Så få hinder som möjligt i stunden. Mindre att komma ihåg i efterhand. Och större chans att tiden faktiskt blir registrerad rätt från början. Det finns många starka skäl till att tidrapportering i mobilen blir ett allt mer självklart inslag på svenska arbetsplatser. Här tittar vi närmare på vad det innebär i praktiken och vad du bör tänka på när du väljer lösning.
Vad innebär tidrapportering i mobilen?
Tidrapportering i mobilen är en digital lösning där medarbetare kan rapportera arbetad tid direkt via mobiltelefonen. Det kan exempelvis handla om att registrera arbetspass, tid på projekt, frånvaro, avvikelser eller annan arbetstid utan att behöva logga in via dator.
Det gör att rapporteringen kan ske när arbetet utförs, eller direkt efteråt. För verksamheter där medarbetare arbetar på olika platser, rör sig mellan uppdrag eller inte sitter framför en dator hela dagen kan det vara en stor fördel.
Vilka fördelar finns det med tidrapportering i mobilen?
Tidrapportering i mobilen kan bidra till högre kvalitet i tidrapporteringen och bättre flyt i de administrativa processerna. När arbetstid registreras direkt i anslutning till att arbetet utförs minskar risken för att uppgifter glöms bort, uppskattas i efterhand eller rapporteras för sent. Det ger arbetsgivaren ett mer tillförlitligt underlag för uppföljning, lönehantering och verksamhetsstyrning.
För företag innebär det ofta:
- bättre kvalitet i tidrapporteringen
- mindre manuell administration
- snabbare uppföljning
- bättre underlag till lön och verksamhetsstyrning
Läs mer: Välja system för tidrapportering – checklista för arbetsgivare
Varför gör mobilen det enklare för medarbetare att rapportera tid?
För medarbetaren handlar fördelarna framför allt om tillgänglighet och enkelhet. När tidrapporteringen finns i mobilen blir det lättare att registrera arbetstid direkt i samband med arbetsdagen eller arbetsuppgiften, i stället för att vänta tills man har tillgång till en dator. Det sänker tröskeln för att rapportera löpande och minskar risken för att registreringen skjuts upp eller faller mellan stolarna.
Mobil tillgång kan också göra tidrapporteringen mindre störande i vardagen. När det går snabbt att rapportera rätt blir det enklare att få in rutinen, oavsett om arbetet sker på kontoret, hemma eller ute i verksamheten.
För vem passar tidrapportering i mobilen?
Tidrapportering i mobilen passar särskilt bra för företag där medarbetare inte alltid arbetar vid ett skrivbord. Det kan till exempel gälla verksamheter inom service, bygg, transport, handel, drift eller andra roller där arbetet sker ute på plats eller på olika arbetsställen.
Det passar också företag som:
- har skiftarbete eller varierande arbetstider
- vill göra det enklare att rapportera tid löpande
- behöver bättre kontroll över avvikelser och frånvaro
- vill minska administrationen kring tidrapportering
- söker en mer användarvänlig process för medarbetarna
Samtidigt är mobil tidrapportering inte bara relevant för verksamheter med fältpersonal. I en vardag där många växlar mellan kontor, hem och olika arbetsplatser blir det allt viktigare att viktiga processer fungerar oavsett enhet.
Läs mer: Enkel tidsregistrering – så gör du det lätt för medarbetarna att rapportera rätt
Hur fungerar tidrapportering i en app?
Tidrapportering i en app fungerar genom att medarbetaren registrerar sin arbetstid direkt i mobilen. Beroende på lösning kan det handla om att ange start- och sluttid, välja aktivitet eller projekt, rapportera avvikelse eller se sin sammanställning.
En bra app för tidrapportering ska göra det enkelt att:
- registrera tid snabbt
- korrigera eller komplettera uppgifter
- rapportera frånvaro eller avvikelser
- få överblick över registrerad tid
- använda lösningen utan onödigt många steg
Vad ska man tänka på när man väljer mobil tidrapportering?
När man väljer mobil tidrapportering bör man titta på hur enkel lösningen är att använda, hur väl den passar verksamhetens arbetssätt och hur den fungerar tillsammans med övriga processer.
Det är klokt att ställa frågor som:
- Fungerar lösningen för olika typer av arbetstider och arbetssätt?
- Går det att hantera avvikelser, frånvaro och projekt på ett smidigt sätt?
- Hänger tidrapporteringen ihop med attest, uppföljning och löneunderlag?
- Är gränssnittet tydligt även på en liten skärm?
Det är ofta enkelheten som avgör om en lösning faktiskt används på rätt sätt. Ett system kan ha många funktioner, men om det upplevs som krångligt blir rapporteringen ändå lätt lidande.
Är mobil tidrapportering bättre än att rapportera via dator?
Mobil tidrapportering är ofta bättre när målet är att göra rapporteringen snabb, tillgänglig och enkel att utföra i rätt tid. Datorbaserad rapportering kan fungera bra i vissa miljöer, men mobilen har fördelen att alltid vara nära till hands.
Det gör att medarbetaren kan registrera tiden i stunden, i stället för att försöka minnas den senare. För många företag leder det till bättre kvalitet i underlaget och mindre administration.
Det handlar alltså inte nödvändigtvis om att mobilen alltid ska ersätta datorn, utan om att ge medarbetare möjlighet att rapportera tid på det sätt som fungerar bäst i vardagen.
Därför är enkelhet avgörande i mobil tidrapportering
Det som ofta avgör om tidrapporteringen fungerar är inte mängden funktioner, utan hur lätt lösningen är att använda.
När medarbetare upplever att det går snabbt att registrera tid ökar sannolikheten att det faktiskt blir gjort direkt. Det leder i sin tur till färre missar, bättre kvalitet i underlaget och mindre administration längre fram.
Därför är mobil tidrapportering som bäst när den inte bara är tillgänglig, utan också tydlig, snabb och enkel att förstå.
Sammanfattningsvis: därför väljer allt fler tidrapportering i mobilen
Tidrapportering i mobilen gör det enklare för medarbetare att registrera arbetstid där arbetet faktiskt sker. Det minskar risken för sena eller felaktiga rapporteringar och ger arbetsgivaren bättre underlag för uppföljning, administration och lönehantering.
För företag som vill förenkla vardagen, minska onödig administration och få bättre kvalitet i tidrapporteringen är mobil tillgång ofta en viktig del av lösningen.
Vi berättar gärna mer!
Upptäck hur vår lösning kan bidra till enklare registrering, bättre underlag och en smidigare administration för hela företaget. Läs mer eller kontakta oss, så hjälper vi dig vidare.
