Det er sent på efteråret, og en medarbejder har stadig næsten alle sine feriedage tilbage. En anden har samlet så meget afspadsering sammen, at det bliver svært at nå at afholde den inden årsskiftet. Ofte opdages den slags saldoer først, når det allerede haster, og så er der kun få gode løsninger tilbage for både medarbejderen og lederen.
Med den nye påmindelsestype Saldoovervågning får du hjælp til at opdage afvigende saldoer i tide. Du bestemmer selv, hvilke grænser der gælder, og Flex HRM holder øje for dig.
Overvåg en valgfri saldo med dine egne grænseværdier
Du finder Saldoovervågning blandt de andre påmindelsestyper i Påmindelser. Når du opretter en saldoovervågning, vælger du:
- hvilken saldo der skal overvåges, for eksempel ferie, afspadsering, flextid eller en anden saldotype i jeres system
- om påmindelsen skal sendes, når saldoen kommer over eller under grænseværdien
- grænseværdien, som du angiver som en fast værdi, for eksempel over 40 eller under -15.
På den måde kan du fange både saldoer, der vokser sig for store, og saldoer, der risikerer at gå i minus.
Flere niveauer for samme saldo
Du kan oprette flere saldoovervågninger for samme saldotype. Det gør det muligt at arbejde med forskellige niveauer. Du kan for eksempel lade en første påmindelse gå ud, når afspadseringen passerer 40 timer, som et tidligt signal, og en anden, når den passerer 60 timer, og det er tid til at handle.
Vælg, hvem der får påmindelsen – og hvordan
Du bestemmer, hvem der skal have besked, når en saldo kommer uden for grænsen: medarbejderen, lederen, administratoren eller flere af dem. Du vælger også, om påmindelsen skal sendes som e-mail eller som notifikation i mobilappen.
I påmindelsen kan modtageren se, hvilken saldo det drejer sig om, og hvilken værdi saldoen har. Desuden vises den tekst, du selv skriver, når du konfigurerer påmindelsen. Her kan du for eksempel forklare, hvad modtageren bør gøre, som at planlægge fri eller kontakte sin leder.
Du vælger, hvor ofte saldoen kontrolleres
Når du skemalægger påmindelsen, vælger du, hvor ofte saldoen skal kontrolleres: hver dag, hver uge, hver måned eller hvert år. Kontrollen foretages om natten og tager udgangspunkt i saldoen ved slutningen af den foregående dag. Påmindelserne sendes derefter ud mellem kl. 09.00 og 10.00, så de når modtagerne i dagtimerne.
Ingen unødvendige gentagne påmindelser
For saldoovervågninger, der kører hver dag, sendes der ingen ny påmindelse, hvis saldoen er nøjagtig den samme som ved sidste kontrol. Modtagerne får altså ikke den samme besked dag efter dag, men først en ny påmindelse, når saldoen har ændret sig og stadig ligger uden for grænsen.
Ændringer gælder fremadrettet
Hvis du redigerer eller deaktiverer en saldoovervågning, påvirker det kun kommende kontroller. Påmindelser, der allerede er sendt, påvirkes ikke.
Fra at reagere til at planlægge
Med Saldoovervågning behøver du ikke længere at trække rapporter og lede efter afvigelser på egen hånd. Medarbejdere og ledere får selv indsigt i deres saldoer i god tid og kan planlægge fri og arbejdstid, før det begynder at haste. Det giver bedre forudsætninger for alle og mindre risiko for overraskelser ved årsskiftet eller i lønbehandlingen.
Saldoovervågning findes i Påmindelser allerede i dag. Overvej, hvilke saldoer der plejer at give udfordringer hos jer – og sæt din første saldoovervågning op!
