Nå kan du registrere innlandsreisene dine direkte i den nye appen for Flex HRM. Du går gjennom reisen steg for steg, og før du lagrer ser du hva den gir i kostgodtgjørelse og kosttillegg, og hvordan beløpet er beregnet. Det betyr at du kan registrere reisen med en gang du kommer hjem, uansett hvor du er.
Nyheten gjelder HRM Travel & Expense i den nye mobilappen.
Start en ny reise fra Utleggsoversikten
Du finner Utleggsoversikten i bunnmenyen. Trykk på plussknappen og velg Ny reise.
Oppgi datoer og klokkeslett for reisen
Du begynner med steget Reisen:
- Under Formål/arrangement oppgir du hva reisen gjaldt.
- I kalenderen trykker du først på avreisedagen og deretter på hjemkomstdagen.
- Under Fra kl. og Til kl. oppgir du når du reiste og når du kom tilbake.
- Hvis bedriften din bruker Avreisested og Reisemål, oppgir du dem også her.
Trykk på Neste for å gå videre.
Kontroller overnattingene
I steget Overnatting ser du hvor mange netter reisen har, og hvilket losjialternativ som er bedriftens standard, for eksempel Betalt av arbeidsgiver. Hvis det stemmer, trykker du på Neste.
Hvis du ordnet losji på en annen måte, trykker du på alternativet og velger det som gjelder for hele reisen:
- Betalt av arbeidsgiver
- Betalt selv, refusjon mot kvittering
- Ordnet selv, refusjon i henhold til natt sjablong beløp
Hvis bare én av nettene avviker, velger du Endre en enkelt natt.
Juster måltidene dag for dag
I steget Måltider ser du bedriftens standardvalg for frokost, lunsj og middag for hver dag på reisen. Hvis noe ikke stemmer, åpner du dagen og velger det som gjaldt for hvert måltid, for eksempel Betalte selv, Representasjon, Inkludert i overnatting, Måltid dekket eller Inngikk obl. i billettprisen for allm transport.
En dag du har endret, er merket med Forandret, så du ser med en gang hvilke dager som avviker fra standarden. Hvis du vil begynne på nytt, trykker du på Gjenopprett til bedriftens standard.
Velg reiseregning og kontering
I steget Koblet til velger du hvilken reiseregning reisen skal legges på. Under Legges på reiseregning kan du velge en eksisterende reiseregning eller trykke på Opprett ny reiseregning.
Når du oppretter en ny reiseregning, oppgir du Formål/arrangement og konteringer for den, for eksempel Kostnadssted, Prosjekt, Kunde, Arbeidsplass og Forretningsområde. Reisen arver konteringene fra reiseregningen, akkurat som i HRM på nettet.
Se hva reisen gir før du lagrer
I Sammendrag ser du alt samlet før du lagrer:
- Dette registreres viser reisedøgn, netter, overnatting og måltider. Trykk på Vis alle måltider for å se hver dag i detalj.
- Dette gir det viser Skattefri kostgodtgjørelse, Skattepliktig kostgodtgjørelse og Kosttillegg. Du ser også hva som utbetales og hva som beskattes.
- Under Slik ble det beregnet ser du beregningen dag for dag, med kostgodtgjørelse og fradrag for måltider, og en skattefordeling mellom skattefritt og skattepliktig.
Når alt stemmer, trykker du på Lagre reisen. Reisen havner da på reiseregningen under Til rapportering i Utleggsoversikten.
Alt på plass rett etter reisen
Med den nye appen trenger du ikke å ta vare på kvitteringer og notater til senere. Du registrerer reisen mens du har den friskt i minne, og du ser med en gang hva den gir. Dette er første steg for reiseregistrering i den nye appen. Nå kan du registrere innlandsreiser, med unntak av valg av regelverk og reisetid, som kommer som neste steg. Deretter bygger vi utenlandsreiser.
Spørsmål og svar
Kan jeg registrere utenlandsreiser i den nye appen?
Nei, i den nye appen kan du foreløpig registrere innlandsreiser. Utenlandsreiser kommer senere, og inntil videre registrerer du dem på nettet eller i Mobile.
Hvorfor ser jeg ikke Avreisested og Reisemål?
Innstillingen Oppgi adresse/sted på innlandsreiser styrer om Avreisested og Reisemål vises. Du finner den under Innstillinger > Reise > Reiser > Generelt, i fanen Registrering, i seksjonen Generelt. Med Vises ikke vises ikke feltene. Med Kan oppgis kan medarbeideren fylle dem ut, og med Må oppgis er feltene obligatoriske.
Hvor kommer standardvalgene for losji og kost fra?
Standardvalgene for losji og kost er de som bedriften din har satt opp. Du kan alltid endre dem for hele reisen eller for en enkelt natt eller dag.
