Vad är ett utlägg?
Ett utlägg innebär att en anställd tillfälligt betalar en kostnad för arbetsgivarens räkning med egna pengar och sedan får tillbaka beloppet. Det kan exempelvis handla om hotell, parkering, representation eller andra inköp som hör till arbetet. För att få ersättning behöver medarbetaren normalt kunna visa upp kvitto, faktura eller annat underlag.
Vilka kostnader kan vara utlägg?
Utlägg kan uppstå både under en tjänsteresa och i den vanliga arbetsvardagen. Det avgörande är inte vilken typ av vara eller tjänst som köpts, utan att kostnaden är arbetsgivarens och att medarbetaren tillfälligt har betalat den.
Vanliga exempel kan vara:
- hotell och andra kostnader vid tjänsteresor
- taxi, parkering och andra transportkostnader
- representation
- kontorsmaterial
- facklitteratur
- andra inköp som görs för arbetsgivarens räkning
Skatteverket nämner bland annat facklitteratur, kost, logi och representation som exempel på inköp där det kan vara naturligt att en anställd gör ett utlägg för arbetsgivarens räkning.
Så fungerar ett utlägg
När en medarbetare betalar en kostnad för företagets räkning sparas kvittot eller motsvarande underlag. Medarbetaren registrerar sedan utlägget enligt arbetsgivarens rutiner och anger exempelvis belopp, datum och vad inköpet avser.
Utlägget kan därefter skickas vidare för kontroll och attest. När det har godkänts får medarbetaren tillbaka pengarna.
Exempel: Du köper facklitteratur som behövs i arbetet och betalar 500 kronor med ditt privata kort. Du sparar kvittot och registrerar utlägget hos arbetsgivaren. Efter att utlägget har godkänts får du tillbaka de 500 kronor du tillfälligt har lagt ut.
Om det är fråga om ett tillfälligt utlägg för arbetsgivarens räkning ska ersättningen normalt inte tas upp som inkomst i medarbetarens deklaration.
Vad är skillnaden mellan utlägg och kostnadsersättning?
Ett utlägg innebär att medarbetaren tillfälligt betalar en kostnad som egentligen är arbetsgivarens. När arbetsgivaren betalar tillbaka beloppet får medarbetaren tillbaka de pengar som har lagts ut.
En kostnadsersättning är i stället en ersättning från arbetsgivaren för en kostnad som den anställda själv har haft i tjänsten. Skatteverket skiljer mellan dessa situationer, bland annat när det gäller skattehantering och möjligheten för arbetsgivaren att göra avdrag för ingående moms.
Det är därför viktigt att avgöra vad kostnaden faktiskt avser och vem som ska anses ha gjort inköpet.
Behöver man kvitto för ett utlägg?
Arbetsgivaren behöver underlag som visar vad som har köpts och styrker kostnaden. Det kan exempelvis vara ett kvitto, en faktura eller en liknande handling.
Underlaget är också viktigt för företagets bokföring och kan påverka möjligheten att göra avdrag för ingående moms. För att ett utlägg för arbetsgivarens räkning ska kunna styrkas behöver arbetsgivaren kunna visa att det verkligen rör sig om företagets kostnad.
Med digital utläggshantering kan kvittot fotograferas eller skannas direkt och kopplas till det registrerade utlägget.
Utlägg vid tjänsteresor
Utlägg är vanligt förekommande vid tjänsteresor. En medarbetare kan exempelvis betala hotell, taxi eller andra kostnader och sedan registrera dem tillsammans med resan.
Utläggen kan då ingå i en reseräkning, tillsammans med uppgifter som behövs för exempelvis traktamente och bilersättning.
Läs även: Vad är en reseräkning?
Hur fungerar digital utläggshantering?
I ett digitalt reseräkningssystem eller utlägssystem kan medarbetaren registrera utlägget och bifoga kvittot direkt. Beroende på system kan uppgifter som datum, belopp, moms och valuta också läsas in eller hanteras automatiskt.
När utlägget är registrerat kan det skickas vidare i ett attestflöde och därefter användas som underlag för exempelvis utbetalning och bokföring.
I Flex HRM kan utlägg registreras med uppgifter om bland annat belopp och moms, och digitala underlag kan kopplas till utlägget. Den nya Flex HRM-appen kan dessutom skanna ett kvitto och tolka bland annat datum, belopp, moms och valuta.
I vår guide hittar du fler tips för att förenkla företagets utläggshantering, från digitala kvitton till smidigare flöden och bättre kostnadskontroll.
Vad behöver arbetsgivare och ekonomi ha koll på?
För att utlägg ska kunna hanteras korrekt behöver arbetsgivaren ha tydliga rutiner för hur inköp ska göras, dokumenteras, godkännas och ersättas.
Det är bland annat bra att tydliggöra:
- vilka typer av utlägg som är tillåtna
- vilka underlag som behöver lämnas in
- hur och när utlägg ska registreras
- vilka beloppsgränser som gäller
- hur utläggen ska konteras
- vem som ska attestera
- hur och när medarbetaren får ersättning
Tydliga rutiner gör det enklare för medarbetaren att göra rätt från början och ger ekonomiavdelningen bättre underlag för bokföring och momshantering.
Slipp kvittokaoset!
Med Flex HRM Travel & Expense kan medarbetarna registrera utlägg och hantera kvitton digitalt. Utläggen kan skickas vidare för attest och användas i det fortsatta flödet för bland annat utbetalning och bokföring. Flex HRM har också stöd för att hämta in utlägg från flera företagskort.
Läs mer om resor och utlägg med Flex HRM Travel & Expense
Vanliga frågor om utlägg
Vad räknas som ett utlägg?
Ett utlägg innebär att en medarbetare tillfälligt betalar en kostnad för arbetsgivarens räkning. Det kan exempelvis handla om hotell, facklitteratur eller representation. Det behöver kunna visas att kostnaden hör till arbetsgivaren.
Måste man ha kvitto för att få ersättning för ett utlägg?
Arbetsgivaren behöver ett underlag som styrker utlägget, exempelvis ett kvitto, en faktura eller en liknande handling. Underlaget behövs bland annat för att visa vad kostnaden avser och för företagets bokföring.
Är ersättning för utlägg skattepliktig?
Om medarbetaren har gjort ett tillfälligt utlägg för arbetsgivarens räkning och utgiften är företagets ska ersättningen inte tas upp som inkomst i medarbetarens deklaration.
Kan ett utlägg ingå i en reseräkning?
Ja. Utlägg för exempelvis hotell, taxi eller andra kostnader under en tjänsteresa kan registreras tillsammans med reseräkningen.
Kan man registrera utlägg med mobilen?
Ja. Digitala system kan göra det möjligt att fotografera eller skanna kvittot och registrera utlägget via mobilen. I Flex HRM-appen kan exempelvis ett kvitto skannas och sparas som ett utläggsutkast.