (avhengig av type utlegg), foreslår appen den teksten som formål. Du kan bekrefte forslaget direkte eller endre teksten før du går videre. Har du ikke angitt noen kommentar eller hensikt, er feltet for formål tomt, og du skriver inn formålet selv.
Slik slipper du som regel å skrive det samme to ganger.
Ingen unødvendige spørsmål
Appen spør bare når det faktisk trengs. Vises konteringsfeltet allerede på utlegget, under «Koblet til», angir du konteringen der som vanlig, og ingen ekstra spørsmål vises. Har formål og kontering allerede en verdi, sendes utlegget med en gang du svarer ja.
Utlegget sendes når alt er på plass
Et utlegg sendes ikke til attestering før alle obligatoriske opplysninger har en verdi. Velger du å ikke fylle inn formål eller kontering når appen spør, sendes ikke utlegget. Det blir da liggende usendt, på samme måte som når et utlegg har andre valideringsfeil, og du kan sende det senere.
For deg som er administrator
Det er ingen nye innstillinger å gjøre. Appen følger innstillingene dere allerede har i Flex HRM:
- Om formål må angis, styres av innstillingen «Krever formål/arrangement» under Innstillinger > Reise > Reiseregninger > Generelt.
- Om og hvor en konteringsdimensjon vises, og om den må angis, styres under Innstillinger > Generelt > Konteringsdimensjoner, fanen «Reise».
Ferdig med utlegget – med en gang
Denne forbedringen er laget for deg som registrerer utlegg en sjelden gang og ikke vil bruke tid på å lære hvordan reiseregninger fungerer. Appen guider deg gjennom det som kreves, i riktig øyeblikk og ofte med et ferdig forslag. Du blir ferdig med utlegget med en gang, i stedet for at det blir liggende usendt. For økonomiavdelingen betyr det flere komplette reiseregninger og mindre oppfølging i etterkant.
Funksjonen lanseres i den nye appen vår i løpet av de nærmeste dagene.
