Vad är digital HR?
Digital HR innebär att digitala verktyg, data och automatiserade arbetsflöden används för att hantera och utveckla organisationens HR-processer. Det kan omfatta allt från personaladministration och onboarding till kompetensutveckling, uppföljning och analys.
Begreppet beskriver alltså inte ett enskilt system, utan ett digitalt arbetssätt som kan omfatta hela medarbetarresan.
Vad omfattar digital HR?
Digital HR kan användas inom många delar av HR-arbetet, exempelvis:
- Personaladministration – samlad hantering av anställningsuppgifter, dokument och personaldata.
- Onboarding och offboarding – digitala checklistor, uppgifter och arbetsflöden när medarbetare börjar eller slutar.
- E-signering – elektronisk signering av exempelvis anställningsavtal och andra HR-dokument.
- Självservice – möjlighet för medarbetare och chefer att själva registrera, kontrollera och uppdatera information.
- Medarbetarsamtal – digital dokumentation av mål, återkoppling och utvecklingsplaner.
- Kompetenshantering – registrering och uppföljning av kompetenser, utbildningar och behörigheter.
- Lönerevision – stöd för att planera, genomföra och följa upp lönerevisionen.
- HR-nyckeltal och dashboards – visualisering och uppföljning av HR-relaterad information.
- Integrationer – informationsutbyte mellan exempelvis HR-, löne-, ekonomi- och rekryteringssystem.
Vad är skillnaden mellan digital HR och ett HR-system?
Digital HR är ett bredare begrepp som beskriver hur en organisation använder teknik och data i sitt HR-arbete. Ett HR-system är ett av de verktyg som kan användas för att möjliggöra detta arbetssätt.
Ett HR-system kan till exempel samla personaldata, automatisera återkommande arbetsflöden och ge chefer och medarbetare tillgång till relevanta funktioner. Digital HR omfattar även organisationens processer, ansvarsfördelning, arbetssätt och användning av information.
Att införa ett nytt system innebär därför inte automatiskt att HR-arbetet har digitaliserats på ett bra sätt. Processerna behöver också vara tydliga, förankrade och anpassade till verksamhetens behov.
Digitalisering eller digitisering?
Begreppen används ibland på olika sätt:
- Digitisering innebär att analog information omvandlas till digital form, exempelvis när ett pappersdokument skannas.
- Digitalisering innebär att teknik används för att förändra eller förbättra en process, exempelvis genom automatiserade arbetsflöden och digital självservice.
Digital HR handlar därför om mer än att ersätta papper med digitala dokument. Det handlar även om hur HR-processerna utformas och genomförs.
Vilka är fördelarna med digital HR?
Digital HR kan bidra till:
- mindre manuell administration
- enhetligare HR-processer
- bättre tillgång till aktuell information
- högre kvalitet i personaldata
- bättre spårbarhet och uppföljning
- enklare självservice för chefer och medarbetare
- bättre underlag för analyser och beslut
Vilka effekter organisationen får beror bland annat på hur systemen används, hur processerna är utformade och hur väl förändringen förankras hos användarna.
Digital HR och GDPR
Digitala HR-processer innebär ofta behandling av personuppgifter om anställda. Arbetsgivaren behöver därför säkerställa att behandlingen följer dataskyddsförordningen, GDPR.
Det innebär bland annat att organisationen behöver:
- ha ett tydligt ändamål och en rättslig grund för behandlingen
- endast samla in uppgifter som behövs
- hålla personuppgifterna korrekta och uppdaterade
- bestämma hur länge uppgifterna ska sparas
- informera medarbetarna om hur deras uppgifter används
- styra behörigheter så att endast rätt personer får åtkomst
Ett HR-system kan ge tekniskt stöd för exempelvis behörighetsstyrning, gallring och dokumentation, men det är arbetsgivaren som ansvarar för att personuppgifterna behandlas korrekt. IMY beskriver principerna för behandling av anställdas personuppgifter.
Vanliga frågor om digital HR
Är digital HR samma sak som ett HR-system?
Nej. Digital HR är ett arbetssätt där teknik och data används i HR-processerna. Ett HR-system är ett verktyg som kan stödja detta arbetssätt.
Måste alla HR-processer automatiseras?
Nej. Digital HR innebär inte att alla moment måste automatiseras. Vissa delar kräver fortfarande mänskliga bedömningar, dialog och beslut.
Är digital HR bara relevant för stora organisationer?
Nej. Även mindre organisationer kan använda digitala lösningar för exempelvis personaladministration, onboarding, frånvaro och dokumenthantering. Omfattningen bör anpassas efter verksamhetens behov.