Vad är bilersättning?
Bilersättning, ofta kallad milersättning, är en kostnadsersättning som arbetsgivaren kan betala till en medarbetare som använder egen bil eller förmånsbil vid en tjänsteresa. Ersättningen ska kompensera för kostnader som uppstår när bilen används i tjänsten.
Bilersättning kan betalas ut skattefritt upp till de schablonbelopp som Skatteverket fastställer. Vilket belopp som gäller beror på om medarbetaren använder egen bil eller förmånsbil och, för förmånsbilar, vilket drivmedel bilen använder.
Hur stor skattefri bilersättning kan arbetsgivaren betala?
Skatteverket fastställer hur stor bilersättning som kan betalas ut skattefritt vid tjänsteresor. Beloppen kan förändras och bör därför kontrolleras inför utbetalningen.
Aktuella schablonbelopp finns på Skatteverkets sida om traktamente och bilersättning.
Arbetsgivaren kan betala en högre ersättning än schablonbeloppet, men den överskjutande delen ska behandlas som lön.
När är bilersättningen skattefri?
För att bilersättningen ska kunna betalas ut skattefritt behöver resan vara en tjänsteresa. Arbetsgivaren ska också ha ett underlag som visar varför resan har gjorts och hur långt medarbetaren har kört.
För en tjänsteresa med förmånsbil gäller som huvudregel att medarbetaren själv måste ha betalat allt drivmedel för att arbetsgivaren ska kunna betala ut skattefri bilersättning.
För laddhybrider finns ett särskilt undantag. Skattefri bilersättning kan under vissa förutsättningar betalas även om medarbetaren har laddat bilen i anslutning till arbetsplatsen och därför inte har betalat allt drivmedel själv. Aktuella villkor bör alltid kontrolleras hos Skatteverket.
Vilket underlag behövs för bilersättning?
Arbetsgivaren behöver ett tillräckligt underlag för att kunna bedöma om ersättningen kan betalas ut skattefritt. Uppgifterna kan lämnas i en reseräkning eller körjournal.
Underlaget bör bland annat innehålla:
- medarbetarens namn
- datum för tjänsteresan
- resans syfte
- resmål eller körd sträcka
- antal körda kilometer
- vilken bil som har använts
- om det är egen bil eller förmånsbil
- vem som har granskat och attesterat resan
Tydliga underlag gör det lättare att beräkna rätt ersättning och skilja tjänstekörning från privata resor.
Vad händer om arbetsgivaren betalar mer än schablonbeloppet?
Arbetsgivaren får betala en högre bilersättning än Skatteverkets aktuella schablon. Den del som ryms inom schablonbeloppet kan betalas ut skattefritt, förutsatt att övriga villkor är uppfyllda.
Den överskjutande delen ska behandlas som lön. Arbetsgivaren ska därför göra skatteavdrag och betala arbetsgivaravgifter på den delen.
Om arbetsgivaren betalar en lägre ersättning än schablonbeloppet kan medarbetaren under vissa förutsättningar göra avdrag för mellanskillnaden i sin inkomstdeklaration.
Är bilersättning och reseavdrag samma sak?
Nej. Bilersättning är en ersättning som arbetsgivaren kan betala för resor som görs i tjänsten.
Reseavdrag är ett avdrag som en privatperson under vissa förutsättningar kan göra i sin inkomstdeklaration, exempelvis för resor mellan bostaden och arbetsplatsen. Det är två olika regelverk som inte ska blandas ihop.
Resor mellan bostaden och den ordinarie arbetsplatsen är normalt privata arbetsresor, inte tjänsteresor. Om arbetsgivaren ersätter sådana resor är ersättningen normalt skattepliktig.
Hur redovisas bilersättning i AGI?
Skattefri bilersättning upp till schablonbeloppet redovisas med kryss i fält 050 i arbetsgivardeklarationen på individnivå.
Om ersättningen överstiger schablonbeloppet ska den överskjutande delen redovisas som kontant bruttolön. På den delen ska arbetsgivaren göra skatteavdrag och betala arbetsgivaravgifter.
Hur kan bilersättning hanteras digitalt?
I ett digitalt rese- och utläggssystem kan medarbetaren registrera tjänsteresan, körsträckan och resans syfte. Underlaget skickas sedan vidare för granskning och attest.
Ett sammanhållet digitalt flöde kan hjälpa organisationen att:
- använda aktuella schablonbelopp
- beräkna skattefri och skattepliktig ersättning
- samla körjournaler och reseräkningar
- skicka underlagen till rätt attestansvarig
- föra godkända belopp vidare till lön och bokföring
- skapa spårbarhet vid kontroll och uppföljning
Vanliga frågor om bilersättning
Kan arbetsgivaren betala skattefri ersättning för den faktiska drivmedelskostnaden?
Nej, inte som ett alternativ till schablonbeloppet. Skattefri bilersättning för tjänstekörning betalas enligt Skatteverkets fastställda belopp.
Får man bilersättning för resan till jobbet?
Resan mellan bostaden och den ordinarie arbetsplatsen är normalt en privat arbetsresa. Ersättning från arbetsgivaren för en sådan resa är därför vanligtvis skattepliktig.
Kan man få bilersättning för en tjänsteresa med förmånsbil?
Ja, om villkoren är uppfyllda. Som huvudregel ska medarbetaren själv ha betalat allt drivmedel. För laddhybrider finns ett särskilt undantag vid laddning i anslutning till arbetsplatsen.
Är bilersättning skattefri oavsett belopp?
Nej. Ersättningen är skattefri endast upp till Skatteverkets aktuella schablonbelopp och när övriga villkor är uppfyllda. Den del som överstiger schablonbeloppet behandlas som lön.
Måste arbetsgivaren betala bilersättning?
Rätten till bilersättning och ersättningens storlek kan regleras genom kollektivavtal, anställningsavtal, resepolicy eller andra överenskommelser. Skatteverkets schablon anger hur mycket som kan betalas ut skattefritt, inte i sig vad arbetsgivaren måste betala.