Vad är en tidrapport?
En tidrapport är ett underlag som visar hur en medarbetare har arbetat under en viss period. Den kan innehålla uppgifter om exempelvis arbetade timmar, frånvaro, övertid och tid som lagts på olika projekt eller aktiviteter. Tidrapporten kan användas som underlag för bland annat lön, fakturering och uppföljning.
Vad innehåller en tidrapport?
Vilka uppgifter som finns i en tidrapport beror på verksamheten, medarbetarens arbetssätt och vad informationen ska användas till.
En tidrapport kan exempelvis innehålla:
- datum och arbetade timmar
- start- och sluttider
- raster
- frånvaro
- övertid och mertid
- flextid
- projekt, kund eller aktivitet
- kommentarer och avvikelser
- attest eller godkännande
En medarbetare behöver inte alltid registrera alla uppgifter manuellt. Om ordinarie arbetstider redan finns i systemet kan det exempelvis räcka att rapportera avvikelser.
Så fungerar en tidrapport
Medarbetaren registrerar sin arbetstid löpande eller i slutet av en viss period. Hur rapporteringen går till beror på verksamhetens rutiner. Det kan exempelvis handla om att registrera antal timmar, stämpla in och ut eller rapportera avvikelser från ett befintligt schema.
När tidrapporten är färdig skickas den ofta vidare till en chef eller annan ansvarig för kontroll och attest. Därefter kan de godkända uppgifterna användas vidare i exempelvis lönehantering, projektuppföljning eller fakturering.
Exempel: Du arbetar normalt åtta timmar om dagen men arbetar två timmar extra på tisdagen och är frånvarande två timmar på fredagen. I tidrapporten registrerar du avvikelserna från din ordinarie arbetstid. När rapporten har attesterats kan uppgifterna användas som underlag för lönen.
Vad används tidrapporter till?
Tidrapporten kan fylla olika funktioner beroende på verksamheten. För lönefunktionen kan den ge underlag för att beräkna exempelvis arbetad tid, frånvaro och övertid. För en projektledare kan samma information användas för att följa hur mycket tid som läggs på ett projekt.
Tidrapporter kan bland annat användas som underlag för:
- löneberäkning
- hantering av frånvaro och övertid
- projektuppföljning
- kundfakturering
- uppföljning av arbetstid
- kostnadsuppföljning
- analys och rapportering
Det gör kvaliteten på tidrapporteringen viktig även för processer som sker efter att medarbetaren har registrerat sin tid.
Hur ofta ska en tidrapport lämnas in?
Hur ofta tidrapporten ska lämnas in beror på arbetsgivarens rutiner och hur informationen används. Rapporteringen kan exempelvis ske dagligen, veckovis eller månadsvis.
När uppgifterna används som underlag för löneberäkning behöver rapporteringen och attesten vara klara i tid inför lönekörningen. För projektbaserade verksamheter kan tätare rapportering också göra det enklare att följa upp projekt och fakturerbar tid.
Läs även: Vad är lönekörning?
Tidrapporten som underlag för lön
Tidrapporten kan innehålla flera uppgifter som påverkar medarbetarens lön. Det kan exempelvis vara arbetade timmar, övertid, frånvaro eller andra avvikelser.
När rapporten är kontrollerad och attesterad kan uppgifterna användas i löneberäkningen. Med digital tidrapportering kan informationen föras vidare till lön utan att samma uppgifter behöver registreras manuellt igen.
Det kan både minska administrationen och risken för fel i överföringen mellan tid och lön.
Tidrapportering på projekt och kunder
I verksamheter där medarbetarna arbetar mot olika projekt eller kunder kan tidrapporten även visa vad arbetstiden har lagts på.
Medarbetaren kan exempelvis fördela dagens timmar mellan olika projekt, kunder eller aktiviteter. Informationen kan sedan användas för att följa upp nedlagd tid, jämföra utfall med budget eller skapa underlag för fakturering.
Det innebär att tidrapporten kan vara ett viktigt underlag för både lön, ekonomi och verksamhetsuppföljning.
Digital eller manuell tidrapport?
Tidrapporter kan hanteras på olika sätt, från pappersblanketter och kalkylblad till digitala tidrapporteringssystem.
Med digital tidrapportering kan medarbetaren registrera sin tid direkt i ett system eller en app. Uppgifterna kan sedan skickas vidare för attest och användas i andra processer utan att behöva registreras på nytt.
Ett digitalt arbetssätt kan också göra det enklare för både medarbetare och chefer att se rapporterad tid, saldon och avvikelser.
Läs även: Vad är ett tidrapporteringssystem?
Från tidrapport till färdigt löneunderlag
Med Flex HRM Time kan medarbetarna rapportera arbetstid, frånvaro och avvikelser digitalt via webb, app eller tidterminal. Uppgifterna kan attesteras och användas vidare i bland annat lön, projektuppföljning och fakturering, så att ni slipper hantera samma information flera gånger.
Vanliga frågor om tidrapporter
Måste anställda lämna tidrapport?
Det beror på verksamheten och vilka regler och rutiner som gäller. Arbetsgivaren kan behöva dokumentera arbetstid och kan kräva att medarbetarna rapporterar sin tid för exempelvis lönehantering, projektuppföljning eller fakturering. Hur rapporteringen ska göras bestäms av arbetsgivaren utifrån de krav som gäller.
Vad ska stå i en tidrapport?
En tidrapport innehåller vanligtvis uppgifter om när eller hur mycket en medarbetare har arbetat. Den kan också innehålla exempelvis frånvaro, övertid, projekt, kunder och aktiviteter. Vilka uppgifter som behövs beror på vad tidrapporten ska användas till.
Vem ska attestera en tidrapport?
Det bestämmer arbetsgivaren utifrån organisationens rutiner och attestflöden. Vanligtvis är det en chef, projektledare eller annan ansvarig som kontrollerar och godkänner rapporten innan uppgifterna används vidare.
Kan en tidrapport användas som underlag för lön?
Ja. Uppgifter från en godkänd tidrapport kan användas som underlag för löneberäkningen, exempelvis för arbetade timmar, frånvaro och övertid.
Kan man lämna tidrapport i mobilen?
Ja. Med ett digitalt tidrapporteringssystem kan det vara möjligt att registrera och skicka in tidrapporten via en app eller mobilanpassad lösning. Det kan vara särskilt användbart för medarbetare som arbetar på olika platser.