Flex Applications personuppgiftspolicy
Syftet med denna policy
Flex Applications Sverige AB, 556616–1948,
(nedan ”vi”, ”oss”, ”vår” eller ”Flex Applications”) är ett specialistföretag som utvecklar kompetenta och användarvänliga system för personaladministration och lönehantering.
I denna personuppgiftspolicy beskriver vi hur vi och våra närstående bolag samlar in, lagrar, delar och behandlar dina personuppgifter om du är besökare på vår webbplats, kontaktperson hos ett leverantörsföretag, kund eller partner till oss, eller om du söker anställning hos oss.
Personuppgiftspolicyn beskriver inte hur dina personuppgifter behandlas i Flex Applications systemlösningar. Om du har frågor om denna typ av personuppgiftsbehandling ska du vända dig till din arbetsgivare, som är personuppgiftsansvarig för behandlingen.
Dina rättigheter
EU:s allmänna dataskyddsförordning, GDPR, ger dig vissa rättigheter när det gäller dina personuppgifter. Om du vill utöva någon av dessa rättigheter gör du det genom att kontakta oss. Vi kan då behöva be dig att bekräfta din identitet och/eller lämna information som gör det möjligt för oss att identifiera vilka uppgifter vi behandlar om dig.
Om du har synpunkter eller klagomål på hur vi har behandlat dina personuppgifter kan du vända dig till relevant tillsynsmyndighet.
Dina rättigheter omfattar:
- Radering – Du har under vissa förutsättningar rätt att begära att vi raderar dina personuppgifter, exempelvis om vi inte längre behöver dem eller om du återkallar ditt samtycke (där det är tillämpligt).
- Rättelse – Du har rätt att begära att vi rättar eller uppdaterar dina personuppgifter om de är felaktiga eller ofullständiga.
- Tillgång till dina personuppgifter – Du har rätt att få information om och begära tillgång till de personuppgifter som vi behandlar om dig. Om du begär det kommer vi att bekräfta om vi behandlar dina personuppgifter och, vid behov, ge dig en kopia av uppgifterna. Om du begär ytterligare kopior förbehåller vi oss rätten att ta ut en rimlig avgift för dessa.
- Begränsning av behandling – Du har under vissa förutsättningar rätt att begära att vi tillfälligt eller permanent begränsar behandlingen av alla eller vissa av dina personuppgifter. Det kan exempelvis vara aktuellt om du bestrider uppgifternas riktighet eller invänder mot behandlingen.
- Invändning mot behandling – Du har under vissa förutsättningar rätt att invända mot vår behandling av dina personuppgifter. Du kan exempelvis invända om Flex Applications grundar behandlingen på vårt eller någon annans berättigade intresse och det saknas tvingande berättigade skäl för behandlingen. Du har även rätt att invända mot behandling av dina personuppgifter för direktmarknadsföring.
- Dataportabilitet – Du har rätt att under vissa förutsättningar begära att få ut dina personuppgifter för att kunna överföra dem till en annan tjänsteleverantör.
- Att inte bli föremål för automatiserat beslutsfattande – Du har rätt att inte bli föremål för beslut som enbart grundas på automatiserad behandling, om beslutet medför rättsliga följder för dig eller på liknande sätt påverkar dig i betydande grad.
Vilka personuppgifter samlar vi in, hur behandlar vi dem och varför?
Vi använder analys- och marknadsföringsverktyg (t.ex. HubSpot) som kan identifiera vilka företag som besöker vår webbplats baserat på IP-adresser och annan tillgänglig information.
Informationen används för att förstå vilka organisationer som visar intresse för våra tjänster samt för att förbättra våra marknadsförings- och försäljningsinsatser.
Behandlingen grundar sig på vårt berättigade intresse av att utveckla och marknadsföra våra tjänster. Informationen behandlas på företagsnivå och används inte för att identifiera enskilda personer.
Cookies
Cookies är små filer som sparas av din webbläsare när du besöker webbplatser. Det finns två huvudsakliga typer av cookies: sessionscookies och permanenta cookies. Sessionscookies lagras endast tillfälligt under ditt besök och raderas när du stänger webbläsaren. Andra cookies lagras under en längre tid och kan känna igen dig när du återvänder till webbplatsen. Denna information är viktig för att vi på Flex Applications ska kunna förbättra och anpassa webbplatsen för våra användare.
Om du inte vill att cookies ska användas kan du ställa in din webbläsare så att den automatiskt nekar cookies eller informerar dig när en webbplats använder cookies. I webbläsarens hjälpavsnitt hittar du mer information om hur du gör detta. Om du inaktiverar cookies kan det innebära att du inte kan använda alla funktioner på vår webbplats och att inställningar och inloggningsuppgifter inte sparas.
Om du inte avvisar cookies när du använder vår webbplats utgår vi från att du accepterar den behandling av personuppgifter som sker genom cookies. Mer information om hur vi använder cookies finns i vår Cookie Policy.
Kontaktuppgifter via webbplatsen
Om du via vår webbplats anger att du vill bli kontaktad av oss, exempelvis genom att prenumerera på vårt nyhetsbrev, anmäla dig till våra event eller fylla i ett intresse- eller kontaktformulär, lämnar du dina kontaktuppgifter till oss.
När du väljer att lämna dina kontaktuppgifter på detta sätt samtycker du till att vi använder dem för att skicka personligt riktade erbjudanden och information till dig.
Flex Applications sparar inte dina kontaktuppgifter längre än vad som är nödvändigt för att vi ska kunna kontakta dig och använder dem inte för andra ändamål än att marknadsföra våra tjänster till dig. Du kan när som helst tacka nej till fortsatt direktmarknadsföring från Flex Applications.
Kontaktpersoner
För att Flex Applications ska kunna fullgöra våra avtal med våra kunder behöver vi ha information om de kontaktpersoner som hanterar avtalsrelationen.
För detta ändamål registrerar och behandlar vi ditt namn, dina kontaktuppgifter (exempelvis telefonnummer och e-postadress) samt din befattning eller titel. Uppgifterna behandlas så länge du är utsedd kontaktperson för det företag där du är anställd. Behandlingen upphör när du inte längre är kontaktperson eller när företaget där du är anställd avslutar avtalsrelationen med Flex Applications.
Flex Applications använder även dina uppgifter för att marknadsföra våra tjänster till företaget där du är anställd samt för att skicka nyhetsbrev och annan information om våra systemlösningar. Flex Applications har ett berättigat intresse av att marknadsföra våra tjänster och tillhandahålla nyheter och annan information om våra systemlösningar till registrerade kontaktpersoner. Du kan när som helst tacka nej till fortsatt direktmarknadsföring från Flex Applications.
Arbetssökande
När du söker en anställning hos Flex Applications behöver du lämna vissa personuppgifter i din ansökan, exempelvis namn, kontaktuppgifter och CV samt eventuell annan information som du frivilligt väljer att inkludera.
Vi behöver behandla dessa uppgifter för att kunna bedöma din ansökan. Flex Applications har ett berättigat intresse av att utvärdera potentiella medarbetare och uppgifterna är även nödvändiga för att vid behov kunna ingå ett anställningsavtal med dig. Flex Applications har dessutom rättsliga skyldigheter i samband med rekryteringsprocessen som kan kräva behandling av dina personuppgifter.
Uppgifterna behandlas av de personer på Flex Applications som ansvarar för rekryteringen till den aktuella tjänsten. Behandlingen sker i syfte att fatta beslut om anställning.
Flex Applications sparar de uppgifter som du har lämnat i din ansökan i två år efter den aktuella rekryteringsprocessen. Detta är nödvändigt för att kunna hantera eventuella anspråk om att Flex Applications inte har följt tillämplig lagstiftning under rekryteringsprocessen. I sådana fall används uppgifterna endast för detta ändamål.
Möten
Vi skapar mötesanteckningar med stöd av AI och verktyget Leexi. I vissa fall kan möten även spelas in, inklusive video, när Leexi används.
Aktivitet: Inspelning av möten, inklusive ljud och, där det är tillämpligt, video, samt insamling, transkribering, lagring, strukturering, delning, anonymisering och radering av bidrag från mötesdeltagare.
Syfte: Syftet är att effektivisera dokumentationen av möten genom att dokumentera viktiga diskussioner och beslut.
Personuppgifter: Namn, roll, muntliga bidrag samt, när videoinspelning används, bild- och videoinspelningar av mötesdeltagare.
Registrerade: Kunder, potentiella kunder och leverantörer.
Rättslig grund: Vårt berättigade intresse av att öka effektivitet, korrekthet, tillgänglighet, transparens och kommunikation.
Säkerhet och integritet
Integriteten och säkerheten för dina personuppgifter är mycket viktig för oss. Flex Applications vidtar därför lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda de personuppgifter som vi behandlar mot obehörig åtkomst, felaktig användning eller utlämning, obehöriga ändringar, olaglig förstöring och oavsiktlig förlust.
Alla våra samarbetspartner, anställda, konsulter och andra personer som har tillgång till eller är involverade i behandlingen av personuppgifter ska respektera sekretessen för dessa uppgifter. Endast personer som behöver tillgång till dina personuppgifter för att kunna utföra sina arbetsuppgifter har tillgång till dem.
Överföring av data
Flex Applications är moderbolag i en koncern med ett antal närstående bolag. All information som vi samlar in eller som du lämnar till oss kan delas med och behandlas av bolag inom Flex Applications-koncernen. Du kan läsa mer om Flex Applications närstående bolag och var de finns här:
https://www.flexhrm.com/contact/
Flex Applications överför inte dina personuppgifter till andra tredje parter. De teknikleverantörer som hjälper oss med utveckling och funktionalitet på FlexApplications.se samt de leverantörer som bistår oss med support, övervakning och skydd av vår tjänstemiljö kan dock ha tillgång till dessa uppgifter.
Personuppgifterna överförs inte utanför Europeiska unionen (EU) eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES).
Hur kontaktar du oss?
Om du har frågor om hur vi behandlar dina personuppgifter eller vill utöva dina rättigheter enligt denna policy eller gällande dataskyddslagstiftning kan du kontakta oss genom att:
Skicka ett mejl till GDPR@flexapplications.se
Ringa vår växel på +46 (0) 19 10 39 15
Kontakta oss på följande adress:
Flex Applications
Åkullegatan 14
703 63 Örebro
Ställa din fråga via denna sida
Ändringar
Flex Applications uppdaterar denna personuppgiftspolicy för att återspegla eventuella förändringar i hur vi behandlar dina personuppgifter. Vi kan även göra de ändringar som krävs för att följa förändringar i tillämplig lagstiftning eller andra rättsliga krav.
Vi rekommenderar att du regelbundet tar del av personuppgiftspolicyn för att hålla dig uppdaterad om hur vi behandlar dina personuppgifter.
Denna version av policyn fastställdes den 8 september 2025.