Du har været på kundebesøg i tre dage. Du har inviteret kunden på middag, parkeret ved kontoret og taget en taxa til toget. Alle disse omkostninger hører til den samme rejse, men i oversigten har de hidtil ligget som separate linjer. Nu samler appen dem for dig i deres rejseafregning, så du med det samme kan se, hvad der hører sammen. Du kan desuden klarmarkere hele rejseafregningen med et enkelt tryk.
Dine poster samles i deres rejseafregning
Når du registrerer et udlæg i vores nye app, oprettes rejseafregningen automatisk i baggrunden. Det gør registreringen hurtig, fordi du ikke behøver at tænke på rejseafregningen, mens du har kvitteringen i hånden. Men det har også gjort det sværere at se, hvilke poster der hører sammen, når du efterfølgende kigger i oversigten.
Nu viser oversigten Udlæg dine poster samlet pr. rejseafregning. Alle poster, der hører til den samme rejseafregning, vises sammen på et særskilt kort.
Også en post, der ligger alene på sin rejseafregning, vises på et særskilt kort. På den måde er det altid tydeligt, hvilken rejseafregning en post hører til.
Overskriften viser, hvad rejsen drejede sig om
Øverst på kortet ser du rejseafregningens formål som overskrift, for eksempel "Kundebesøg Göteborg". Har rejseafregningen intet formål, viser appen i stedet datoen for posterne, for eksempel "10. sep.".
Under overskriften ser du dato og antal poster, for eksempel "24. sep. • 4 poster". Strækker posterne sig over flere dage, vises datoerne som et interval, fra den tidligste til den seneste.
På kortet vises derefter hver post med navn, dato, din kommentar og beløb. Nederst ser du I alt, det vil sige det samlede beløb for hele rejseafregningen.
Klarmarker hele rejseafregningen på én gang
Nederst i hver rejseafregning finder du knappen Klarmarker. Med ét tryk klarmarkerer du alle poster i rejseafregningen på samme tid.
Se med det samme, om noget mangler
Mangler der noget, for at du kan klarmarkere, viser appen et rødt udråbstegn. Udråbstegnet vises dér, hvor oplysningen mangler: ved rejseafregningens overskrift, hvis det gælder rejseafregningen som helhed, eller ved en enkelt post, hvis det gælder netop den post. Du kan altså allerede i oversigten se, hvad du skal udfylde, og hvor du finder det.
Angiv formål og kontering for hele rejseafregningen
Trykker du på rejseafregningens overskrift, åbnes rejseafregningshovedet. Øverst ser du rejseafregningsnummeret, for eksempel "Rejseafregningsnummer: 2026001". Herunder angiver eller ændrer du formål og kontering for hele rejseafregningen:
- Formål: Du skriver formålet i feltet Formål. Når du gemmer, vises det nye formål med det samme som overskrift på rejseafregningen i oversigten. Formålet gælder rejseafregningen som helhed.
- Kontering: Under formålet vises de konteringsfelter, din organisation bruger. Du trykker på et felt og vælger en værdi. Den værdi, du vælger, følger med til posterne i rejseafregningen. Har du allerede angivet en særskilt kontering på en enkelt post, bevares den.
Obligatoriske felter er markeret med en rød stjerne (*). Mangler en sådan værdi, viser appen en meddelelse nederst om, hvilket felt der er påkrævet. Når alt er udfyldt, trykker du på Gem.
Hvilke konteringsfelter der vises, og om de er obligatoriske, styres af de samme indstillinger som hidtil. Der er altså ingen nye indstillinger at foretage.
Du kan ændre rejseafregningshovedet, så længe rejseafregningen ligger under Til indberetning eller Afslået. Når rejseafregningen er under behandling, godkendt, overført eller udbetalt, kan du se den, men ikke ændre den – på samme måde som for enkelte poster.
Vil du ændre noget på en enkelt post, trykker du på posten. Den åbnes i den samme detaljevisning som hidtil.
Samme overblik i hele oversigten
Rejseafregningerne vises på samme måde i hele oversigten: under Til indberetning, når du trykker på Vis afslåede under Afslået, når du åbner dine poster under behandling, og i Historik. Uanset hvor du kigger, ser du dine poster samlet pr. rejseafregning.
Mere overblik og orden
Med rejseafregningen synlig i oversigten forstår du hurtigere, hvad dine poster drejer sig om, og hvorfor de hører sammen. Du ser formålet og det samlede beløb for hele rejsen på én gang, du ser med det samme, om noget mangler, du angiver formål og kontering ét sted, og du klarmarkerer det hele med ét tryk. For dig, der rejser i jobbet, bliver det lettere at holde orden, og for økonomiafdelingen betyder det rejseafregninger med det rigtige formål og den rigtige kontering fra start.
