Vad är offboarding?
Offboarding är processen som tar vid när en medarbetare ska lämna en organisation. Den omfattar både praktiska och administrativa uppgifter, som överlämning, slutlön och avslut av behörigheter, och den mänskliga delen av avslutet. En strukturerad offboarding minskar risken att viktiga uppgifter missas och bidrar till ett professionellt avslut på medarbetarresan.
Vad ingår i en offboarding?
Offboardingen börjar vanligtvis när det står klart att en medarbetare ska sluta och pågår fram till den sista arbetsdagen, ibland även därefter.
Vanliga delar är:
- planering av sista arbetsdag och viktiga datum
- information till kollegor och andra berörda
- överlämning av arbetsuppgifter och kunskap
- återlämning av dator, telefon, nycklar och annan utrustning
- avslut av användarkonton, behörigheter och licenser
- hantering av slutlön och semesterersättning
- nödvändiga intyg och dokument
- exitsamtal eller avgångssamtal
- avtackning
- uppdatering av personal- och anställningsuppgifter
Exakt vilka aktiviteter som behövs beror på medarbetarens roll, anställning och verksamhetens rutiner.
Så fungerar en offboarding
En bra offboarding bygger på att det är tydligt vad som ska göras, när det ska göras och vem som ansvarar för varje uppgift.
Exempel: En medarbetare säger upp sig och har tre månaders uppsägningstid. Chefen planerar tillsammans med medarbetaren hur arbetsuppgifter och pågående projekt ska lämnas över. HR hanterar anställningsrelaterade uppgifter och planerar ett exitsamtal, lön säkerställer att slutlönen blir korrekt och IT stänger konton och behörigheter vid rätt tidpunkt.
När flera funktioner är involverade blir en gemensam checklista viktig för att inget ska falla mellan stolarna.
Läs mer: 6 tips för en lyckad offboarding.
Vem ansvarar för offboardingen?
Offboarding är ofta ett gemensamt ansvar mellan chef, HR, lön och IT.
Chefen ansvarar vanligtvis för dialogen med medarbetaren, överlämningen av arbetsuppgifter och kommunikationen med teamet.
HR håller ihop processen och hanterar exempelvis dokumentation, anställningsuppgifter och exitsamtal.
Lönefunktionen hanterar de lönerelaterade delarna av avslutet, exempelvis slutlön och kvarvarande semester.
IT ansvarar vanligtvis för att konton, behörigheter, licenser och åtkomst till företagets digitala miljöer avslutas vid rätt tidpunkt.
Ansvarsfördelningen kan se olika ut mellan organisationer. Det viktiga är att varje aktivitet har en tydlig ansvarig.
Varför är en bra offboarding viktig?
När en medarbetare slutar finns många praktiska uppgifter att hantera på kort tid. En strukturerad process minskar risken för att exempelvis utrustning inte lämnas tillbaka, viktig kunskap går förlorad eller behörigheter ligger kvar efter att anställningen har avslutats.
Men offboarding handlar också om själva medarbetarupplevelsen. Det sista intrycket är en del av medarbetarresan och kan påverka hur personen ser på och pratar om arbetsgivaren efter avslutad anställning.
En bra offboarding kan därför hjälpa er att:
- säkerställa en smidig kunskapsöverföring
- minska administrativa missar
- avsluta åtkomster och behörigheter på ett strukturerat sätt
- fånga upp värdefull återkoppling
- skapa ett professionellt avslut för medarbetaren
- få bättre förståelse för varför medarbetare väljer att lämna
Exitsamtalet som en del av offboardingen
Ett exitsamtal, även kallat avgångssamtal, ger arbetsgivaren möjlighet att fånga upp medarbetarens erfarenheter innan anställningen avslutas.
Samtalet kan exempelvis ge insikter om arbetsmiljö, ledarskap, arbetsuppgifter, utvecklingsmöjligheter och orsaker till att medarbetaren väljer att sluta. När information från flera exitsamtal följs upp över tid kan den också hjälpa HR att upptäcka återkommande mönster.
Läs mer: Exitsamtal – en viktig del i medarbetarresan
Vad är skillnaden mellan onboarding och offboarding?
Onboarding handlar om att introducera och hjälpa en ny medarbetare in i organisationen. Offboarding handlar om att skapa ett strukturerat avslut när en medarbetare lämnar.
Processerna ligger i varsin ände av medarbetarresan men har flera gemensamma behov, exempelvis tydliga aktiviteter, ansvariga personer, information och uppföljning.
Läs även: Vad är onboarding?
Hur kan offboardingen digitaliseras?
Eftersom HR, chef, lön och IT ofta behöver göra olika saker vid olika tidpunkter kan manuella checklistor och mejltrådar göra processen svår att överblicka.
Med ett digitalt HR-system kan ni i stället skapa ett gemensamt arbetsflöde där aktiviteter fördelas till rätt personer. Checklistor och automatiska påminnelser gör det lättare att se vad som är klart, vad som återstår och vem som ansvarar för nästa steg.
Det skapar också bättre förutsättningar för att samma grundläggande process följs varje gång en medarbetare lämnar organisationen.
Läs även: Vad är digital HR?
Skapa en smidigare offboardingprocess
Med Flex HRM Employee kan ni skapa digitala checklistor och automatiska påminnelser för hela offboardingprocessen. Aktiviteter kan fördelas mellan chef, HR, IT och andra ansvariga, så att ni får bättre överblick och minskar risken för att viktiga uppgifter missas.
Vanliga frågor om offboarding
När börjar en offboarding?
Offboardingen börjar vanligtvis när arbetsgivaren vet att en anställning ska avslutas. Det ger tid att planera överlämning, administration, behörigheter och andra aktiviteter före den sista arbetsdagen.
Hur lång tid tar en offboarding?
Det beror på bland annat uppsägningstid, medarbetarens roll och hur omfattande överlämningen är. Vissa aktiviteter sker tidigt under uppsägningstiden, medan andra behöver genomföras på eller efter den sista arbetsdagen.
Behöver alla medarbetare gå igenom samma offboarding?
Grundprocessen kan med fördel vara gemensam, men aktiviteterna behöver anpassas. En medarbetare med många systembehörigheter, kundrelationer eller verksamhetskritisk kunskap kan exempelvis behöva en mer omfattande överlämning.
Vad är en offboarding-checklista?
Det är en sammanställning av de aktiviteter som ska genomföras när en medarbetare slutar. Checklistan kan också visa när uppgifterna ska vara klara och vem som ansvarar för dem.
Läs mer: Checklista och 6 tips för en lyckad offboarding
Är exitsamtal en del av offboarding?
Ja, exitsamtalet är en vanlig del av offboardingprocessen. Syftet är att fånga upp medarbetarens erfarenheter och återkoppling innan personen lämnar organisationen.