Har ni fått nog av krångliga gränssnitt och manuellt krångel kring tidrapporteringen? Då kan det vara läge att uppgradera till en smartare lösning. Men att välja system för tidrapportering är inte alltid enkelt. Vad bör egentligen ett bra system klara av? Och hur hittar ni rätt match för just era behov? Vi guidar dig!
När räcker inte Excel eller manuella rutiner längre?
Många företag börjar enkelt. Ett Excel-ark, en manuell sammanställning eller någon form av rapportering via mejl kan fungera under en period. Men i takt med att verksamheten växer brukar begränsningarna bli alltmer märkbara.
Det kan till exempel handla om att:
- tidrapporteringen tar onödigt mycket tid
- uppgifter behöver matas in flera gånger
- risken för fel ökar
- det blir svårt att få överblick
- uppföljningen blir bristfällig
- löneunderlagen kräver mycket manuell handpåläggning
När tidrapporteringen börjar kännas som ett återkommande irritationsmoment är det ofta ett tecken på att de manuella rutinerna inte längre räcker till.
Vad ska ett bra system för tidrapportering kunna?
Det är lätt att fastna i funktioner, men det viktigaste är förstås att systemet stödjer just ert arbetssätt och gör det lätt att göra rätt.
Det ska vara smidigt att använda för alla inblandade
Ett system för tidrapportering används ofta och av många olika roller på företaget. Om det är omständligt eller svårt att förstå ökar risken för fel, sena registreringar och onödig administration. Därför är det viktigt att lösningen är enkel att använda för både medarbetare, chefer och lönefunktion.
Det ska fungera i vardagen – oavsett var arbetet sker
Många medarbetare behöver kunna rapportera tid direkt i vardagen, inte bara vid en viss dator. Därför är det ofta viktigt att systemet fungerar lika smidigt i mobil som på dator.
Läs mer: Tidrapportering i mobilen – vilka är fördelarna och hur funkar det?
Det ska hantera mer än bara arbetade timmar
I många verksamheter räcker det inte att bara registrera start- och sluttid. Frånvaro, övertid, flex, avvikelser och ibland beredskap eller komptid behöver också kunna hanteras i samma flöde.
Det ska ge stöd för attest och uppföljning
Chefer behöver kunna granska och attestera tid på ett smidigt sätt. Samtidigt behöver verksamheten få överblick över arbetad tid, kostnader, saldon och andra viktiga underlag.
Det ska kunna växa med verksamheten
Behovet i dag är inte alltid samma som behovet om ett år eller två. Därför är det klokt att välja en lösning som inte bara passar nuläget, utan också kan stötta verksamheten när den utvecklas.
Hur viktigt är det att systemet klarar olika regelverk och avtal?
Det här är en fråga som är viktig att tänka igenom ordentligt. Tidrapportering sker ju nämligen sällan i ett vakuum. Den påverkas av arbetstidsregler, interna policys, olika typer av anställningsvillkor och i många verksamheter även kollektivavtal eller andra överenskommelser som styr hur tid, frånvaro, övertid, ersättningar och saldon ska hanteras.
Om systemet inte klarar den komplexiteten innebär det att de kommer behöva lösas manuellt – vilket i sin tur betyder mer administration, större osäkerhet och ökad risk för fel i underlagen.
Därför är det viktigt att fundera på frågor som:
- Hur ser våra arbetstidsregler ut?
- Har vi olika villkor för olika personalgrupper?
- Behöver systemet kunna hantera olika avtal eller arbetssätt?
- Hur påverkas löneunderlaget av våra regler för frånvaro, övertid eller flex?
- Hur mycket av detta vill vi hantera manuellt, och hur mycket bör systemet kunna stötta?
För att sammanfatta: ju mer komplex verkligheten är, desto viktigare blir det att systemet faktiskt är byggt för att hantera den.
Vilka frågor bör man ställa innan man väljer system för tidrapportering?
Det är lätt att fastna i en lista med funktioner, men minst lika viktigt är att förstå hur systemet ska fungera i praktiken.
Här är några frågor som kan vara bra att ställa:
- Hur enkel är tidrapporteringen för medarbetaren i vardagen?
- Kan man rapportera tid via mobil, dator och surfplatta?
- Hur hanteras frånvaro, övertid, flex och andra avvikelser?
- Hur fungerar attestflödet för chefer?
- Går det att följa upp tid på projekt, kunder eller avdelningar?
- Hur ser kopplingen ut till lön och andra system?
- Klarar systemet våra regler, avtal och olika arbetssätt?
- Hur mycket manuellt arbete försvinner med den nya lösningen?
Vilka misstag är vanliga när företag väljer system för tidrapportering?
Låt oss titta närmare på några vanliga fallgropar:
Att bara titta på grundfunktionen
Det räcker inte att systemet kan registrera tid. Frågan är också hur väl det stödjer hela processen runt omkring.
Att underskatta användarvänligheten
Ett system kan ha många funktioner men ändå fungera dåligt i praktiken om det känns krångligt att använda. Då blir tidrapporteringen lätt något som skjuts upp eller görs ofullständigt.
Att inte ta hänsyn till verksamhetens komplexitet
Om företaget har olika personalgrupper, olika arbetssätt eller regelverk som påverkar hur tid ska hanteras, behöver systemet kunna möta det. Annars flyttas komplexiteten bara över till manuell administration.
Att missa chefernas och administrationens behov
Det är lätt att fokusera på medarbetarens upplevelse, men även chefer, HR och lönefunktion behöver kunna arbeta effektivt i systemet.
Att välja för kortsiktigt
Det som fungerar i dag kanske inte räcker i morgon. Ett system bör därför fungera både för dagens behov och för verksamhetens nästa steg.
Läs mer: Enkel tidsregistrering – så gör du det lätt för medarbetarna att rapportera rätt.
Hur vet man vilket system för tidrapportering som passar bäst?
Det bästa systemet är inte nödvändigtvis det med längst funktionslista. Det är det som gör vardagen enklare, minskar administrationen och ger rätt stöd för just er verksamhet.
Ett bra sätt att tänka är:
- vilka problem vill vi lösa?
- vilka personer ska använda systemet?
- vilka moment tar onödigt mycket tid i dag?
- vilka regler och avtal behöver systemet stödja?
- vilka underlag behöver vi få ut?
- vilka andra system behöver det fungera ihop med?
När ni utgår från verkliga behov blir det lättare att välja rätt.
Checklista – välja system för tidrapportering
Här är en enkel checklista att utgå från:
- Systemet är enkelt att använda.
- Det fungerar i mobil och dator.
- Det hanterar frånvaro, övertid, flex och avvikelser enligt våra behov.
- Det har smidiga attestflöden.
- Det ger bra överblick och uppföljning.
- Det kan hantera projekt eller uppdrag vid behov.
- Det fungerar ihop med lön och andra relevanta system.
- Det stödjer våra regler, avtal och olika arbetssätt.
- Det passar vår verksamhet, inte bara en generell kravlista.
Gör tidrapporteringen enklare med Flex HRM Time
Letar ni efter ett system för tidrapportering som gör vardagen enklare för medarbetare, chefer och löneavdelning?
Med Flex HRM Time får du och ditt team ett webbaserat tidssystem som gör det lättare att rapportera tid, hantera frånvaro, attestera, följa upp och skapa rätt underlag vidare till lön.
Frågor eller funderingar? Varmt välkommen att kontakta oss.
