Nu kan du registrera dina inrikesresor direkt i nya appen för Flex HRM. Du går igenom resan steg för steg och ser före du sparar vad den ger i traktamente och kostförmån, och hur beloppet har räknats fram. Det betyder att du kan registrera resan direkt när du kommer hem, var du än är.
Nyheten gäller HRM Travel & Expense i nya mobilappen.
Starta en ny resa från Utläggsöversikten
Du hittar Utläggsöversikten i bottenmenyn. Tryck på plusknappen och välj Ny resa.
Ange datum och tider för resan
Du börjar med steget Resan:
- Under Ärende anger du vad resan gällde.
- I kalendern trycker du först på avresedagen och sedan på återkomstdagen.
- Under Från kl. och Till kl. anger du när du åkte och när du kom tillbaka.
- Om ditt företag använder Avreseort och Resmål anger du dem också här.
Tryck på Nästa för att gå vidare.
Kontrollera övernattningarna
I steget Övernattning ser du hur många nätter resan har och vilket logialternativ som är företagets standard, till exempel Bekostad av arbetsgivare. Om det stämmer trycker du på Nästa.
Om du ordnade logi på något annat sätt trycker du på alternativet och väljer det som gäller för hela resan:
- Bekostad av arbetsgivare
- Bekostade själv, ersättning mot kvitto
- Ordnade själv, ersättning enl nattschablon
Om bara en av nätterna avviker väljer du Ändra en enskild natt.
Justera måltiderna dag för dag
I steget Måltider ser du företagets standardval för frukost, lunch och middag för varje dag på resan. Om något inte stämmer öppnar du dagen och väljer det som gällde för respektive måltid, till exempel Bekostade själv, Representation, Ingick obl. i hotellpriset, Bekostad av arbetsgivare, förmån eller Ingick obl. i biljettpriset för allm transport.
En dag du har ändrat märks med Ändrad, så du ser direkt vilka dagar som skiljer sig från standarden. Om du vill börja om trycker du på Återställ till företagets standard.
Välj reseräkning och kontering
I steget Kopplas till väljer du vilken reseräkning resan ska läggas på. Under Läggs på reseräkning kan du välja en befintlig reseräkning eller trycka på Skapa ny reseräkning.
När du skapar en ny reseräkning anger du dess Ärende och konteringar, till exempel Kostnadsställe, Projekt, Kund, Arbetsplats och Affärsområde. Resan ärver konteringarna från reseräkningen, precis som i HRM på webben.
Se vad resan ger innan du sparar
I Sammanfattning ser du allt på ett ställe innan du sparar:
- Det här registreras visar resdygn, nätter, övernattning och måltider. Tryck på Visa alla måltider för att se varje dag i detalj.
- Det här ger det visar Skattefritt traktamente, Skattepliktigt traktamente och Kostförmån. Du ser också vad som betalas ut och vad som beskattas.
- Under Så räknades det fram ser du beräkningen dag för dag, med traktamente och avdrag för måltider, och en skatteuppdelning mellan skattefritt och skattepliktigt.
När allt stämmer trycker du på Spara resan. Resan hamnar då på reseräkningen under Att rapportera i Utläggsöversikten.
Allt på plats direkt efter resan
Med nya appen behöver du inte spara kvitton och anteckningar till ett senare tillfälle. Du registrerar resan när du har den färsk i minnet, och du ser direkt vad den ger. Det här är första steget i reseregistreringen i nya appen. Just nu går det att registrera inrikesresor, med undantag för regelverksval och restid, som kommer härnäst. Sedan bygger vi utrikesresor.
Frågor och svar
Kan jag registrera utrikesresor i nya appen?
Nej, i nya appen går det just nu att registrera inrikesresor. Utrikesresor kommer längre fram och registreras fortfarande på webben eller i Mobile tills vidare.
Varför ser jag inte Avreseort och Resmål?
Inställningen Ange adress/ort på inrikesresor styr om Avreseort och Resmål visas. Du hittar den under Inställningar > Resa > Resor > Generellt, på fliken Registrering, i sektionen Allmänt. Med Visas ej syns fälten inte. Med Kan anges kan medarbetaren fylla i dem, och med Måste anges är fälten obligatoriska.
Var kommer standardvalen för logi och kost ifrån?
Standardvalen för logi och kost är de som ditt företag har ställt in. Du kan alltid ändra dem för hela resan eller för en enskild natt eller dag.
