Vad är en lönekörning?
En lönekörning är den process där ett företags löneuppgifter samlas, beräknas och kontrolleras för en bestämd löneperiod. Resultatet ligger till grund för löneutbetalningar, lönebesked, bokföring och myndighetsrapportering. En lönekörning kan omfatta samtliga anställda eller ett urval, beroende på syfte och typ av utbetalning.
Vad ingår i en lönekörning?
En lönekörning innehåller vanligtvis uppgifter som påverkar de anställdas lön under en viss period, exempelvis:
- månadslön eller timlön
- arbetad tid
- övertid och mertid
- frånvaro och sjuklön
- semesterlön och semesteravdrag
- tillägg och andra ersättningar
- förmåner
- reseräkningar och utlägg
- skatteavdrag
- andra avdrag
- retroaktiv lön
- slutlön
Uppgifterna behandlas med hjälp av olika lönearter, som styr hur belopp ska beräknas, beskattas, bokföras och visas på lönebeskedet.
Så fungerar en lönekörning
Arbetssättet varierar mellan olika verksamheter och lönesystem, men en lönekörning följer vanligtvis dessa steg:
1. Löneperioden skapas
Lönefunktionen skapar en lönekörning för en bestämd period och ett visst utbetalningsdatum. Körningen kan exempelvis avse månadens ordinarie löner eller en extra utbetalning.
2. Löneunderlagen hämtas
Uppgifter om bland annat tid, frånvaro, semester, resor och utlägg registreras eller överförs från andra system. Fasta uppgifter, såsom månadslön och återkommande tillägg, hämtas från anställningsregistret.
3. Lönen beräknas
Lönesystemet använder registrerade uppgifter och lönearternas inställningar för att beräkna bruttolön, skatteavdrag, nettolön och arbetsgivaravgifter.
4. Resultatet kontrolleras
Lönefunktionen granskar beräkningarna och följer upp avvikelser. Felaktiga eller saknade uppgifter rättas innan körningen godkänns.
5. Lönekörningen avslutas
När lönerna är kontrollerade och godkända avslutas eller avräknas lönekörningen. Därefter skapas underlag för utbetalning och lönebesked.
6. Rapportering och bokföring genomförs
Efter lönekörningen tas underlag fram för bland annat bokföring, arbetsgivaravgifter och arbetsgivardeklaration på individnivå, AGI.
Exempel på en lönekörning
Ett företag betalar ut lön den 25:e varje månad. Inför lönekörningen för augusti hämtas de anställdas månadslöner samt uppgifter om frånvaro, övertid, semester och utlägg.
En medarbetare har 35 000 kronor i månadslön, fem timmars övertid och två sjukdagar. Lönesystemet beräknar övertidsersättning, sjuklön, sjukavdrag och skatt. Lönefunktionen kontrollerar resultatet innan lönekörningen godkänns och nettolönen betalas ut.
Vilka kontroller görs vid en lönekörning?
Kontrollerna behöver anpassas efter verksamhetens avtal, arbetssätt och risker. Vanliga kontroller är att:
- alla anställda som ska ha lön finns med
- nya och avslutade anställningar hanteras korrekt
- löneförändringar gäller från rätt datum
- tid, frånvaro och reseräkningar är attesterade
- tillägg och avdrag har registrerats rätt
- ovanligt höga eller låga belopp följs upp
- dubbla eller saknade transaktioner upptäcks
- bruttolön, skatt och nettolön verkar rimliga
- bankuppgifter och utbetalningsdatum stämmer
- bokförings- och AGI-underlagen är korrekta
Tydliga kontrollrutiner minskar risken för felaktiga utbetalningar och efterföljande rättningar.
Preliminär och avslutad lönekörning
Under en preliminär lönekörning kan lönefunktionen normalt komplettera underlag, göra om beräkningar och rätta fel. Preliminära lönelistor och lönespecifikationer kan användas för kontroll före godkännande.
När lönekörningen är kontrollerad och godkänd avslutas eller avräknas den. Uppgifterna ligger då till grund för utbetalning, bokföring och rapportering. Vilka benämningar och möjligheter till ändringar som används varierar mellan olika lönesystem.
Om ett fel upptäcks efter att lönekörningen har avslutats kan det behöva hanteras genom en rättning eller en extra lönekörning.
Ordinarie och extra lönekörning
En ordinarie lönekörning omfattar vanligtvis företagets återkommande löneutbetalning för en viss månad eller löneperiod.
En extra lönekörning kan användas när en utbetalning eller rättning behöver göras utanför den ordinarie körningen. Det kan exempelvis gälla:
- korrigering av en tidigare lön
- retroaktiv lön
- bonus eller annan engångsersättning
- slutlön
- en utbetalning som missats i den ordinarie körningen
En extra lönekörning behöver kontrolleras och rapporteras på samma noggranna sätt som en ordinarie körning.
Vad är skillnaden mellan lönekörning och löneberedning?
Löneberedning är arbetet med att samla in, registrera, bearbeta och kontrollera uppgifterna som påverkar lönen. Lönekörningen är den samlade processen där uppgifterna beräknas och färdigställs för utbetalning och rapportering.
Läs även: Vad är lönehantering?
Varför är en korrekt lönekörning viktig?
Fel i lönekörningen kan leda till att en medarbetare får för mycket eller för lite lön, att fel skatt dras eller att arbetsgivaren lämnar felaktiga uppgifter till Skatteverket.
En tydlig och kontrollerad lönekörning hjälper företaget att:
- betala ut rätt lön i rätt tid
- följa lagar, kollektivavtal och interna regler
- minska antalet rättningar
- skapa korrekta lönebesked
- få tillförlitliga bokföringsunderlag
- rapportera rätt uppgifter till myndigheter och andra mottagare
- stärka medarbetarnas förtroende för löneprocessen
Lönekörningen är därför en central del av företagets lönehantering och löneadministration.
Genomför lönekörningen med bättre kontroll
Flex HRM Payroll samlar löneunderlag, beräkningar och kontroller i ett sammanhängande flöde. Smarta avvikelsekontroller hjälper lönefunktionen att hitta möjliga fel innan lönerna betalas ut.
Vanliga frågor om lönekörning
Hur ofta görs en lönekörning?
Många företag genomför en ordinarie lönekörning varje månad. Hur ofta den görs beror på företagets löneperioder och utbetalningsrutiner.
Kan en lönekörning göras om?
En preliminär lönekörning kan normalt räknas om efter att underlagen har ändrats. När körningen har avslutats kan fel i stället behöva hanteras genom en rättning eller extra lönekörning.
Vem godkänner lönekörningen?
Det beror på företagets attest- och ansvarsfördelning. Ofta kontrolleras körningen av lönefunktionen och godkänns av en behörig person innan betalningsunderlaget skapas.
Vad händer efter lönekörningen?
Efter godkännandet skapas vanligtvis betalningsunderlag, lönebesked, bokföringsunderlag och uppgifter för AGI och annan rapportering.
Måste företag använda ett lönesystem?
Det finns inget generellt krav på att använda ett lönesystem. Arbetsgivaren behöver däremot kunna beräkna, betala och rapportera löner korrekt. Ett lönesystem kan automatisera många moment och underlätta kontrollerna.