Det är sent på hösten, och en medarbetare har fortfarande nästan alla sina semesterdagar kvar. En annan har samlat på sig så mycket komptid att den blir svår att ta ut innan årsskiftet. Ofta upptäcks sådana saldon först när det redan är bråttom, och då återstår få bra lösningar för både medarbetaren och chefen.
Med den nya påminnelsetypen Saldobevakning får du hjälp att upptäcka avvikande saldon i tid. Du bestämmer själv vilka gränser som gäller, och Flex HRM håller koll åt dig.
Bevaka valfritt saldo med egna gränsvärden
Du hittar Saldobevakning bland de andra påminnelsetyperna i Påminnelser. När du skapar en saldobevakning väljer du:
- vilket saldo som ska bevakas, till exempel semester, komptid, flex eller någon annan saldotyp i ert system
- om påminnelsen ska gå ut när saldot hamnar över eller under gränsvärdet
- gränsvärdet, som du anger som ett fast värde, till exempel över 40 eller under -15.
Du kan på så sätt fånga upp både saldon som växer sig för stora och saldon som riskerar att gå med underskott.
Flera nivåer för samma saldo
Du kan skapa flera saldobevakningar för samma saldotyp. Det gör att du kan arbeta med olika nivåer. Du kan till exempel låta en första påminnelse gå ut när komptiden passerar 40 timmar, som en tidig signal, och en andra när den passerar 60 timmar, när det är dags att agera.
Välj vem som får påminnelsen – och hur
Du bestämmer vem som ska få veta när ett saldo hamnar utanför gränsen: den anställda, chefen, administratören eller flera av dem. Du väljer också om påminnelsen ska skickas som e-post eller som notis i mobilappen.
I påminnelsen ser mottagaren vilket saldo det gäller och vilket värde saldot har. Dessutom visas den text du själv skriver när du konfigurerar påminnelsen. Där kan du till exempel förklara vad mottagaren bör göra, som att planera in ledighet eller kontakta sin chef.
Du väljer hur ofta saldot kontrolleras
När du schemalägger påminnelsen väljer du hur ofta saldot ska kontrolleras: varje dag, varje vecka, varje månad eller varje år. Kontrollen görs under natten och utgår från saldot vid slutet av föregående dag. Påminnelserna skickas sedan ut mellan klockan 09:00 och 10:00, så att de når mottagarna under dagtid.
Inga upprepade påminnelser i onödan
För saldobevakningar som körs varje dag skickas ingen ny påminnelse om saldot är exakt detsamma som vid förra kontrollen. Mottagarna får alltså inte samma besked dag efter dag, utan en ny påminnelse först när saldot har förändrats och fortfarande ligger utanför gränsen.
Ändringar gäller framåt
Redigerar eller inaktiverar du en saldobevakning påverkar det bara kommande kontroller. Påminnelser som redan har skickats påverkas inte.
Från att reagera till att planera
Med Saldobevakning behöver du inte längre ta fram rapporter och leta efter avvikelser på egen hand. Medarbetare och chefer får själva insyn i sina saldon i god tid, och kan planera ledighet och arbetstid innan det blir bråttom. Det ger bättre förutsättningar för alla, och mindre risk för överraskningar vid årsskiftet eller i lönehanteringen.
Saldobevakning finns i Påminnelser redan i dag. Fundera på vilka saldon som brukar ställa till det hos er – och sätt upp din första saldobevakning!
