Flex Applications’ politik om behandling af personoplysninger
Formålet med denne politik
Flex Applications Sverige AB, 556616–1948,
(i det følgende benævnt »vi«, »os«, »vores« eller »Flex Applications«) er en specialiseret virksomhed, der udvikler kompetente og brugervenlige systemer til personaleadministration og lønadministration.
I denne politik om behandling af personoplysninger beskriver vi, hvordan vi og vores tilknyttede selskaber indsamler, opbevarer, deler og behandler dine personoplysninger, hvis du er besøgende på vores hjemmeside, kontaktperson hos en leverandørvirksomhed, kunde eller partner hos os, eller hvis du søger ansættelse hos os.
Denne privatlivspolitik beskriver ikke, hvordan dine personoplysninger behandles i Flex Applications' systemløsninger. Hvis du har spørgsmål om denne type behandling af personoplysninger, skal du henvende dig til din arbejdsgiver, som er den dataansvarlige for behandlingen.
Dine rettigheder
EU's generelle forordning om databeskyttelse, GDPR, giver dig visse rettigheder med hensyn til dine personoplysninger. Hvis du ønsker at udøve nogen af disse rettigheder, kan du gøre det ved at kontakte os. Vi kan i så fald være nødt til at bede dig om at bekræfte din identitet og/eller give oplysninger, der gør det muligt for os at identificere, hvilke oplysninger vi behandler om dig.
Hvis du har bemærkninger eller klager over, hvordan vi har behandlet dine personoplysninger, kan du henvende dig til den relevante tilsynsmyndighed.
Dine rettigheder omfatter:
- Sletning – Du har under visse forudsætninger ret til at anmode om, at vi sletter dine personoplysninger, f.eks. hvis vi ikke længere har brug for dem, eller hvis du tilbagekalder dit samtykke (hvor det er relevant).
- Rettelse – Du har ret til at anmode om, at vi retter eller opdaterer dine personoplysninger, hvis de er forkerte eller ufuldstændige.
- Adgang til dine personoplysninger – Du har ret til at få oplysninger om og anmode om adgang til de personoplysninger, vi behandler om dig. Hvis du anmoder herom, vil vi bekræfte, om vi behandler dine personoplysninger, og om nødvendigt give dig en kopi af oplysningerne. Hvis du anmoder om yderligere kopier, forbeholder vi os retten til at opkræve et rimeligt gebyr herfor.
- Begrænsning af behandlingen – Du har under visse forudsætninger ret til at anmode om, at vi midlertidigt eller permanent begrænser behandlingen af alle eller visse af dine personoplysninger. Dette kan f.eks. være relevant, hvis du bestrider oplysningernes rigtighed eller gør indsigelse mod behandlingen.
- Indsigelse mod behandling – Du har under visse forudsætninger ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger. Du kan f.eks. gøre indsigelse, hvis Flex Applications baserer behandlingen på vores eller en andens berettigede interesse, og der ikke foreligger tvingende berettigede grunde til behandlingen. Du har også ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine personoplysninger til direkte markedsføring.
- Dataportabilitet – Du har under visse forudsætninger ret til at anmode om at få udleveret dine personoplysninger for at kunne overføre dem til en anden tjenesteudbyder.
- Retten til ikke at blive genstand for automatiseret beslutningstagning – Du har ret til ikke at blive genstand for beslutninger, der udelukkende er baseret på automatiseret behandling, hvis beslutningen medfører retlige konsekvenser for dig eller på lignende måde påvirker dig i væsentlig grad.
Hvilke personoplysninger indsamler vi, hvordan behandler vi dem, og hvorfor?
Vi bruger analyse- og marketingværktøjer (f.eks. HubSpot), der kan identificere, hvilke virksomheder der besøger vores hjemmeside, baseret på IP-adresser og andre tilgængelige oplysninger.
Oplysningerne bruges til at forstå, hvilke organisationer der viser interesse for vores tjenester, samt til at forbedre vores markedsførings- og salgsindsats.
Behandlingen er baseret på vores berettigede interesse i at udvikle og markedsføre vores tjenester. Oplysningerne behandles på virksomhedsniveau og anvendes ikke til at identificere enkeltpersoner.
Cookies
Cookies er små filer, som din browser gemmer, når du besøger hjemmesider. Der findes to hovedtyper af cookies: sessionscookies og permanente cookies. Sessionscookies gemmes kun midlertidigt under dit besøg og slettes, når du lukker browseren. Andre cookies gemmes i længere tid og kan genkende dig, når du vender tilbage til hjemmesiden. Disse oplysninger er vigtige for, at vi hos Flex Applications kan forbedre og tilpasse hjemmesiden til vores brugere.
Hvis du ikke ønsker, at der anvendes cookies, kan du indstille din browser, så den automatisk afviser cookies eller informerer dig, når et websted bruger cookies. I din browsers hjælpesektion finder du yderligere oplysninger om, hvordan du gør dette. Hvis du deaktiverer cookies, kan det betyde, at du ikke kan benytte alle funktioner på vores hjemmeside, og at indstillinger og loginoplysninger ikke gemmes.
Hvis du ikke afviser cookies, når du bruger vores hjemmeside, antager vi, at du accepterer den behandling af personoplysninger, der sker via cookies. Du kan finde mere information om, hvordan vi bruger cookies, i vores cookiepolitik.
Kontaktoplysninger via hjemmesiden
Hvis du via vores hjemmeside angiver, at du ønsker at blive kontaktet af os, f.eks. ved at abonnere på vores nyhedsbrev, tilmelde dig vores arrangementer eller udfylde en interesse- eller kontaktformular, giver du os dine kontaktoplysninger.
Når du vælger at afgive dine kontaktoplysninger på denne måde, giver du samtykke til, at vi bruger dem til at sende personligt tilpassede tilbud og information til dig.
Flex Applications opbevarer ikke dine kontaktoplysninger længere, end det er nødvendigt for, at vi kan kontakte dig, og bruger dem ikke til andre formål end at markedsføre vores tjenester over for dig. Du kan til enhver tid fravælge yderligere direkte markedsføring fra Flex Applications.
Kontaktpersoner
For at Flex Applications kan opfylde vores aftaler med vores kunder, har vi brug for oplysninger om de kontaktpersoner, der varetager aftaleforholdet.
Til dette formål registrerer og behandler vi dit navn, dine kontaktoplysninger (f.eks. telefonnummer og e-mailadresse) samt din stilling eller titel. Oplysningerne behandles, så længe du er udpeget som kontaktperson for den virksomhed, hvor du er ansat. Behandlingen ophører, når du ikke længere er kontaktperson, eller når den virksomhed, hvor du er ansat, afslutter aftaleforholdet med Flex Applications.
Flex Applications bruger også dine oplysninger til at markedsføre vores tjenester over for den virksomhed, hvor du er ansat, samt til at sende nyhedsbreve og anden information om vores systemløsninger. Flex Applications har en berettiget interesse i at markedsføre vores tjenester og levere nyheder og anden information om vores systemløsninger til registrerede kontaktpersoner. Du kan til enhver tid fravælge yderligere direkte markedsføring fra Flex Applications.
Jobsøgende
Når du søger ansættelse hos Flex Applications, skal du angive visse personoplysninger i din ansøgning, f.eks. navn, kontaktoplysninger og CV samt eventuelle andre oplysninger, som du frivilligt vælger at medtage.
Vi er nødt til at behandle disse oplysninger for at kunne vurdere din ansøgning. Flex Applications har en berettiget interesse i at vurdere potentielle medarbejdere, og oplysningerne er også nødvendige for, at vi om nødvendigt kan indgå en ansættelseskontrakt med dig. Flex Applications har desuden juridiske forpligtelser i forbindelse med rekrutteringsprocessen, som kan kræve behandling af dine personoplysninger.
Oplysningerne behandles af de personer hos Flex Applications, der er ansvarlige for rekrutteringen til den pågældende stilling. Behandlingen sker med det formål at træffe en beslutning om ansættelse.
Flex Applications opbevarer de oplysninger, du har angivet i din ansøgning, i to år efter den aktuelle rekrutteringsproces. Dette er nødvendigt for at kunne håndtere eventuelle klager over, at Flex Applications ikke har overholdt gældende lovgivning under rekrutteringsprocessen. I sådanne tilfælde anvendes oplysningerne udelukkende til dette formål.
Møder
Vi udarbejder mødenotater ved hjælp af AI og værktøjet Leexi. I visse tilfælde kan møder også optages, herunder video, når Leexi anvendes.
Aktivitet: Optagelse af møder, herunder lyd og, hvor det er relevant, video, samt indsamling, transskribering, opbevaring, strukturering, deling, anonymisering og sletning af bidrag fra mødedeltagere.
Formål: Formålet er at effektivisere dokumentationen af møder ved at dokumentere vigtige diskussioner og beslutninger.
Personoplysninger: Navn, rolle, mundtlige bidrag samt, når der anvendes videooptagelse, billed- og videooptagelser af mødedeltagere.
Registrerede: Kunder, potentielle kunder og leverandører.
Retsgrundlag: Vores berettigede interesse i at øge effektiviteten, nøjagtigheden, tilgængeligheden, gennemsigtigheden og kommunikationen.
Sikkerhed og integritet
Integriteten og sikkerheden af dine personoplysninger er meget vigtig for os. Flex Applications træffer derfor passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at beskytte de personoplysninger, vi behandler, mod uautoriseret adgang, forkert brug eller videregivelse, uautoriserede ændringer, ulovlig destruktion og utilsigtet tab.
Alle vores samarbejdspartnere, medarbejdere, konsulenter og andre personer, der har adgang til eller er involveret i behandlingen af personoplysninger, skal respektere fortroligheden af disse oplysninger. Kun personer, der har brug for adgang til dine personoplysninger for at kunne udføre deres arbejdsopgaver, har adgang til dem.
Overførsel af data
Flex Applications er moderselskab i en koncern med en række tilknyttede selskaber. Alle oplysninger, som vi indsamler, eller som du giver os, kan deles med og behandles af selskaber inden for Flex Applications-koncernen. Du kan læse mere om Flex Applications’ tilknyttede selskaber og deres beliggenhed her:
https://www.flexhrm.com/contact/
Flex Applications overfører ikke dine personoplysninger til andre tredjeparter. De teknologileverandører, der hjælper os med udvikling og funktionalitet på FlexApplications.se, samt de leverandører, der bistår os med support, overvågning og beskyttelse af vores tjenestemiljø, kan dog have adgang til disse oplysninger.
Personoplysningerne overføres ikke uden for Den Europæiske Union (EU) eller Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde (EØS).
Hvordan kan du kontakte os?
Hvis du har spørgsmål om, hvordan vi behandler dine personoplysninger, eller ønsker at udøve dine rettigheder i henhold til denne politik eller gældende lovgivning om databeskyttelse, kan du kontakte os ved at:
Sende en e-mail til GDPR@flexapplications.se
Ring til vores omstillingsbord på +46 (0) 19 10 39 15
Kontakte os på følgende adresse:
Flex Applications
Åkullegatan 14
703 63 Örebro
Stil dit spørgsmål via denne side
Ændringer
Flex Applications opdaterer denne privatlivspolitik for at afspejle eventuelle ændringer i den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Vi kan også foretage de ændringer, der er nødvendige for at overholde ændringer i gældende lovgivning eller andre juridiske krav.
Vi anbefaler, at du regelmæssigt gennemlæser denne privatlivspolitik for at holde dig opdateret om, hvordan vi behandler dine personoplysninger.
Denne version af politikken blev vedtaget den 8. september 2025.