Måske laver du kun nogle få udlæg om året, og Flex HRM er ikke et system, du bruger hver dag. Når du står med en kvittering i hånden, vil du registrere udlægget, sende det og være færdig, uden at skulle sætte dig ind i rejseafregninger og indstillinger.
Med vores nye app kan du sende udlægget til kontrol, så snart du har registreret det. Men hvis din organisation kræver et formål på rejseafregningen, eller hvis en kontering, der skal hentes fra rejseafregningen, manglede, fik du slet ikke spørgsmålet om at sende udlægget. Udlægget blev så liggende uafsendt. Nu får du spørgsmålet også i de tilfælde, og appen hjælper dig med at udfylde det, der mangler, så du kan blive færdig i samme flow.
Appen spørger efter det, der mangler
Rejseafregningen oprettes og håndteres automatisk i baggrunden, når du registrerer et udlæg i appen. Det gør registreringen hurtig, men det betyder også, at du ikke ser rejseafregningens hovedoplysninger. To oplysninger kan være påkrævet netop dér:
- Formål, hvis din organisation har indstillet, at formål skal angives på rejseafregningen.
- Kontering, hvis et konteringsfelt skal angives, men kun vises i rejseafregningens hovedoplysninger og ikke på selve udlægget.
Mangler en af disse oplysninger en værdi, når du svarer ja til spørgsmålet "Vil du sende dit udlæg til kontrol?", spørger appen efter værdien, før udlægget sendes. Du udfylder det, der mangler, og så er du færdig. Du behøver ikke vide, hvor oplysningen findes, eller finde rejseafregningen frem.
Din kommentar bliver et forslag til formål
Har du allerede skrevet en kommentar eller et formål på udlægget (afhængigt af udlægstypen), foreslår appen den tekst som formål for rejseafregningen. Du kan bekræfte forslaget direkte eller ændre teksten, før du går videre. Har du ikke angivet en kommentar eller et formål, er feltet for formål tomt, og du skriver selv formålet.
På den måde skal du sjældent skrive det samme to gange.
Ingen unødvendige spørgsmål
Appen spørger kun, når det virkelig er nødvendigt. Vises konteringsfeltet allerede på udlægget, under "Knyttet til", angiver du konteringen dér som sædvanligt, og der vises ikke noget ekstra spørgsmål. Har formål og kontering allerede en værdi, bliver udlægget sendt med det samme, når du svarer ja.
Udlægget sendes, når alt er på plads
Et udlæg sendes ikke til kontrol, før alle obligatoriske oplysninger har en værdi. Vælger du ikke at udfylde formålet eller konteringen, når appen spørger, bliver udlægget ikke sendt. Det bliver så liggende som uafsendt, på samme måde som når et udlæg har andre valideringsfejl, og du kan sende det senere.
Til dig, der er administrator
Der er ingen nye indstillinger, der skal laves. Appen følger de indstillinger, I allerede har i Flex HRM:
- Om formål skal angives, styres af indstillingen "Kræv formål" under Indstillinger > Rejse > Rejseafregninger > Generelt.
- Om og hvor en konteringsdimension vises, og om den skal angives, styres under Indstillinger > Generelt > Konteringsdimensioner, fanen "Rejse".
Færdig med udlægget – med det samme
Denne forbedring er lavet til dig, der registrerer udlæg en sjælden gang og ikke vil bruge tid på at lære, hvordan rejseafregninger fungerer. Appen guider dig gennem det, der kræves, på det rigtige tidspunkt og ofte med et færdigt forslag. Du bliver færdig med udlægget med det samme, i stedet for at det bliver liggende uafsendt. For økonomiafdelingen betyder det flere komplette rejseafregninger og mindre opfølgning bagefter.
Funktionen bliver frigivet i vores nye app inden for de nærmeste dage.
