Oavsett om du fotar ett kvitto själv, ber Flexie skapa utlägget åt dig eller öppnar ett utlägg du redan har registrerat, ska det kännas likadant. Samma fält, samma krav och samma gränser. Därför bygger vi nu om hur utläggen fungerar i nya appen. Alla vägar in till ett utlägg ska använda ett och samma formulär och en och samma uppsättning regler.
Flexie tar dig till formuläret du redan känner igen
Idag finns det två helt olika sätt att skapa ett utlägg: knappen för att fota kvitto och Flexie. När du skickar en kvittobild till Flexie och ber henne skapa ett utlägg kommer hon i stället att ta dig vidare till samma formulär som när du fotar kvittot själv. Flexie hjälper dig att komma igång, och sedan fyller du i och kontrollerar utlägget i en vy du redan är van vid. Du behöver inte lära dig två sätt att göra samma sak.
Samma formulär när du tittar på ett befintligt utlägg
När du öppnar ett utlägg du redan har registrerat kommer du att se samma formulär som när du skapade det. Har utlägget statusen Att rapportera eller Avslagen kan du ändra direkt i formuläret. Har det statusen Under behandling eller Historik visas samma formulär, men skrivskyddat. Du känner igen dig, och det är tydligt vad du kan och inte kan ändra.
Inga överraskningar mellan olika vyer
Utläggskoden styr vilka fält du ser, vilka som är obligatoriska, vilka som är låsta och vilka gränser som gäller, till exempel max-belopp, moms eller saldo. Det gäller även de extra fält som visas för vissa typer av utlägg, till exempel representation och norsk logi. Reglerna kommer att tolkas på exakt samma sätt oavsett om du fotar kvittot, använder Flexie eller öppnar utlägget i efterhand. Ett fält som är obligatoriskt på ett ställe är obligatoriskt överallt. Då minskar risken att du skickar in ett utlägg som ser rätt ut för dig men som sedan behöver kompletteras eller blir avslaget.
Du ser direkt om något inte stämmer
När du fyller i belopp, moms eller andra värden kommer du att se direkt om något inte stämmer. Det kan till exempel vara att ett obligatoriskt fält är tomt, att beloppet är över max-beloppet eller att momsen är högre än totalbeloppet. Du rättar till det medan du ändå är inne i utlägget, i stället för att upptäcka det i efterhand. Byter du utläggskod, valuta eller datum uppdateras formuläret, så att du alltid ser de fält och regler som gäller för just det valet.
Snabbare förbättringar framåt
När reglerna finns på ett ställe i stället för tre räcker det att vi gör en ändring en gång för att den ska gälla överallt. Nya fält och justerade regler kommer därför att nå dig snabbare, och de fungerar likadant från första dagen, oavsett hur du registrerar dina utlägg.
Inget du behöver ställa om
Varken reglerna, fälten eller hur du ställer in utläggskoder i Flex HRM ändras. Det du redan har ställt in kommer att fungera som tidigare, bara mer enhetligt.
Det här betyder det för dig
Dina utlägg kommer att fungera likadant oavsett om du fotar kvittot, tar hjälp av Flexie eller går tillbaka till ett utlägg du redan har registrerat. Du ser direkt om något behöver rättas, slipper olika beteenden i olika vyer och kan lita på att samma regler gäller överallt. Det ger färre fel, färre kompletteringar och mer tid över till annat. Och när vi utvecklar utläggen vidare kommer förbättringarna att nå dig snabbare.
