Dags att säga hej då och lycka till? När en anställd av någon anledning lämnar företaget gäller det att få till ett välplanerat och proffsigt avslut – offboarding. Här kommer 6 tips (och ett bonustips) på vad du som chef och arbetsgivare bör tänka på.
De flesta företag vet hur viktig onboardingen är. Men faktum är att ett bra sista intryck är minst lika viktigt. Med en genomtänkt offboarding minskar ni risken att saker faller mellan stolarna, gör överlämningen smidigare och får värdefull feedback på vad ni redan gör bra och vad ni kan göra bättre som arbetsgivare.
Dessutom påverkar avslutet hur medarbetaren minns er. En bra sista tid ökar chansen att personen fortsätter prata gott om er, rekommenderar er vidare (och kanske till och med söker sig tillbaka längre fram).
Med det sagt, hur skapar ni en riktigt proffsig offboarding? Här är våra bästa tips.
Checklista för en lyckad offboarding
1. Gå igenom praktiska detaljer tillsammans med medarbetaren
Det är en hel del praktiska frågetecken som behöver rätas ut inför avslutet, så se sätt dig ner och prata ihop dig med din medarbetare. Detaljer som behöver gås igenom är till exempel:
– Hur lång är uppsägningstiden och när gör medarbetaren sin sista arbetsdag?
– Hur får den anställde sitt arbetsgivarintyg och tjänstgöringsbetyg?
– Vad gäller kring eventuell kvarvarande semester?
– Hur och när ska ni kommunicera till kollegorna att medarbetaren ska sluta?
2. Gör en checklista och delegera ut arbetsuppgifter
Återlämning av dator, nycklar och passerkort, överlämning till efterträdare, utbetalning av slutlön och semesterersättning, avslutande av mobilabonnemang…. Det är en hel del praktiska uppgifter att bocka av på offboardingens att-göra-lista.
Ofta är det dessutom olika roller på företaget som är involverade i processen, vilket ökar risken att saker missas eller faller mellan stolarna. En genomtänkt plan och (digitala) checklistor där det tydligt framgår vad som ska göras, när och av vem maximerar förutsättningarna för en vattentät offboardingprocess.
3. Planera överlämningen
Vem ska ta över efter den som slutat och vad behöver ni ha koll på innan medarbetaren gör sin sista dag? Gör en plan för överlämningen till er efterträdare för att undvika att viktig information och kunskap går förlorad. Frågor som ni behöver checka av är till exempel:
- Vilka arbetsuppgifter och ansvarsområden ingår i det dagliga arbetet?
- Finns det några inplanerade projekt som efterträdaren behöver känna till?
- Har efterträdaren tillgång till all dokumentation och alla kontaktuppgifter hen behöver?
- Finns det några system personen behöver ha tillgång till och kanske också utbildning i?
Med andra ord: utnyttja den sista tiden väl och tanka medarbetaren på värdefull information och kunskap medan ni har chansen!
4. Avsluta konton och ta bort behörigheter
E-post, HR-system, lönesystem, projektytor, molntjänster, chattverktyg, delade dokument, passersystem och externa plattformar. På de flesta arbetsplatser finns i dag en mängd system och digitala miljöer som bara aktuella medarbetare ska ha tillgång till.
Därför behöver IT ha en tydlig plan för hur åtkomst till konton, licenser och digitala tillgångar ska blockeras eller tas bort när någon slutar. Att avsluta abonnemang i tid och stänga åtkomst till känsliga uppgifter är viktigt både för att undvika onödiga kostnader och för att minska risken för informations- och datasäkerhetsproblem.
5. Samla in värdefulla synpunkter i avgångssamtalet
Hur upplevde er medarbetare egentligen sin tid hos er? Finns det något ni kunde ha gjort annorlunda för att få hen att stanna kvar? Har jobbet levt upp till de förväntningar som fanns från start? Ett avgångssamtal, eller exitsamtal som det också ofta kallas, är ett perfekt tillfälle att få en förståelse kring varför den anställde slutar och samla in värdefulla insikter – något som på sikt kan hjälpa er att förbättra er verksamhet och minska er personalomsättning.
Här kan du läsa mer om hur du håller ett bra exitsamtal.
6. Ordna en avtackning – utifrån medarbetarens önskemål
Att på något sätt uppmärksamma den sista dagen på jobbet och visa tacksamhet för medarbetarens insatser är alltid en uppskattad gest. Tänk dock på att vara lyhörd för medarbetarens preferenser. Alla tycker inte om att stå i centrum och hålla tack-tal inför hela företaget utan föredrar kanske en enkel fika? Fråga din medarbetare hur just hen vill ha det!
Bonustips: boosta er offboarding med smarta verktyg
Med många uppgifter att hålla reda på och många roller involverade på företaget kan det vara en utmaning att få till en smidig och effektiv offboardingprocess. Att ta användarvänliga digitala verktyg till hjälp är ett bra sätt att få till den struktur och ansvarsfördelning som krävs. I vårt HR-system Flex HRM Employee får du hjälp av digitala checklistor och påminnelser som pushas ut till respektive ansvarig när det finns en aktivitet att utföra.
Vinsterna är många: inget viktigt faller mellan stolarna och ni slipper manuella inmatningar, ändlösa mejltrådar och krångliga Excel-ark. Som en bonus kommer processen också att ske på ett mer enhetligt och kvalitativt sätt genom hela organisationen.
Kort sagt: med smarta digitala verktyg för offboardingen automatiserar du och dina kollegor bort administrativt krångel, höjer kvaliteten och frigör tid – tid som ni istället kan lägga på att prata med era medarbetare och få ut det mesta möjliga av er sista tid tillsammans. Välkommen att kontakta oss om du vill veta mer!
Vanliga frågor om offboarding
Vad är offboarding?
Offboarding är processen som sker när en medarbetare lämnar organisationen, vare sig det handlar om egen uppsägning, pension, avslutad provanställning, omorganisation eller annan form av avslut. En bra offboarding omfattar både praktiska delar (som återlämning av utrustning och avslut av behörigheter) och mer mänskliga delar (som överlämning, exitsamtal och intern kommunikation).
Varför är offboarding viktigt?
En tydlig offboardingprocess gör avslutet tryggare för både medarbetaren och företaget. Den minskar risken för missade administrativa steg, gör överlämningen smidigare och hjälper arbetsgivaren att samla in värdefull feedback. Sist men inte minst kan ett proffsigt avslut bidra till ett starkare arbetsgivarvarumärke, eftersom medarbetaren bär med sig upplevelsen även efter den sista arbetsdagen.
Vem ansvarar för offboarding?
Offboarding är ofta ett gemensamt ansvar mellan chef, HR, lön och IT. Chefen ansvarar vanligtvis för överlämning, teamkommunikation och det nära avslutet. HR ansvarar för processen, dokumentation och exitsamtal. Lön hanterar slutlön, semester och andra ersättningar, medan IT ansvarar för att avsluta konton, licenser och behörigheter. Det viktiga är att ansvarsfördelningen är tydlig.
Hur kan ett HR-system förenkla offboarding?
Ett HR-system kan göra offboarding mer strukturerad genom digitala checklistor, automatiska påminnelser och tydlig ansvarsfördelning. Det blir enklare att se vilka steg som är klara, vilka som återstår och vem som ansvarar för vad. Med andra ord minskar det risken för att något faller mellan stolarna, vilket är särskilt i organisationer där flera personer och avdelningar är involverade.
