Flex Applications’ politik om behandling af personoplysninger
Formålet med denne politik
Flex Applications Sverige AB, 556616–1948, (i det følgende benævnt »vores«, »vi«, »os« eller »Flex
Applications”) er et specialiseret firma, der udvikler kompetente og
brugervenlige systemer til personaleadministration og lønadministration.
I denne politik om behandling af personoplysninger beskrives, hvordan vi og vores datterselskaber indsamler,
lagrer, deler og behandler dine personoplysninger, hvis du er: en besøgende på vores
hjemmeside, en kontaktperson i en virksomhed, der er leverandør, kunde eller
samarbejdspartner, eller hvis du søger ansættelse hos os.
Privatlivspolitikken beskriver ikke, hvordan dine personoplysninger behandles i Flex
Applications' systemløsninger. Hvis du har spørgsmål vedrørende denne form for
behandling af personoplysninger, skal du henvende dig til din arbejdsgiver, som er
den dataansvarlige for denne behandling.
Dine rettigheder
EU's databeskyttelsesforordning, også kaldet "GDPR", giver dig visse rettigheder vedrørende dine
personoplysninger. Hvis du ønsker at udøve disse rettigheder, kan du gøre det ved at kontakte
os. Hvis du ønsker at udøve disse rettigheder, kan vi blive nødt til at bede dig om først at bekræfte
din identitet og/eller fremlægger oplysninger, der gør det muligt for os at
identificere, hvilke oplysninger vi behandler om dig.
Hvis du er bekymret over et eller andet aspekt af, hvordan vi har håndteret dine personlige
oplysninger, kan du indberette det til den relevante tilsynsmyndighed.
Dine rettigheder omfatter:
- Sletning – Du har under visse omstændigheder ret til at anmode os om at slette dine personoplysninger, for eksempel hvis vi ikke længere har brug for dem
, eller hvis du trækker dit samtykke tilbage (hvor det er relevant); - Rettelse – Du har ret til at anmode om, at vi retter eller opdaterer dine personoplysninger, hvis de er forkerte eller ufuldstændige;
- Indsigt i dine oplysninger – Du har ret til at blive informeret om og anmode om adgang til de personoplysninger, vi behandler om dig. Hvis du henvender dig til os, bekræfter vi, om vi behandler dine personoplysninger, og hvis det er nødvendigt, giver vi dig en kopi af disse personoplysninger. Hvis du har brug for yderligere kopier, forbeholder vi os retten til at opkræve et rimeligt gebyr herfor;
- Begrænsning – Du har under visse omstændigheder ret til at anmode om, at vi midlertidigt eller permanent indstiller behandlingen af alle eller visse af dine personoplysninger. Dette kan f.eks. være relevant, hvis du bestrider rigtigheden af personoplysningerne, eller hvis du gør indsigelse mod os;
- Indsigelse – Du har under visse omstændigheder ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger. Du kan gøre indsigelse, hvis Flex Applications baserer behandlingen på vores egne eller andres legitime interesser, og vi ikke har tvingende juridiske grunde til behandlingen eller bruger dine personoplysninger til direkte markedsføring;
- Dataportabilitet – Du har ret til at anmode om en kopi af dine personoplysninger med henblik på at overføre disse personoplysninger til brug i en anden parts tjenester; samt
- Ikke at blive genstand for automatiseret beslutningstagning – Du har ret til ikke at blive genstand for beslutninger, der udelukkende er baseret på automatiseret beslutningstagning, hvor beslutningen vil medføre retlige konsekvenser for dig eller anden indvirkning af lignende karakter.
Hvilke personoplysninger indsamler vi, hvordan behandler vi dem, og hvorfor?
Vi bruger analyse- og marketingværktøjer (f.eks. HubSpot), der kan identificere, hvilke virksomheder der besøger vores hjemmeside, baseret på IP-adresser og andre tilgængelige oplysninger.
Disse oplysninger bruges til at forstå, hvilke organisationer der viser interesse for vores tjenester, og til at forbedre vores markedsføring og salg.
Behandlingen er baseret på vores berettigede interesse i at udvikle og markedsføre vores tjenester. Oplysningerne behandles på virksomhedsniveau og bruges ikke til at identificere enkeltpersoner.
Cookies
Cookies er små filer, der gemmes af din webbrowser, når du besøger websider.
Der findes to hovedtyper af cookies: »sessionscookies« og »permanente« cookies.
Sessionscookies gemmes kun under dit besøg og slettes, når du lukker din
browser. Andre cookies gemmes og genkender dig, når du besøger hjemmesiden
igen. Denne information er vigtig for os hos Flex Applications, så vi kan forbedre
og tilpasse hjemmesiden til vores forskellige brugere.
Hvis du ikke ønsker, at der anvendes cookies, kan du indstille din browser, så den
automatisk afviser cookies eller bliver informeret om, at en hjemmeside indeholder cookies.
Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du gør dette, i din webbrowsers hjælpesektion. Hvis du
deaktiverer cookies, kan det betyde, at visse funktioner på vores websider
ikke længere fungerer, og at indstillinger og loginoplysninger ikke gemmes.
Hvis du ikke afviser cookies, går vi ud fra, at du, når du bruger vores hjemmeside,
du giver samtykke til behandlingen af personoplysninger via cookies. Yderligere oplysninger om, hvordan
vi håndterer cookies, findes i vores cookiepolitik.
Kontaktoplysninger via hjemmesiden
Hvis du angiver, at du ønsker at blive kontaktet af os via vores hjemmeside, ved
f.eks. tilmelder dig vores nyhedsbrev, tilmelder dig vores arrangementer, udfylder
vores interesse-/kontaktformularer samt downloader vores hvidbøger, angiver du dine
kontaktoplysninger.
Når du vælger at angive dine kontaktoplysninger på denne måde, giver du samtidig dit
samtykke til, at vi bruger disse til at sende personligt tilpassede tilbud
og information til dig.
Flex Applications gemmer ikke dine kontaktoplysninger længere, end vi har brug for for at
kunne kontakte dig, og vi bruger dem ikke til andre formål end at
markedsføre vores tjenester over for dig. Du kan til enhver tid fravælge yderligere direkte
markedsføring fra Flex Applications.
Kontaktpersoner
For at Flex Applications kan opfylde vores aftaler med vores kunder, har vi brug for
oplysninger om den eller de kontaktpersoner, der skal kontaktes for at håndtere
aftaleforholdet.
For at kunne gøre dette registrerer og behandler vi dit navn, dine
kontaktoplysninger (f.eks. telefonnummer og e-mailadresse) samt din stilling eller titel. Oplysningerne behandles, så længe du er angivet som kontaktperson for
den virksomhed, du er ansat hos. Behandlingen ophører, når du ikke længere er
kontaktperson, eller når den virksomhed, du er ansat i, afbryder aftaleforholdet med
Flex Applications.
Flex Applications bruger også dine oplysninger til at markedsføre vores tjenester
til den virksomhed, du er ansat i, samt til at udsende nyhedsbreve og anden
information om vores systemløsninger. Flex Applications har en berettiget interesse
i at markedsføre sine tjenester samt levere nyheder og anden information
vedrørende vores systemløsninger til registrerede kontaktpersoner. Du kan til enhver tid fravælge yderligere direkte markedsføring fra Flex Applications.
Jobsøgende
Når du søger ansættelse hos Flex Applications, skal du angive visse
personoplysninger i din ansøgning til os, såsom for eksempel: navn, kontaktoplysninger
og CV eller andre oplysninger, som du frivilligt tilføjer til din ansøgning.
Disse oplysninger skal behandles, for at Flex Applications kan vurdere din
ansøgning. Flex Applications har en berettiget interesse i at gennemgå potentielle
medarbejdere, og oplysningerne er desuden nødvendige for at kunne udarbejde en eventuel
ansættelseskontrakt med dig. Flex Applications har desuden lovmæssige forpligtelser, som
opfylde i forbindelse med ansøgningsprocedurer, hvilket kræver behandling af dine
personoplysninger.
Oplysningerne behandles af de personer, der er ansvarlige for rekrutteringen til den ledige
stilling hos Flex Applications. Dette sker med henblik på at træffe en beslutning om ansættelse.
Flex Applications opbevarer de oplysninger, du har angivet i din ansøgning til den pågældende
stilling i to år. Dette er nødvendigt for at kunne håndtere eventuelle påstande
om, at Flex Applications ikke har overholdt gældende lovgivning i ansættelsesprocessen.
Oplysningerne anvendes i sådanne tilfælde udelukkende til dette formål.
Møder
Vi udarbejder mødenotater ved hjælp af AI og værktøjet Leexi.
Aktivitet: Indsamling , transskribering, opbevaring, strukturering, deling, anonymisering og sletning af mundtlige indlæg under møder.
Formål: Formålet er at effektivisere mødereferaterne ved at optage vigtige diskussioner og beslutninger.
Personoplysninger: Navn , rolle og mundtlige indlæg.
Registrerede: Kunder , potentielle kunder, leverandører.
Retsgrundlag: Vores berettigede interesse i at øge effektiviteten, nøjagtigheden, tilgængeligheden, gennemsigtigheden og kommunikationen.
Sikkerhed og fortrolighed
Fortroligheden og sikkerheden af dine personoplysninger er meget vigtig for os. Flex
Applications træffer derfor passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at
beskytte de personoplysninger, vi har under vores kontrol, mod uberettiget
adgang, misbrug eller videregivelse, uautoriseret ændring og ulovlig
destruktion eller utilsigtet tab.
Alle vores partnere, medarbejdere, konsulenter, arbejdstagere og databehandlere, der har
adgang til og er involveret i behandlingen af personoplysninger, skal
respektere fortroligheden af sådanne personoplysninger. Kun de personer,
, der har brug for adgang til dine personoplysninger for at kunne udføre deres
arbejdsopgaver, har adgang til dem.
Overførsel af data
Flex Applications er moderselskab for en koncern, der omfatter en række
datterselskaber. Alle oplysninger, som vi indsamler, eller som du stiller til rådighed for os, kan
deles og behandles af alle selskaber i Flex Applications-koncernen.
Flex Applications videregiver ikke dine personoplysninger til nogen tredjepart,
men de teknologileverandører, der bistår os med funktionsudviklingen af
FlexApplications.se samt dem, der bistår os med drift, overvågning og beskyttelse af
vores servicemiljøer har adgang til disse oplysninger. Personoplysningerne videregives ikke
Den Europæiske Union (EU) eller Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde
(EØS).
Hvordan kan du kontakte os?
Hvis du har spørgsmål til, hvordan Flex Applications behandler dine personoplysninger, eller
ønsker at udøve dine rettigheder i henhold til denne politik eller gældende
databeskyttelseslovgivning, kan du kontakte os ved at:
- Sende en besked til GDPR@flexapplications.se;
- Ringe til vores omstillingsbord på +46 (0) 19 10 39 15; eller
- Kontakte os på følgende postadresse: Flex Applications, Åkullegatan 14, 703 63 Örebro
- Indsend dit spørgsmål på denne side
Ændringer
Flex Applications opdaterer denne privatlivspolitik for at afspejle eventuelle
ændringer i vores brug af dine personoplysninger. Vi kan også foretage
ændringer, der er nødvendige for at overholde ændringer i gældende lovgivning eller lovkrav. Vi
opfordrer dig til regelmæssigt at gennemgå denne privatlivspolitik for at få
oplysninger om, hvordan vi bruger dine personoplysninger.
Denne version af politikken er udarbejdet den 8. september 2025.