Vad är utrikes traktamente?
Utrikes traktamente är en kostnadsersättning som arbetsgivaren kan betala vid tjänsteresor utomlands för ökade levnadskostnader, exempelvis måltider och småutgifter. För varje land fastställer Skatteverket ett normalbelopp som används vid beräkningen av skattefritt traktamente. Beloppen kan ändras från år till år och skiljer sig mellan olika länder.
Läs även: Vad är traktamente?
Vad är skillnaden mellan utrikes och inrikes traktamente?
Vid tjänsteresor utomlands används normalbelopp som varierar mellan olika länder. Vid tjänsteresor inom Sverige används i stället ett gemensamt maximibelopp för att beräkna skattefritt traktamente.
Läs mer om vilka regler som gäller och hur inrikes traktamente beräknas.
När kan man få traktamente vid tjänsteresa utomlands?
För att traktamente ska kunna betalas ut skattefritt behöver tjänsteresan vara förenad med övernattning och ske utanför den anställdas vanliga verksamhetsort.
Traktamentet är tänkt att kompensera för de ökade levnadskostnader som kan uppstå när en medarbetare reser i tjänsten. Vid en utrikes tjänsteresa används särskilda normalbelopp för respektive land vid beräkningen.
Arbetsgivaren kan betala ut ett högre traktamente än det skattefria beloppet, men den överskjutande delen ska normalt behandlas som lön.
Så fungerar utrikes traktamente
När en medarbetare reser utomlands i tjänsten behöver arbetsgivaren bland annat veta vilka länder resan går till, när resan börjar och slutar och vilka måltider som eventuellt ingår. Dessa uppgifter ligger sedan till grund för beräkningen av traktamentet.
Exempel: Du reser från Sverige till Tyskland för ett kundmöte och övernattar på resmålet. När du registrerar tjänsteresan anger du bland annat resans tider, destination och eventuella fria måltider. Traktamentet kan därefter beräknas utifrån det normalbelopp som gäller för Tyskland och övriga förutsättningar för resan.
Vad är normalbelopp vid utrikes traktamente?
Vid tjänsteresor utomlands används ett normalbelopp för att beräkna hur stort traktamente som kan betalas ut skattefritt. Skatteverket fastställer normalbelopp för olika länder och områden.
Normalbeloppet avser ökade kostnader för måltider och småutgifter under en hel dag. Logikostnaden ingår inte i normalbeloppet.
Beloppet varierar mellan olika länder eftersom kostnadsläget skiljer sig åt. Skatteverket publicerar aktuella normalbelopp för varje beskattningsår.
Se aktuella belopp här: Skatteverkets normalbelopp för utlandstraktamente
Hur beräknas traktamente för hel och halv dag?
Vid utrikes tjänsteresor påverkar resans start- och sluttid hur stort traktamente som kan betalas ut skattefritt.
För avrese- och hemkomstdagen gäller som huvudregel:
- börjar resan före klockan 12 räknas avresedagen som hel dag
- börjar resan klockan 12 eller senare räknas den som halv dag
- avslutas hemresan efter klockan 19 räknas hemkomstdagen som hel dag
- avslutas hemresan klockan 19 eller tidigare räknas den som halv dag
För en halv dag används halva normalbeloppet för det aktuella landet.
Vad händer om tjänsteresan går till flera länder?
En utrikes tjänsteresa kan innebära att medarbetaren befinner sig i flera länder under samma dag. Då behöver det avgöras vilket lands normalbelopp som ska användas.
Det gör resans tider och resväg till viktiga uppgifter i reseräkningen. Vid resor med flera destinationer kan ett digitalt reseräkningssystem förenkla hanteringen av länder, tider och de normalbelopp som ska användas.
Läs även: Vad är en reseräkning?
Hur påverkar fria måltider traktamentet?
Om arbetsgivaren eller någon annan bekostar måltider under tjänsteresan ska det skattefria traktamentet normalt minskas.
Hur stor minskningen blir beror på vilka måltider som ingår. Det kan exempelvis handla om frukost, lunch eller middag.
Det kan också bli aktuellt med kostförmån när arbetsgivaren bekostar måltider. Traktamentsreducering och kostförmån är två olika saker och behöver därför hanteras var för sig.
Vad är skillnaden mellan inrikes och utrikes traktamente?
Vid en tjänsteresa inom Sverige används reglerna för inrikes traktamente och ett gemensamt maximibelopp för beräkningen av skattefritt traktamente. Vid tjänsteresor utomlands används i stället normalbelopp som varierar mellan olika länder.
I övrigt bygger reglerna på samma grundprincip: traktamentet ska kompensera för ökade levnadskostnader som uppstår vid en tjänsteresa.
Hur hanteras utrikes traktamente i reseräkningen?
För att rätt traktamente ska kunna beräknas behöver reseräkningen innehålla tillräckliga uppgifter om tjänsteresan.
Det kan bland annat vara:
- resans syfte
- datum och tider för avresa och hemkomst
- resmål och länder
- övernattningar
- fria måltider
- eventuella utlägg under resan
Vid mer komplicerade utlandsresor kan flera olika normalbelopp och reduceringar behöva hanteras inom samma resa.
Läs även: Vad är ett reseräkningssystem?
Vad behöver arbetsgivare och lön ha koll på?
Vid utrikes traktamente behöver arbetsgivaren säkerställa att rätt uppgifter ligger till grund för beräkningen och att den skattefria och eventuellt skattepliktiga delen hanteras korrekt.
Det är bland annat viktigt att kontrollera:
- vilka länder medarbetaren har besökt
- resans start- och sluttider
- vilket normalbelopp som gäller
- om resan omfattar hel eller halv dag
- om fria måltider ska minska traktamentet
- kostnader för logi
- om någon del av ersättningen ska hanteras som lön
- att rätt uppgifter förs vidare till lön och redovisning
Eftersom normalbeloppen kan förändras från år till år är det viktigt att beräkningen utgår från aktuella uppgifter från Skatteverket.
Förenkla hanteringen av traktamenten
Med Flex HRM Travel & Expense kan ni hantera tjänsteresor, traktamenten och utlägg i ett gemensamt digitalt flöde. Det gör det enklare att registrera resans uppgifter, beräkna ersättningar och föra informationen vidare till attest, lön och ekonomi.
Läs mer om Flex HRM Travel & Expense
Vanliga frågor om utrikes traktamente
Hur mycket får man i traktamente utomlands?
Det beror bland annat på vilket land tjänsteresan går till. Skatteverket fastställer normalbelopp för olika länder och områden. Eftersom beloppen kan förändras bör du alltid kontrollera det aktuella normalbeloppet hos Skatteverket.
Är utrikes traktamente skattefritt?
Utrikes traktamente kan betalas ut skattefritt upp till det belopp som motsvarar avdragsrätten, om förutsättningarna för skattefritt traktamente är uppfyllda. Betalar arbetsgivaren ut mer än det skattefria beloppet ska den överskjutande delen normalt behandlas som lön.
Var hittar jag aktuella normalbelopp för utlandstraktamente?
Skatteverket publicerar aktuella normalbelopp för olika länder och områden för varje beskattningsår.
Se aktuella normalbelopp hos Skatteverket
Ingår hotell i normalbeloppet för utlandstraktamente?
Nej. Normalbeloppet avser ökade kostnader för måltider och småutgifter. Logi ingår inte i normalbeloppet och hanteras enligt särskilda regler.
Minskas utlandstraktamentet om måltider ingår?
Ja. Om medarbetaren får fria måltider under tjänsteresan ska det skattefria traktamentet normalt reduceras. Hur stor minskningen blir beror på vilka måltider som har bekostats.