Vad är ett schemaläggningssystem?
Ett schemaläggningssystem är ett digitalt verktyg för att planera och administrera medarbetarnas arbetstider och arbetspass. Systemet hjälper arbetsgivaren att skapa scheman, planera bemanningen och hantera förändringar. När schemaläggningen är kopplad till tidrapportering och lön kan information om planerad och faktiskt arbetad tid dessutom följa med genom hela processen.
Vad används ett schemaläggningssystem till?
Ett schemaläggningssystem används för att planera vem som ska arbeta, när och var. Vilka funktioner som finns varierar mellan olika system och verksamheter.
Vanliga funktioner är:
- skapa och publicera arbetsscheman
- planera arbetspass och bemanning
- hantera olika arbetstider och schemacykler
- se tillgängliga medarbetare
- hantera frånvaro och ledighet
- göra schemaändringar
- hantera byten av arbetspass
- följa upp planerad och arbetad tid
- ge medarbetare tillgång till sina scheman
- skapa underlag för tidrapportering och lön
Mer avancerade system kan även ta hänsyn till exempelvis kompetenser, tillgänglighet och personalkostnader när bemanningen planeras.
Så fungerar ett schemaläggningssystem
Chefen eller schemaplaneraren skapar ett schema utifrån verksamhetens bemanningsbehov och medarbetarnas arbetstider. När schemat är klart publiceras det så att medarbetarna kan se när de ska arbeta.
Om förutsättningarna förändras kan schemat uppdateras och berörda medarbetare få information om ändringen.
Exempel: En verksamhet behöver olika många medarbetare under olika tider på dagen. Chefen planerar arbetspassen i schemaläggningssystemet och fördelar dem mellan medarbetarna. När en medarbetare blir frånvarande kan chefen se hur bemanningen påverkas och justera schemat för att täcka behovet.
Vad är skillnaden mellan schemaläggning och bemanningsplanering?
Schemaläggning handlar framför allt om att planera när medarbetarna ska arbeta, medan bemanningsplanering har ett bredare fokus på att säkerställa att verksamheten har rätt antal medarbetare och rätt kompetens på rätt plats och vid rätt tidpunkt.
I praktiken hänger processerna nära ihop. Bemanningsbehovet ligger till grund för schemat, medan schemat visar hur behovet ska täckas med tillgängliga medarbetare. Ett bemanningssystem kan därför innehålla både schemaläggning och funktioner för exempelvis kompetensmatchning, tillgänglighet, kostnadsuppföljning och automatisk bemanning.
Läs mer: Guide till smartare schemaläggning och bemanning
Schemaläggning och arbetstidsregler
När arbetsscheman planeras behöver arbetsgivaren ta hänsyn till de regler och villkor som gäller för medarbetarnas arbetstid. Arbetstidslagen innehåller bland annat bestämmelser om ordinarie arbetstid, övertid, dygnsvila och veckovila. Regler om arbetstid kan också påverkas av kollektivavtal.
Ett schemaläggningssystem kan ge stöd i planeringen och exempelvis varna när vissa arbetstidsregler riskerar att överskridas. Arbetsgivaren ansvarar fortfarande för att schemaläggningen följer de regler och avtal som gäller.
Hur hänger schemaläggning och tidrapportering ihop?
Schemat visar den planerade arbetstiden, medan tidrapporteringen används för att registrera eller följa upp den tid medarbetaren faktiskt arbetar.
När schemaläggning och tidrapportering finns i samma system kan schemat användas som utgångspunkt för tidsregistreringen. Avvikelser, exempelvis frånvaro eller extra arbetad tid, kan sedan registreras och hanteras.
Det minskar behovet av att registrera samma information flera gånger och gör det enklare att jämföra planerad och faktiskt arbetad tid.
Hur hänger schemaläggning och lön ihop?
Arbetstid och avvikelser från schemat kan påverka lönen. Det kan exempelvis handla om arbetade timmar, frånvaro, övertid och ersättning för arbete på obekväm arbetstid.
När schemaläggning, tidrapportering och lön är integrerade kan godkända tidsuppgifter användas vidare i lönehanteringen utan att samma information behöver registreras manuellt på nytt.
Vilka är fördelarna med ett digitalt schemaläggningssystem?
Jämfört med att hantera scheman manuellt, exempelvis i kalkylblad, kan ett digitalt system göra det enklare att hålla informationen aktuell och tillgänglig för både chefer och medarbetare.
Det kan bland annat ge:
- bättre överblick över arbetstider och bemanning
- mindre manuell administration
- enklare hantering av schemaändringar
- tydligare information till medarbetarna
- bättre underlag för tidrapportering
- möjlighet att följa upp planerad och faktiskt arbetad tid
- bättre kontroll över bemanning och personalkostnader
- mindre behov av dubbelregistrering mellan schema, tid och lön
Läs mer: Göra scheman manuellt eller digitalt? Åtta fördelar med ett schemaläggningssystem
Få bättre koll på schemat och bemanningen
Med Flex HRM Plan kan ni skapa scheman, planera bemanningen och ge medarbetarna tillgång till sina arbetstider via webben och mobilen. Systemet kan också hjälpa er att ta hänsyn till exempelvis kompetenser, tillgänglighet, arbetstidsregler och personalkostnader när ni planerar.
Läs mer om schemaläggning och bemanning med Flex HRM Plan
Vanliga frågor om schemaläggningssystem
Är det obligatoriskt att använda ett schemaläggningssystem?
Nej, det finns inget generellt krav på att arbetsgivare måste använda ett digitalt schemaläggningssystem. Arbetsgivaren behöver däremot planera arbetstiden på ett sätt som följer de lagar och avtal som gäller. Ett digitalt system kan göra det enklare att planera och följa upp arbetstiden.
Kan medarbetarna se sitt schema i mobilen?
Ja, många schemaläggningssystem ger medarbetarna möjlighet att se sina arbetspass via mobilen eller en app. I vissa system kan medarbetarna även exempelvis önska eller byta arbetspass. Flex HRM Plan ger tillgång till schemat via både webb och mobil.
Kan ett schemaläggningssystem hantera frånvaro?
Ja, många schemaläggningssystem kan hantera eller visa frånvaro tillsammans med schemat. Det gör det enklare att se hur frånvaron påverkar bemanningen och vilka förändringar som kan behöva göras.
Vad är skillnaden mellan ett schemaläggningssystem och ett tidrapporteringssystem?
Ett schemaläggningssystem används främst för att planera när medarbetarna ska arbeta, medan ett tidrapporteringssystem används för att registrera och följa upp när och hur mycket de faktiskt har arbetat. I många lösningar är funktionerna sammankopplade.
Kan ett schemaläggningssystem kopplas till lön?
Ja. Schemaläggningssystem kan integreras med tid- och lönesystem, eller ingå i samma plattform. Då kan information om arbetstid och avvikelser användas vidare i löneprocessen, vilket minskar behovet av manuell registrering.