Vad är traktamente?
Traktamente är en kostnadsersättning som en arbetsgivare kan betala till en anställd för ökade levnadskostnader under en tjänsteresa. Det kan handla om högre kostnader för måltider, logi och andra mindre utgifter som uppstår på grund av resan.
Traktamentet är inte avsett att ersätta alla kostnader under tjänsteresan, utan den ökning av levnadskostnaderna som resan medför.
När kan traktamente betalas ut skattefritt?
Ett traktamente kan behandlas som skattefritt om tjänsteresan och ersättningen uppfyller Skatteverkets villkor.
För skattefritt traktamente krävs normalt att:
- resan görs i tjänsten
- den anställda övernattar minst en natt
- resmålet ligger mer än 50 kilometer från den vanliga arbetsplatsen
- resmålet ligger mer än 50 kilometer från den anställdas bostad
- ersättningen inte överstiger det aktuella schablonbeloppet
Om tjänsteresan inte omfattar någon övernattning är traktamentet skattepliktigt och ska hanteras som lön. Detsamma gäller normalt om resan sker inom den vanliga verksamhetsorten.
Är traktamente alltid skattefritt?
Nej. Traktamente är i grunden en kostnadsersättning. Begreppet ”skattefritt traktamente” används när ersättningen motsvaras av den anställdas rätt till schablonavdrag och arbetsgivaren följer Skatteverkets villkor.
Om arbetsgivaren betalar ett högre traktamente än det aktuella schablonbeloppet ska den överskjutande delen normalt hanteras som lön. Arbetsgivaren ska då göra skatteavdrag och betala arbetsgivaravgifter på den delen.
Skatteverkets schablonbelopp kan ändras mellan olika inkomstår. Kontrollera därför alltid aktuella uppgifter på Skatteverkets sida om traktamente.
Vilka typer av traktamente finns?
Traktamente kan delas in utifrån resans destination och längd.
Inrikes traktamente
Inrikes traktamente gäller vid tjänsteresor inom Sverige. Skatteverket fastställer ett maximibelopp som ligger till grund för hur stor del av ersättningen som kan behandlas som skattefri.
Utlandstraktamente
Utlandstraktamente, även kallat utrikes traktamente, gäller vid tjänsteresor utanför Sverige. Skatteverket fastställer ett särskilt normalbelopp för varje land eller område utifrån kostnadsläget.
Aktuella normalbelopp finns hos Skatteverket.
Vad är dagtraktamente och nattraktamente?
Dagtraktamente är avsett att täcka ökade kostnader för måltider och mindre utgifter under tjänsteresan. Ersättningen kan beräknas för hel eller halv dag beroende på när resan börjar och slutar.
Nattraktamente är en schablonersättning för logi. Det kan bli aktuellt om den anställda har övernattat men inte kan visa den faktiska logikostnaden och arbetsgivaren inte har betalat boendet.
Aktuella villkor och schablonbelopp ska alltid kontrolleras hos Skatteverket.
Vad händer om arbetsgivaren betalar måltiderna?
Om arbetsgivaren betalar en eller flera måltider under tjänsteresan ska det skattefria traktamentet normalt minskas. Anledningen är att den anställda då inte har haft motsvarande ökade måltidskostnad.
En måltid som arbetsgivaren bekostar kan också innebära en skattepliktig kostförmån. Det finns vissa undantag, exempelvis för hotellfrukost som obligatoriskt ingår i rumspriset och måltider som obligatoriskt ingår i priset för allmänna transportmedel.
Vilken reducering och eventuell förmånsbeskattning som gäller beror på vilken måltid arbetsgivaren har betalat.
Vad är skillnaden mellan traktamente och kostnadsersättning?
Traktamente är en typ av kostnadsersättning. Det betalas vanligtvis ut enligt schablon för att täcka ökade levnadskostnader under en tjänsteresa.
Andra kostnadsersättningar kan avse en bestämd utgift som den anställda har haft i tjänsten, exempelvis:
- tågbiljett
- flygbiljett
- hotell
- taxi
- parkering
- bilersättning
Sådana utgifter ersätts vanligtvis utifrån den faktiska kostnaden och behöver ofta styrkas med kvitto eller annat underlag.
Måste arbetsgivaren betala traktamente?
Rätten till traktamente och ersättningens storlek kan regleras genom kollektivavtal, anställningsavtal eller arbetsgivarens resepolicy. Skatteverkets regler bestämmer hur ersättningen ska beskattas, men innebär inte i sig att alla arbetsgivare måste betala traktamente.
En arbetsgivare kan också välja att betala vissa faktiska kostnader direkt, exempelvis hotell eller måltider, i stället för att ersätta dem genom traktamente.
Vilka uppgifter behövs för att hantera traktamente?
Arbetsgivaren behöver ett underlag som visar att resan och ersättningen uppfyller villkoren. En reseräkning innehåller vanligtvis:
- resans syfte
- resmål
- datum och klockslag för avresa och hemkomst
- uppgifter om övernattning
- vilka måltider arbetsgivaren eller någon annan har betalat
- utlägg som den anställda begär ersättning för
Uppgifterna används för att beräkna traktamentet och dokumentera arbetsgivarens hantering.
Vanliga frågor om traktamente
Kan man få skattefritt traktamente utan övernattning?
Nej. Traktamente som betalas ut för en tjänsteresa utan övernattning ska behandlas som skattepliktig lön.
Måste tjänsteresan vara längre än 50 kilometer?
För skattefri behandling krävs normalt att resmålet ligger mer än 50 kilometer från både den vanliga arbetsplatsen och den anställdas bostad.
Behöver den anställda visa kvitton för traktamentet?
Traktamente beräknas normalt enligt schablon, vilket innebär att kvitton inte krävs för varje måltid eller småutgift. Arbetsgivaren behöver däremot ett underlag som visar resans tider, resmål, övernattning och betalda måltider.
Kan arbetsgivaren betala ett högre traktamente?
Ja, men den del som överstiger det skattefria schablonbeloppet ska normalt hanteras som lön.
Påverkas traktamentet om tjänsteresan pågår länge?
Ja. Vid en längre tjänsteresa på samma ort kan den skattefria schablonersättningen minska. Aktuella tidsgränser och belopp finns hos Skatteverket.