Vad är onboarding?
Onboarding är processen för att introducera en ny medarbetare till arbetsplatsen, rollen och organisationen. Den omfattar både praktiska förberedelser och introduktion till exempelvis arbetsuppgifter, kollegor, arbetssätt och företagskultur. En strukturerad onboarding hjälper den nyanställda att komma in i arbetet och skapar förutsättningar för en trygg och bra start.
Vad ingår i en onboarding?
Onboarding är mer än introduktionen under den första arbetsdagen. Processen kan börja redan innan medarbetaren är på plats och fortsätta under den första tiden i organisationen.
Vanliga delar är:
- information inför första arbetsdagen
- anställningsavtal och andra dokument
- registrering av person- och anställningsuppgifter
- dator, telefon och annan utrustning
- användarkonton och behörigheter
- presentation av kollegor och viktiga kontaktpersoner
- introduktion till organisationen och företagskulturen
- information om rutiner, policys och arbetssätt
- introduktion till rollen och arbetsuppgifterna
- utbildning och kompetensöverföring
- mål och förväntningar
- regelbundna avstämningar med närmaste chef
Vilka aktiviteter som behövs beror bland annat på rollen, verksamheten och den nya medarbetarens tidigare erfarenhet.
Så fungerar en onboarding
En bra onboarding börjar med att planera vad den nya medarbetaren behöver före och efter sin första arbetsdag. Aktiviteterna fördelas mellan exempelvis chef, HR och IT och följs sedan upp under introduktionsperioden.
Exempel: En ny medarbetare börjar den 1 september. Före första arbetsdagen ser HR till att anställningsuppgifterna är registrerade, IT förbereder dator och användarkonton och chefen skickar praktisk information om den första dagen. Under de första veckorna introduceras medarbetaren till teamet, arbetsuppgifterna och företagets arbetssätt. Chefen följer därefter upp introduktionen genom regelbundna avstämningar.
På så sätt blir onboarding en sammanhängande process i stället för en rad aktiviteter som behöver lösas när medarbetaren redan har börjat.
När börjar och slutar onboarding?
Onboarding kan börja redan innan den första arbetsdagen. Den delen av processen kallas ibland preboarding och kan exempelvis omfatta praktisk information, dokument, kontakt med den blivande chefen och förberedelser av arbetsplats och behörigheter.
När medarbetaren väl börjar fortsätter introduktionen till rollen och organisationen. Hur länge onboardingperioden behöver pågå beror bland annat på arbetsuppgifternas komplexitet och medarbetarens tidigare erfarenhet.
Det viktiga är därför inte ett bestämt antal dagar eller veckor, utan att medarbetaren får rätt stöd tills hen har kommit in i rollen och arbetssättet.
Läs mer: Så skapar du en bra preboarding för nya medarbetare.
Varför är en bra onboarding viktig?
De första veckorna och månaderna formar den nya medarbetarens bild av både rollen och arbetsgivaren. En strukturerad onboarding gör det tydligare vad som förväntas och vem medarbetaren kan vända sig till med olika frågor.
En bra process kan hjälpa er att:
- ge medarbetaren en trygg och professionell start
- tydliggöra rollen, målen och förväntningarna
- skapa kontakt med kollegor och viktiga funktioner
- säkerställa att praktiska förberedelser är klara i tid
- minska risken att viktiga introduktionsmoment missas
- skapa bättre förutsättningar för att komma in i arbetet
- göra introduktionen mer konsekvent mellan olika medarbetare
Onboarding är samtidigt en del av en längre medarbetarresa. Introduktionen behöver därför hänga ihop med det fortsatta arbetet med exempelvis mål, återkoppling, kompetensutveckling och medarbetarsamtal.
Vem ansvarar för onboardingen?
Onboarding är vanligtvis ett gemensamt ansvar mellan flera delar av organisationen.
Chefen har en central roll i introduktionen till arbetsuppgifter, mål, team och förväntningar.
HR kan hålla ihop processen, hantera anställningsrelaterade uppgifter och säkerställa att det finns en gemensam struktur.
IT ansvarar ofta för exempelvis dator, användarkonton, systemåtkomst och andra tekniska förberedelser.
Kollegor kan bidra med introduktion till arbetssätt, sociala sammanhang och den kunskap som behövs i det dagliga arbetet.
Även den nya medarbetaren är aktiv i processen genom att ta del av information, ställa frågor och följa upp sin introduktion tillsammans med chefen.
Vad är skillnaden mellan onboarding och introduktion?
Begreppen används ibland som synonymer, men onboarding kan beskriva en bredare och mer långsiktig process. Introduktion handlar ofta om de konkreta aktiviteter som hjälper en ny medarbetare att lära känna arbetsplatsen och arbetsuppgifterna.
Onboarding kan även omfatta tiden före första arbetsdagen och den fortsatta uppföljningen under medarbetarens första tid.
Vad är skillnaden mellan onboarding och offboarding?
Onboarding handlar om att hjälpa en ny medarbetare in i organisationen. Offboarding är processen som tar vid när en medarbetare ska lämna.
Båda processerna behöver tydliga aktiviteter, ansvariga personer och uppföljning för att skapa en bra medarbetarupplevelse.
Läs även: Vad är offboarding?
Hur kan onboarding digitaliseras?
När många personer är involverade kan det vara svårt att hålla reda på vem som ska göra vad och när. Digitala checklistor och automatiska påminnelser gör det möjligt att fördela aktiviteter mellan exempelvis HR, chef och IT och följa hur introduktionen fortskrider.
Ett digitalt HR-system kan också samla personal- och anställningsuppgifter och koppla ihop onboarding med andra HR-processer.
Det minskar beroendet av separata Excel-listor, mejltrådar och manuella påminnelser och gör det lättare att använda en gemensam grundprocess för alla nyanställda. Flex HRM Employee har exempelvis stöd för guidade onboardingprocesser, digitala checklistor och uppgifter som tilldelas olika ansvariga.
Skapa en trygg start för varje ny medarbetare
Med Flex HRM Employee kan ni skapa en onboardingprocess anpassad efter er verksamhet. Digitala checklistor och automatiska påminnelser hjälper chef, HR, IT och andra berörda att hålla koll på sina uppgifter och ger bättre överblick över hela processen.
Vanliga frågor om onboarding
När bör onboarding börja?
Onboarding kan med fördel börja redan när anställningsavtalet är klart. Då finns tid att förbereda praktiska saker och ge den nya medarbetaren relevant information inför första arbetsdagen.
Hur lång bör en onboarding vara?
Det finns ingen bestämd längd som passar alla. En enklare roll kan kräva en kortare introduktion, medan en komplex roll kan behöva flera månaders introduktion och uppföljning.
Vad är en onboarding-checklista?
En onboarding-checklista samlar de aktiviteter som behöver genomföras när en ny medarbetare börjar. Den kan också visa när uppgifterna ska vara klara och vem som ansvarar för dem.
Vem ansvarar för onboarding?
Närmaste chef har en viktig roll, men onboarding är vanligtvis ett gemensamt arbete mellan chef, HR, IT och andra berörda funktioner.
Vad är preboarding?
Preboarding är den del av introduktionen som sker innan medarbetarens första arbetsdag. Det kan exempelvis handla om information, dokument, praktiska förberedelser och kontakt med chef eller kollegor.
Läs mer om preboarding och hur du skapar en bra start redan före första arbetsdagen.