Du har vært på kundebesøk i tre dager. Du har spandert middag på kunden, parkert ved kontoret og tatt taxi til toget. Alle disse kostnadene hører til samme reise, men i oversikten har de til nå ligget som separate rader. Nå samler appen dem for deg i reiseregningen deres, slik at du straks ser hva som hører sammen. Du kan dessuten sende hele reiseregningen til godkjenning med ett enkelt trykk.
Postene dine samles i reiseregningen sin
Når du registrerer et utlegg i den nye appen vår, opprettes reiseregningen automatisk i bakgrunnen. Det gjør registreringen rask, siden du ikke trenger å tenke på reiseregningen når du har kvitteringen i hånden. Men det har også gjort det vanskeligere å se hvilke poster som hører sammen når du senere ser i oversikten.
Nå viser oversikten Utlegg postene dine samlet per reiseregning. Alle poster som hører til samme reiseregning, listes sammen i et eget kort.
Også en post som ligger alene på reiseregningen sin, vises i et eget kort. Slik er det alltid tydelig hvilken reiseregning en post tilhører.
Overskriften viser hva reisen gjaldt
Øverst i kortet ser du reiseregningens formål som overskrift, for eksempel «Kundebesøk Göteborg». Har reiseregningen ikke noe formål, viser appen i stedet datoen for postene, for eksempel «10. sep».
Under overskriften ser du dato og antall poster, for eksempel «24. sep • 4 poster». Strekker postene seg over flere dager, vises datoene som et intervall, fra den tidligste til den seneste.
I kortet listes deretter hver post med navn, dato, kommentaren din og beløp. Nederst ser du Sum, altså det totale beløpet for hele reiseregningen.
Send hele reiseregningen til godkjenning på én gang
Nederst i hver reiseregning finner du knappen Send til godkjenning. Med ett trykk sender du alle postene i reiseregningen til godkjenning samtidig.
Se med en gang om noe mangler
Mangler det noe for at du skal kunne sende til godkjenning, viser appen et rødt utropstegn. Utropstegnet vises der opplysningen mangler: ved reiseregningens overskrift hvis det gjelder reiseregningen som helhet, eller ved en enkelt post hvis det gjelder akkurat den posten. Du ser altså allerede i oversikten hva du må fylle inn, og hvor du finner det.
Angi formål og kontering for hele reiseregningen
Trykker du på reiseregningens overskrift, åpnes reiseregningshodet. Øverst ser du reiseregningsnummeret, for eksempel «Reiseregningsnummer: 2026001». Under det angir eller endrer du formål og kontering for hele reiseregningen:
- Formål: Du skriver formålet i feltet Formål. Når du lagrer, vises det nye formålet med en gang som overskrift på reiseregningen i oversikten. Formålet gjelder reiseregningen som helhet.
- Kontering: Under formålet vises konteringsfeltene som organisasjonen din bruker. Du trykker på et felt og velger en verdi. Verdien du velger, følger med til postene i reiseregningen. Har du allerede angitt en egen kontering på en enkelt post, beholdes den.
Felt som må fylles ut, er merket med en rød stjerne (*). Mangler en slik verdi, viser appen en melding nederst om hvilket felt som kreves. Når alt er fylt ut, trykker du på Lagre.
Hvilke konteringsfelt som vises, og om de må fylles ut, styres av de samme innstillingene som tidligere. Det er altså ingen nye innstillinger å gjøre.
Du kan endre reiseregningshodet så lenge reiseregningen ligger under Å rapportere eller Avslått. Når reiseregningen er under behandling, godkjent, overført eller utbetalt, kan du se den, men ikke endre den – på samme måte som for enkeltposter.
Vil du endre noe på en enkelt post, trykker du på posten. Den åpnes i samme detaljvisning som tidligere.
Samme oversikt overalt
Reiseregningene vises på samme måte i hele oversikten: under Å rapportere, når du trykker på Vis avslåtte under Avslått, når du åpner postene dine under behandling, og i Historikk. Uansett hvor du ser, ser du postene dine samlet per reiseregning.
Bedre oversikt og orden
Med reiseregningen synlig i oversikten forstår du raskere hva postene dine gjelder, og hvorfor de hører sammen. Du ser formålet og summen for hele reisen på én gang, du ser med en gang om noe mangler, du angir formål og kontering på ett sted, og du sender alt til godkjenning med ett trykk. For deg som reiser i jobben blir det enklere å holde orden, og for økonomiavdelingen betyr det reiseregninger med riktig formål og riktig kontering fra start.
