Enten du fotograferer en kvittering selv, ber Flexie opprette utlegget for deg eller åpner et utlegg du allerede har registrert, skal det oppleves likt. Samme felt, samme krav og samme grenser. Derfor bygger vi nå om hvordan utleggene fungerer i den nye appen, slik at alle veier inn til et utlegg bruker ett og samme skjema og ett og samme sett med regler.
Flexie tar deg til skjemaet du allerede kjenner igjen
I dag finnes det to helt ulike flyter for å opprette et utlegg: knappen for å fotografere kvittering og Flexie. Når du sender et kvitteringsbilde til Flexie og ber om å få opprettet et utlegg, vil Flexie i stedet ta deg videre til det samme skjemaet som når du fotograferer kvitteringen selv. Du får hjelp av Flexie til å komme i gang, men du fyller ut og kontrollerer utlegget i en visning du allerede er vant til. Du trenger ikke lære deg to måter å gjøre det samme på.
Samme skjema når du ser på et eksisterende utlegg
Når du åpner et utlegg du allerede har registrert, møter du det samme skjemaet som da du opprettet det. Har utlegget statusen Å rapportere eller Avslått, kan du endre direkte i skjemaet. Har det statusen Under behandling eller Historikk, vises det samme skjemaet, men skrivebeskyttet. Du kjenner deg igjen, og det er tydelig hva du kan og ikke kan endre.
Ingen overraskelser mellom ulike visninger
Utleggskoden styrer hvilke felt du ser, hvilke som er obligatoriske, hvilke som er låst og hvilke grenser som gjelder, for eksempel maksbeløp, mva eller saldo. Det gjelder også de ekstra feltene som dukker opp for enkelte typer utlegg, for eksempel representasjon og norsk losji. Disse reglene vil bli tolket på nøyaktig samme måte enten du fotograferer kvitteringen, bruker Flexie eller åpner utlegget i etterkant. Et felt som er obligatorisk ett sted, er obligatorisk overalt. Det reduserer risikoen for at du sender inn et utlegg som ser riktig ut for deg, men som senere må kompletteres eller blir avslått.
Du ser med en gang om noe ikke stemmer
Når du fyller inn beløp, mva eller andre verdier, ser du med en gang om noe ikke stemmer, for eksempel om et obligatorisk felt er tomt, om beløpet overskrider maksbeløpet eller om mva er høyere enn totalbeløpet. Du retter det mens du likevel er inne i utlegget, i stedet for å oppdage det i etterkant. Bytter du utleggskode, valuta eller dato, oppdateres skjemaet slik at du alltid ser feltene og reglene som gjelder for akkurat det valget.
Raskere forbedringer fremover
Fordi reglene vil ligge på ett sted i stedet for tre, holder det at vi gjør en endring én gang for at den skal gjelde overalt. Det betyr at nye felt og justerte regler når deg raskere, og at de fungerer likt fra første dag, uansett hvordan du registrerer utleggene dine.
Ingenting du trenger å stille om
Selve reglene og feltene endres ikke, og heller ikke hvordan du konfigurerer utleggskoder i Flex HRM. Det du allerede har satt opp, vil fungere som før, bare mer enhetlig.
Dette betyr det for deg
Du får én og samme opplevelse av utleggene dine, enten du fotograferer kvitteringen, får hjelp av Flexie eller går tilbake til et utlegg du allerede har registrert. Du ser med en gang om noe må rettes, du slipper ulik oppførsel i ulike visninger, og du kan stole på at de samme reglene gjelder overalt. Det gir færre feil, færre kompletteringer og mer tid til annet. Og når vi videreutvikler utleggene, vil forbedringene nå deg raskere.
