Flex Applications’ personvernpolicy
Formålet med denne policyen
Flex Applications Sverige AB, 556616–1948,
(heretter «vi», «oss», «vår» eller «Flex Applications») er et spesialistfirma som utvikler kompetente og brukervennlige systemer for personaladministrasjon og lønnsbehandling.
I denne personvernerklæringen beskriver vi hvordan vi og våre tilknyttede selskaper samler inn, lagrer, deler og behandler dine personopplysninger dersom du er besøkende på nettstedet vårt, kontaktperson hos en leverandør, kunde eller samarbeidspartner av oss, eller dersom du søker jobb hos oss.
Personvernreglene beskriver ikke hvordan dine personopplysninger behandles i Flex Applications’ systemløsninger. Hvis du har spørsmål om denne typen behandling av personopplysninger, må du henvende deg til din arbeidsgiver, som er behandlingsansvarlig for behandlingen.
Dine rettigheter
EUs personvernforordning (GDPR) gir deg visse rettigheter når det gjelder dine personopplysninger. Hvis du ønsker å utøve noen av disse rettighetene, kan du gjøre det ved å kontakte oss. Vi kan da måtte be deg om å bekrefte identiteten din og/eller oppgi informasjon som gjør det mulig for oss å identifisere hvilke opplysninger vi behandler om deg.
Hvis du har innspill eller klager på hvordan vi har behandlet dine personopplysninger, kan du henvende deg til den relevante tilsynsmyndigheten.
Dine rettigheter omfatter:
- Sletting – Du har under visse forutsetninger rett til å be om at vi sletter dine personopplysninger, for eksempel hvis vi ikke lenger trenger dem eller hvis du trekker tilbake ditt samtykke (der det er aktuelt).
- Rettelse – Du har rett til å be om at vi retter eller oppdaterer dine personopplysninger dersom de er feilaktige eller ufullstendige.
- Tilgang til dine personopplysninger – Du har rett til å få informasjon om og be om tilgang til de personopplysningene vi behandler om deg. Hvis du ber om det, vil vi bekrefte om vi behandler dine personopplysninger og, om nødvendig, gi deg en kopi av opplysningene. Dersom du ber om flere kopier, forbeholder vi oss retten til å kreve et rimelig gebyr for disse.
- Begrensning av behandling – Under visse forutsetninger har du rett til å be om at vi midlertidig eller permanent begrenser behandlingen av alle eller enkelte av dine personopplysninger. Dette kan for eksempel være aktuelt dersom du bestrider opplysningenes riktighet eller gjør innsigelse mot behandlingen.
- Innvending mot behandling – Du har under visse forutsetninger rett til å innvende mot vår behandling av dine personopplysninger. Du kan for eksempel innvende dersom Flex Applications baserer behandlingen på vår eller andres berettigede interesse, og det ikke foreligger tvingende berettigede grunner for behandlingen. Du har også rett til å gjøre innsigelse mot behandling av dine personopplysninger for direkte markedsføring.
- Dataportabilitet – Du har rett til, under visse forutsetninger, å be om å få ut dine personopplysninger for å kunne overføre dem til en annen tjenesteleverandør.
- Rett til ikke å bli gjenstand for automatisert beslutningstaking – Du har rett til ikke å bli gjenstand for beslutninger som utelukkende er basert på automatisert behandling, dersom beslutningen medfører rettslige konsekvenser for deg eller på lignende måte påvirker deg i betydelig grad.
Hvilke personopplysninger samler vi inn, hvordan behandler vi dem og hvorfor?
Vi bruker analyse- og markedsføringsverktøy (f.eks. HubSpot) som kan identifisere hvilke bedrifter som besøker nettstedet vårt basert på IP-adresser og annen tilgjengelig informasjon.
Informasjonen brukes til å forstå hvilke organisasjoner som viser interesse for tjenestene våre, samt til å forbedre markedsførings- og salgsarbeidet vårt.
Behandlingen er basert på vår berettigede interesse i å utvikle og markedsføre våre tjenester. Informasjonen behandles på bedriftsnivå og brukes ikke til å identifisere enkeltpersoner.
Informasjonskapsler
Informasjonskapsler er små filer som lagres av nettleseren din når du besøker nettsteder. Det finnes to hovedtyper av informasjonskapsler: sesjonskapsler og permanente informasjonskapsler. Sesjonskapsler lagres kun midlertidig under besøket ditt og slettes når du lukker nettleseren. Andre informasjonskapsler lagres over lengre tid og kan gjenkjenne deg når du kommer tilbake til nettstedet. Denne informasjonen er viktig for at vi i Flex Applications skal kunne forbedre og tilpasse nettstedet for brukerne våre.
Hvis du ikke ønsker at informasjonskapsler skal brukes, kan du stille inn nettleseren din slik at den automatisk avviser informasjonskapsler eller informerer deg når et nettsted bruker informasjonskapsler. I hjelpeavsnittet i nettleseren finner du mer informasjon om hvordan du gjør dette. Hvis du deaktiverer informasjonskapsler, kan det bety at du ikke kan bruke alle funksjonene på nettstedet vårt, og at innstillinger og påloggingsopplysninger ikke lagres.
Hvis du ikke avviser informasjonskapsler når du bruker nettstedet vårt, antar vi at du godtar behandlingen av personopplysninger som skjer gjennom informasjonskapsler. Mer informasjon om hvordan vi bruker informasjonskapsler finner du i vår policy for informasjonskapsler.
Kontaktopplysninger via nettstedet
Hvis du via nettstedet vårt oppgir at du ønsker å bli kontaktet av oss, for eksempel ved å abonnere på nyhetsbrevet vårt, melde deg på arrangementene våre eller fylle ut et interesse- eller kontaktskjema, gir du oss dine kontaktopplysninger.
Når du velger å oppgi kontaktopplysningene dine på denne måten, samtykker du i at vi bruker dem til å sende deg personlig tilpassede tilbud og informasjon.
Flex Applications lagrer ikke kontaktopplysningene dine lenger enn det som er nødvendig for at vi skal kunne kontakte deg, og bruker dem ikke til andre formål enn å markedsføre tjenestene våre til deg. Du kan når som helst melde deg av videre direkte markedsføring fra Flex Applications.
Kontaktpersoner
For at Flex Applications skal kunne oppfylle avtalene våre med kundene, trenger vi informasjon om kontaktpersonene som håndterer avtaleforholdet.
For dette formålet registrerer og behandler vi ditt navn, dine kontaktopplysninger (for eksempel telefonnummer og e-postadresse) samt din stilling eller tittel. Opplysningene behandles så lenge du er utpekt som kontaktperson for selskapet der du er ansatt. Behandlingen opphører når du ikke lenger er kontaktperson, eller når selskapet der du er ansatt avslutter avtaleforholdet med Flex Applications.
Flex Applications bruker også opplysningene dine til å markedsføre tjenestene våre til bedriften der du er ansatt, samt til å sende nyhetsbrev og annen informasjon om systemløsningene våre. Flex Applications har en berettiget interesse i å markedsføre tjenestene våre og formidle nyheter og annen informasjon om systemløsningene våre til registrerte kontaktpersoner. Du kan når som helst melde deg av videre direktemarkedsføring fra Flex Applications.
Jobbsøkere
Når du søker jobb hos Flex Applications, må du oppgi visse personopplysninger i søknaden din, for eksempel navn, kontaktopplysninger og CV, samt eventuell annen informasjon du frivillig velger å inkludere.
Vi må behandle disse opplysningene for å kunne vurdere søknaden din. Flex Applications har en berettiget interesse i å vurdere potensielle medarbeidere, og opplysningene er også nødvendige for å kunne inngå en ansettelsesavtale med deg ved behov. Flex Applications har dessuten rettslige forpliktelser i forbindelse med rekrutteringsprosessen som kan kreve behandling av dine personopplysninger.
Opplysningene behandles av de ansatte hos Flex Applications som har ansvaret for rekrutteringen til den aktuelle stillingen. Behandlingen skjer med det formål å treffe en beslutning om ansettelse.
Flex Applications lagrer opplysningene du har oppgitt i søknaden din i to år etter den aktuelle rekrutteringsprosessen. Dette er nødvendig for å kunne håndtere eventuelle påstander om at Flex Applications ikke har fulgt gjeldende lovgivning under rekrutteringsprosessen. I slike tilfeller brukes opplysningene utelukkende til dette formålet.
Møter
Vi utarbeider møtereferater ved hjelp av AI og verktøyet Leexi. I enkelte tilfeller kan møter også bli tatt opp, inkludert video, når Leexi brukes.
Aktivitet: Opptak av møter, inkludert lyd og, der det er aktuelt, video, samt innsamling, transkripsjon, lagring, strukturering, deling, anonymisering og sletting av bidrag fra møtedeltakere.
Formål: Formålet er å effektivisere dokumentasjonen av møter ved å dokumentere viktige diskusjoner og beslutninger.
Personopplysninger: Navn, rolle, muntlige innspill samt, når videoopptak benyttes, bilde- og videoopptak av møtedeltakere.
Registrerte: Kunder, potensielle kunder og leverandører.
Rettslig grunnlag: Vår berettigede interesse i å øke effektivitet, nøyaktighet, tilgjengelighet, åpenhet og kommunikasjon.
Sikkerhet og personvern
Integriteten og sikkerheten til dine personopplysninger er svært viktig for oss. Flex Applications iverksetter derfor egnede tekniske og organisatoriske tiltak for å beskytte personopplysningene vi behandler mot uautorisert tilgang, feilaktig bruk eller utlevering, uautoriserte endringer, ulovlig sletting og utilsiktet tap.
Alle våre samarbeidspartnere, ansatte, konsulenter og andre personer som har tilgang til eller er involvert i behandlingen av personopplysninger, skal respektere konfidensialiteten til disse opplysningene. Kun personer som trenger tilgang til dine personopplysninger for å kunne utføre sine arbeidsoppgaver, har tilgang til dem.
Overføring av data
Flex Applications er morselskapet i en konsern med en rekke tilknyttede selskaper. All informasjon som vi samler inn eller som du gir oss, kan deles med og behandles av selskaper innen Flex Applications-konsernet. Du kan lese mer om Flex Applications’ tilknyttede selskaper og hvor de befinner seg her:
https://www.flexhrm.com/contact/
Flex Applications overfører ikke dine personopplysninger til andre tredjeparter. De teknologileverandørene som hjelper oss med utvikling og funksjonalitet på FlexApplications.se, samt de leverandørene som bistår oss med support, overvåking og beskyttelse av vårt tjenestemiljø, kan imidlertid ha tilgang til disse opplysningene.
Personopplysningene overføres ikke utenfor Den europeiske union (EU) eller Det europeiske økonomiske samarbeidsområdet (EØS).
Hvordan kan du kontakte oss?
Hvis du har spørsmål om hvordan vi behandler dine personopplysninger eller ønsker å utøve dine rettigheter i henhold til denne erklæringen eller gjeldende personvernlovgivning, kan du kontakte oss ved å:
Sende en e-post til GDPR@flexapplications.se
Ringe vår sentral på +46 (0) 19 10 39 15
Kontakte oss på følgende adresse:
Flex Applications
Åkullegatan 14
703 63 Örebro
Still spørsmålet ditt via denne siden
Endringer
Flex Applications oppdaterer denne personvernerklæringen for å gjenspeile eventuelle endringer i hvordan vi behandler dine personopplysninger. Vi kan også foreta de endringene som er nødvendige for å overholde endringer i gjeldende lovgivning eller andre juridiske krav.
Vi anbefaler at du regelmessig leser personvernerklæringen for å holde deg oppdatert om hvordan vi behandler dine personopplysninger.
Denne versjonen av erklæringen ble vedtatt 8. september 2025.