Vad är ett tidrapporteringssystem?
Ett tidrapporteringssystem är ett digitalt verktyg för att registrera och följa upp arbetstid. Medarbetarna kan exempelvis rapportera arbetade timmar, frånvaro, övertid och tid på olika projekt. Uppgifterna kan sedan attesteras och användas som underlag för bland annat löneberäkning, fakturering och uppföljning av verksamheten.
Vad används ett tidrapporteringssystem till?
Ett tidrapporteringssystem samlar information om medarbetarnas arbetstid och gör den tillgänglig för medarbetare, chefer, lön och andra delar av organisationen.
Beroende på verksamhet och system kan det bland annat användas för att:
- registrera arbetad tid
- rapportera frånvaro och övertid
- hålla koll på flex-, komp- och andra tidssaldon
- rapportera tid på projekt, kunder eller aktiviteter
- attestera tidrapporter
- skapa underlag för lön
- skapa underlag för fakturering
- följa upp arbetstid och personalkostnader
- ta fram rapporter och nyckeltal
Ett tidrapporteringssystem kan alltså användas till betydligt mer än att bara registrera när arbetsdagen börjar och slutar.
Så fungerar ett tidrapporteringssystem
Hur tidrapporteringen går till beror på verksamhetens behov. Medarbetaren kan exempelvis registrera exakta klockslag, ange antal arbetade timmar eller enbart rapportera sådant som avviker från det ordinarie schemat. Det kan också vara möjligt att registrera tiden mot ett visst projekt eller en kund.
När tidrapporten är klar skickas den vanligtvis vidare till en chef eller annan ansvarig för kontroll och attest. Godkända uppgifter kan därefter användas som underlag för exempelvis löneberäkning, fakturering och uppföljning.
Exempel: Du arbetar enligt ett fast schema och behöver därför bara rapportera sådant som avviker från din ordinarie arbetstid. En dag arbetar du två timmar extra och registrerar övertiden i tidrapporteringssystemet. Din chef attesterar tidrapporten och de godkända uppgifterna kan sedan användas i lönehanteringen.
Vilka olika sätt finns det att tidrapportera?
Alla verksamheter har inte samma behov av tidsregistrering. Ett tidrapporteringssystem kan därför ge stöd för olika sätt att rapportera tid.
Klockslagsregistrering innebär att medarbetaren registrerar när arbetet börjar och slutar, exempelvis genom att stämpla in och ut.
Timregistrering innebär att medarbetaren anger hur många timmar som har arbetats, ibland fördelade på olika projekt eller aktiviteter.
Avvikelserapportering innebär att det ordinarie schemat redan finns registrerat och att medarbetaren endast rapporterar sådant som avviker, exempelvis sjukfrånvaro eller övertid.
Olika personalgrupper inom samma organisation kan också ha olika sätt att tidrapportera.
Hur hänger tidrapporteringssystem och lön ihop?
Arbetad tid och avvikelser kan påverka medarbetarens lön. Det kan exempelvis handla om frånvaro, övertid och andra tidsrelaterade ersättningar.
När tidrapporteringssystemet är integrerat med lönesystemet kan godkända tidsuppgifter föras vidare till lönehanteringen. Det minskar behovet av att registrera samma information manuellt flera gånger och ger lönefunktionen ett bättre underlag inför lönekörningen.
Flex HRM Time kan exempelvis integreras med externa lönesystem och är också en del av samma HRM-plattform som Flex HRM Payroll.
Läs även: Vad är lönekörning?
Tidrapportering och projektuppföljning
Tidrapportering kan också användas för att följa upp hur arbetstiden fördelas mellan olika kunder, projekt och aktiviteter.
Genom att koppla timmar till rätt projekt blir det möjligt att exempelvis jämföra nedlagd tid med budget, följa upp projektkostnader och skapa underlag för kundfakturering.
För organisationer där arbetad tid ska faktureras vidare blir tidrapporten därmed ett viktigt underlag även för ekonomifunktionen.
Kan man tidrapportera i mobilen?
Ja, många moderna tidrapporteringssystem gör det möjligt att rapportera tid via en app. Det kan vara särskilt användbart för medarbetare som arbetar på olika platser eller sällan sitter framför en dator.
Beroende på system kan appen också användas för exempelvis frånvaroansökningar, attest, överblick över saldon och scheman.
Läs mer om tidrapportering i mobilen.
Vilka är fördelarna med ett digitalt tidrapporteringssystem?
Ett digitalt tidrapporteringssystem kan minska behovet av manuella tidrapporter och göra informationen enklare att använda genom hela organisationen.
Det kan bland annat ge:
- mindre manuell administration
- bättre underlag för löneberäkning
- enklare attest
- bättre överblick över frånvaro och arbetstid
- bättre projekt- och kostnadsuppföljning
- enklare underlag för fakturering
- bättre möjligheter att följa flex- och övertidssaldon
- mindre behov av dubbelregistrering mellan olika system
Med rapporter och analysverktyg kan informationen också användas för att följa exempelvis frånvaro, debiteringsgrad, projekt och arbetsbelastning.
Läs mer: Åtta funktioner som underlättar vardagen i ett tidrapporteringssystem.
Vad ska man tänka på när man väljer tidrapporteringssystem?
Olika verksamheter har olika behov. Ett företag där medarbetarna arbetar fasta tider kan behöva en annan lösning än en konsultverksamhet som rapporterar tid på kunder och projekt.
Några viktiga områden att utvärdera är hur tiden ska registreras, hur enkelt systemet är att använda, om det finns stöd för mobil rapportering, hur attestflöden fungerar och vilka möjligheter som finns för projektredovisning, rapportering och integration med lön och andra verksamhetssystem.
Ska ni välja nytt tidrapporteringssystem? Läs vår guide med frågor att ställa inför valet, från behovsanalys och integrationer till mobil tidrapportering, molnlösningar och rapportering.
Gör tidrapporteringen enklare för hela företaget
Med Flex HRM Time kan medarbetarna rapportera tid via webb, app eller tidterminal. Ni kan hantera allt från avvikelser och frånvaro till projektredovisning, attest och uppföljning, samtidigt som godkända tidsuppgifter kan användas vidare i lön och andra processer.
Vanliga frågor om tidrapporteringssystem
Är det obligatoriskt att använda ett tidrapporteringssystem?
Nej, det finns inget generellt krav på att arbetsgivare måste använda ett särskilt digitalt tidrapporteringssystem. Arbetsgivaren kan däremot behöva dokumentera och följa upp arbetstid utifrån bland annat lagstiftning och kollektivavtal. Ett digitalt system kan göra den hanteringen enklare.
Vad är skillnaden mellan ett tidrapporteringssystem och ett stämpelsystem?
Ett stämpelsystem fokuserar främst på att registrera när medarbetaren börjar och slutar arbeta. Ett tidrapporteringssystem kan ha ett bredare användningsområde och även hantera exempelvis frånvaro, övertid, projektredovisning, attest och underlag för lön. Stämpling kan samtidigt vara ett av flera sätt att registrera tid i ett tidrapporteringssystem.
Kan olika medarbetare rapportera tid på olika sätt?
Ja. Ett tidrapporteringssystem kan ge stöd för olika registreringssätt för olika personalgrupper. Vissa kan exempelvis stämpla in och ut, medan andra registrerar antal timmar eller endast rapporterar avvikelser från sitt ordinarie schema.
Kan ett tidrapporteringssystem kopplas till lön?
Ja. Många tidrapporteringssystem kan integreras med lönesystem så att godkända tidsuppgifter förs vidare till lönehanteringen. Det minskar behovet av dubbelregistrering och kan ge ett smidigare flöde inför lönekörningen.
Kan man rapportera projekttid i ett tidrapporteringssystem?
Ja, många tidrapporteringssystem har stöd för projektredovisning. Medarbetaren kan då registrera arbetstid på exempelvis ett projekt, en kund eller aktivitet. Informationen kan användas för uppföljning och i vissa fall som underlag för fakturering.