Vad är ett reseräkningssystem?
Ett reseräkningssystem är ett digitalt system för att registrera och hantera tjänsteresor, utlägg och reseräkningar. Medarbetaren kan exempelvis registrera resor, fotografera kvitton och redovisa utlägg, traktamente och bilersättning. Uppgifterna kan sedan attesteras och föras vidare till lön och ekonomi, vilket minskar behovet av manuell administration.
Vad används ett reseräkningssystem till?
Ett reseräkningssystem samlar de olika momenten kring tjänsteresor och utlägg i ett digitalt flöde. Beroende på system kan det bland annat användas för att:
- skapa och skicka in reseräkningar
- registrera utlägg
- fotografera och bifoga kvitton
- beräkna traktamente
- registrera körda kilometer och bilersättning
- hantera inrikes och utrikes tjänsteresor
- kontera kostnader
- attestera reseräkningar och utlägg
- föra information vidare till lön och ekonomi
- följa upp kostnader för resor och utlägg
På så sätt behöver informationen inte hanteras i separata blanketter, kalkylblad och mejl.
Så fungerar ett reseräkningssystem
Processen börjar vanligtvis med att medarbetaren registrerar sin resa eller sitt utlägg. Uppgifter om exempelvis datum, destination, tider och kostnader läggs in och relevanta kvitton bifogas.
Systemet kan sedan hjälpa till att beräkna ersättningar utifrån de registrerade uppgifterna. När reseräkningen är klar skickas den vidare till rätt person för kontroll och attest. Därefter kan informationen föras över till löne- och ekonomisystem.
Exempel: Du har varit på tjänsteresa och registrerar resans tider i mobilen. Du fotograferar hotell- och taxikvittona och anger vilka måltider som ingick. Reseräkningssystemet använder uppgifterna för att beräkna traktamentet. När du är klar skickas reseräkningen till din chef för attest och därefter vidare till lön och ekonomi.
Läs även: Vad är en reseräkning?
Reseräkningssystem, utläggssystem och expense management
Reseräkningssystem, utläggssystem och expense management-system har många funktioner gemensamt, och begreppen används ibland överlappande.
Ett reseräkningssystem har traditionellt fokus på tjänsteresor och kan hantera exempelvis reseräkningar, traktamente, bilersättning och utlägg.
Ett utläggssystem fokuserar framför allt på kostnader som medarbetare har haft för företagets räkning, exempelvis hotell, taxi eller inköp.
Expense management är ett bredare begrepp för digital hantering av företagets medarbetarrelaterade utgifter. Beroende på lösning kan det omfatta reseräkningar, utlägg, kvitton, företagskort, attest och ekonomisk uppföljning.
I praktiken är gränserna inte alltid tydliga. Många moderna lösningar kombinerar flera av funktionerna i samma system.
Vilka är fördelarna med ett digitalt reseräkningssystem?
Manuell hantering av reseräkningar innebär ofta att uppgifter behöver registreras, kontrolleras och föras över mellan flera personer och system. Ett digitalt flöde kan automatisera delar av arbetet.
Det kan bland annat innebära:
- mindre manuell registrering
- enklare hantering av kvitton
- snabbare attestflöden
- färre dubbelregistreringar
- automatiska beräkningar av ersättningar
- bättre underlag till lön och bokföring
- enklare uppföljning av resekostnader
- bättre överblick för medarbetare, chefer och administratörer
Hur stora effektivitetsvinsterna blir beror bland annat på hur systemet är uppbyggt och hur väl det är integrerat med organisationens övriga system.
Reseräkningssystem och lön
Uppgifter från en reseräkning kan påverka den anställdas lön. Det gäller exempelvis traktamente, bilersättning och vissa andra ersättningar.
Med en integration mellan reseräkningssystemet och lönesystemet kan godkända uppgifter föras vidare utan att lönefunktionen behöver registrera samma information på nytt.
Det minskar dubbelarbetet och risken för manuella överföringsfel.
Läs även: Vad är ett löneprogram?
Reseräkningssystem och ekonomi
Reseräkningar innehåller också information som behövs för företagets bokföring och kostnadsuppföljning.
Medarbetaren eller systemet kan exempelvis ange kostnadsställe, projekt eller annan kontering. Efter attest kan uppgifterna föras vidare till ekonomisystemet.
Integrationer blir därför viktiga om reseräkningssystemet inte redan ingår i samma plattform som lön och andra personalprocesser.
Kan ett reseräkningssystem beräkna traktamente automatiskt?
Ja, moderna reseräkningssystem kan använda uppgifter om exempelvis destination, avrese- och hemkomsttid, övernattningar och fria måltider för att beräkna traktamente.
Det minskar behovet av att medarbetaren själv räknar ut ersättningen. Systemet behöver samtidigt hållas uppdaterat med aktuella regler och schablonbelopp.
Läs även: Vad är traktamente?
Vad ska man tänka på när man väljer reseräkningssystem?
Ett reseräkningssystem behöver fungera för både medarbetaren som registrerar uppgifterna och de personer som ska attestera, administrera och använda informationen efteråt.
Några frågor att ställa är:
- Kan reseräkningar och utlägg hanteras i mobilen?
- Kan kvitton fotograferas och kopplas till rätt utlägg?
- Hanterar systemet både svenska och utländska tjänsteresor?
- Kan traktamente och bilersättning beräknas automatiskt?
- Finns flexibla attestflöden?
- Kan systemet integreras med lön och ekonomi?
- Hur hanteras kontering och kostnadsställen?
- Hur enkelt är det för medarbetaren att använda systemet?
För en mer utförlig genomgång kan du läsa vår guide om vad ett reseräkningssystem är och vad du bör tänka på när du väljer system.
Förenkla hela flödet från kvitto till ersättning
Med Flex HRM Travel & Expense kan medarbetarna hantera reseräkningar och utlägg via webben eller mobilen. Kvitton kan fotograferas direkt, ersättningar beräknas och färdiga reseräkningar skickas vidare för attest. Uppgifterna kan därefter användas vidare i lön, bokföring och andra processer.
Läs mer om Flex HRM Travel & Expense
Vanliga frågor om reseräkningssystem
Är det obligatoriskt för företag att ha ett reseräkningssystem?
Nej, det finns inget generellt krav på att använda ett särskilt reseräkningssystem. Företaget behöver däremot kunna hantera och dokumentera tjänsteresor, kostnader och ersättningar på rätt sätt. Ett digitalt system kan förenkla arbetet, särskilt när många medarbetare reser eller gör utlägg.
Kan man göra reseräkningar i mobilen?
Ja, många reseräkningssystem gör det möjligt att skapa och skicka in reseräkningar direkt i mobilen. Medarbetaren kan exempelvis registrera en resa eller ett utlägg och fotografera kvittot när kostnaden uppstår. Det gör att underlagen kan hanteras löpande i stället för att samlas ihop i efterhand.
Kan ett reseräkningssystem hantera företagskort?
Ja, vissa reseräknings- och utläggssystem kan kopplas till företagskort. Korttransaktionerna kan då föras över till systemet och matchas med rätt kvitto och utlägg. Vilka möjligheter som finns beror på systemet och vilka kort- eller betallösningar det kan integreras med.
Är reseräkningssystem och utläggssystem samma sak?
Inte alltid. Ett reseräkningssystem har traditionellt fokus på tjänsteresor och kan hantera exempelvis reseräkningar, traktamente, bilersättning och utlägg. Ett utläggssystem fokuserar främst på medarbetarnas utgifter och kvitton. I dag kombinerar många system funktioner för både resor och utlägg.
Vad betyder expense management?
Expense management betyder hantering av företagets utgifter. I det här sammanhanget handlar det om att digitalisera och effektivisera hanteringen av exempelvis tjänsteresor, utlägg, kvitton, företagskort och attest. Ett expense management-system kan också integreras med ekonomi- och lönesystem så att informationen kan föras vidare i organisationen.