Det er sent på høsten, og en ansatt har fortsatt nesten alle feriedagene sine igjen. En annen har samlet opp så mye avspasering at det blir vanskelig å ta den ut før årsskiftet. Ofte oppdages slike saldoer først når det allerede haster, og da er det få gode løsninger igjen for både den ansatte og lederen.
Med den nye påminnelsestypen Saldoovervåking får du hjelp til å oppdage avvikende saldoer i tide. Du bestemmer selv hvilke grenser som gjelder, og Flex HRM holder oversikten for deg.
Overvåk valgfri saldo med egne grenseverdier
Du finner Saldoovervåking blant de andre påminnelsestypene i Påminnelser. Når du oppretter en saldoovervåking, velger du:
- hvilken saldo som skal overvåkes, for eksempel ferie, avspasering, fleksitid eller en annen saldotype i systemet deres
- om påminnelsen skal sendes når saldoen havner over eller under grenseverdien
- grenseverdien, som du oppgir som en fast verdi, for eksempel over 40 eller under -15.
På den måten kan du fange opp både saldoer som blir for store, og saldoer som står i fare for å gå i minus.
Flere nivåer for samme saldo
Du kan opprette flere saldoovervåkinger for samme saldotype. Det gjør at du kan jobbe med ulike nivåer. Du kan for eksempel la en første påminnelse gå ut når avspaseringen passerer 40 timer, som et tidlig signal, og en andre når den passerer 60 timer, når det er på tide å handle.
Velg hvem som får påminnelsen – og hvordan
Du bestemmer hvem som skal få beskjed når en saldo havner utenfor grensen: den ansatte, lederen, administratoren eller flere av dem. Du velger også om påminnelsen skal sendes som e-post eller som varsel i mobilappen.
I påminnelsen ser mottakeren hvilken saldo det gjelder, og hvilken verdi saldoen har. I tillegg vises teksten du selv skriver når du konfigurerer påminnelsen. Der kan du for eksempel forklare hva mottakeren bør gjøre, som å planlegge fri eller kontakte lederen sin.
Du velger hvor ofte saldoen kontrolleres
Når du setter opp tidsplanen for påminnelsen, velger du hvor ofte saldoen skal kontrolleres: hver dag, hver uke, hver måned eller hvert år. Kontrollen gjøres om natten og tar utgangspunkt i saldoen ved slutten av foregående dag. Påminnelsene sendes deretter ut mellom klokken 09:00 og 10:00, slik at de når mottakerne på dagtid.
Ingen unødvendige gjentatte påminnelser
For saldoovervåkinger som kjøres hver dag, sendes det ingen ny påminnelse hvis saldoen er nøyaktig den samme som ved forrige kontroll. Mottakerne får altså ikke samme beskjed dag etter dag, men først en ny påminnelse når saldoen har endret seg og fortsatt ligger utenfor grensen.
Endringer gjelder fremover
Redigerer eller deaktiverer du en saldoovervåking, påvirker det bare kommende kontroller. Påminnelser som allerede er sendt, påvirkes ikke.
Fra å reagere til å planlegge
Med Saldoovervåking trenger du ikke lenger å hente ut rapporter og lete etter avvik på egen hånd. Ansatte og ledere får selv innsikt i saldoene sine i god tid, og kan planlegge fri og arbeidstid før det begynner å haste. Det gir bedre forutsetninger for alle, og mindre risiko for overraskelser ved årsskiftet eller i lønnsbehandlingen.
Saldoovervåking finnes i Påminnelser allerede i dag. Tenk gjennom hvilke saldoer som pleier å skape problemer hos dere – og sett opp din første saldoovervåking!
