Vad är en reseräkning?
En reseräkning är ett underlag där en anställd redovisar en tjänsteresa och de kostnader och ersättningar som hör till resan. Den kan innehålla uppgifter om exempelvis resmål, tider, utlägg, traktamente och bilersättning. Reseräkningen används som underlag för ersättning till medarbetaren samt för företagets lönehantering, bokföring och skattehantering.
Vad innehåller en reseräkning?
Vilka uppgifter som behövs beror på tjänsteresan och vilka kostnader eller ersättningar som ska redovisas. Vanligtvis innehåller reseräkningen uppgifter om:
- vem som har rest
- resans syfte
- datum och tider för resan
- resmål och eventuella övernattningar
- transportmedel
- utlägg, exempelvis hotell, taxi eller andra resekostnader
- traktamente
- bilersättning vid resa med egen bil eller förmånsbil
- måltider som arbetsgivaren eller någon annan har bekostat
- kvitton och andra underlag
- kontering eller kostnadsställe, när det behövs
Uppgifterna behövs bland annat för att arbetsgivaren ska kunna bedöma hur olika ersättningar ska hanteras skattemässigt. Skatteverket skiljer exempelvis mellan skattefri kostnadsersättning inom gällande schablonbelopp och ersättning som ska behandlas som lön.
Så fungerar en reseräkning
Efter en tjänsteresa registrerar medarbetaren uppgifter om resan och de kostnader som har uppstått. Kvitton och andra underlag bifogas och eventuella ersättningar beräknas.
Reseräkningen skickas därefter vanligtvis vidare för kontroll och attest. När den är godkänd kan uppgifterna föras vidare till lön och ekonomi för utbetalning och bokföring.
Exempel: Du reser till Göteborg för ett kundmöte och övernattar en natt. Efter resan registrerar du när resan började och slutade, resmålet och syftet med resan. Du lägger också in hotell- och taxikvitton och anger vilka måltider som ingick. Uppgifterna används sedan för att beräkna eventuell ersättning och traktamente.
Vad är skillnaden mellan reseräkning och utlägg?
Ett utlägg är en kostnad som en medarbetare har betalat för arbetsgivarens räkning, exempelvis en taxiresa eller hotellkostnad.
En reseräkning är underlaget som samlar information om tjänsteresan och kan innehålla både utlägg och andra ersättningar, exempelvis traktamente och bilersättning.
Det betyder att ett utlägg kan vara en del av en reseräkning, men alla utlägg behöver inte vara kopplade till en tjänsteresa.
Reseräkning och traktamente
Traktamente är en kostnadsersättning som arbetsgivaren kan betala vid tjänsteresor för ökade levnadskostnader. För att traktamente ska kunna betalas ut skattefritt behöver vissa villkor vara uppfyllda.
Uppgifterna i reseräkningen, exempelvis resans tider, destination, övernattningar och måltider, används för att avgöra vilket traktamente som kan betalas ut. Skatteverket fastställer schablonbeloppen för skattefritt traktamente.
Läs även: Vad är traktamente?
Reseräkning och bilersättning
Om en medarbetare använder egen bil under en tjänsteresa kan arbetsgivaren betala bilersättning. Skatteverket fastställer schablonbelopp för hur stor bilersättning som kan betalas ut skattefritt.
Även tjänsteresor med förmånsbil kan ge möjlighet till skattefri bilersättning under vissa förutsättningar. Reglerna beror bland annat på typ av bil och vem som har betalat drivmedlet.
Läs även: Vad är bilersättning?
Varför behöver arbetsgivaren korrekta reseräkningar?
Reseräkningen påverkar flera delar av företagets administration. Uppgifterna kan ligga till grund för ersättning till medarbetaren, men också för skatt, lön, bokföring och kostnadsuppföljning.
För arbetsgivaren är det därför viktigt att det finns tydliga rutiner för:
- vilka uppgifter medarbetaren ska registrera
- vilka underlag och kvitton som behövs
- hur kostnader ska konteras
- vem som ska kontrollera och attestera reseräkningen
- hur ersättningar förs vidare till lön och ekonomi
- hur underlagen sparas och hanteras
En tydlig process minskar risken för både felaktiga ersättningar och onödigt administrativt arbete.
Digital eller manuell reseräkning?
En reseräkning kan hanteras manuellt, exempelvis genom en blankett, eller digitalt i ett reseräkningssystem.
Med ett digitalt system kan medarbetaren exempelvis registrera resan och fotografera kvitton direkt i mobilen. Systemet kan också beräkna traktamente och milersättning, skicka reseräkningen vidare för attest och föra informationen vidare till lön och ekonomi.
Läs även: så fungerar ett reseräkningssystem.
Från kvitto till färdig reseräkning
Med Flex HRM Travel & Expense kan medarbetarna registrera resor och utlägg via webben eller mobilen, fotografera kvitton och skicka reseräkningen vidare för attest. Uppgifterna kan sedan föras vidare till lön, fakturering och bokföring. Flex har också integrationer där reseräkningar kan exporteras till externa lönesystem.
Läs mer om Flex HRM Travel & Expense
Vanliga frågor om reseräkningar
När ska man skriva en reseräkning?
En reseräkning används när en tjänsteresa behöver redovisas till arbetsgivaren, exempelvis för att få ersättning för utlägg, traktamente eller bilresor. Vilka rutiner och tidsgränser som gäller bestäms av arbetsgivaren.
Måste man ha kvitto till en reseräkning?
För utgifter behöver arbetsgivaren underlag som styrker kostnaden. Vilket underlag som krävs beror på vilken typ av kostnad det gäller. Uppgifter om själva tjänsteresan behöver också dokumenteras när de ligger till grund för exempelvis skattefritt traktamente.
Kan man få både traktamente och ersättning för utlägg?
Ja. Traktamente är en schablonbaserad ersättning för ökade levnadskostnader under en tjänsteresa, medan utlägg avser kostnader som medarbetaren har haft för arbetsgivarens räkning. Olika regler gäller för de olika ersättningarna.
Vem godkänner en reseräkning?
Det bestämmer arbetsgivaren utifrån organisationens attestregler. Vanligtvis skickas reseräkningen till en chef eller annan behörig person för kontroll och godkännande innan ersättningen betalas ut.
Kan reseräkningar göras i mobilen?
Ja. Digitala reseräkningssystem kan göra det möjligt att registrera resor och utlägg samt fotografera kvitton direkt i mobilen. I Flex HRM Travel & Expense kan medarbetaren exempelvis hantera reseräkningar och utlägg via mobil eller webb.