Vad är AGI?
AGI står för arbetsgivardeklaration på individnivå. Det innebär att arbetsgivaren varje månad redovisar utbetalda ersättningar, skattepliktiga förmåner och gjorda skatteavdrag separat för varje betalningsmottagare.
Redovisning på individnivå gäller för samtliga arbetsgivare sedan den 1 januari 2019.
Hur fungerar AGI?
Arbetsgivardeklarationen består av två delar:
- Huvuduppgift: Sammanlagda uppgifter för arbetsgivaren under redovisningsperioden.
- Individuppgift: Uppgifter om ersättning, förmåner och skatteavdrag för varje betalningsmottagare.
Uppgifterna lämnas normalt månaden efter att lönen har betalats ut eller den anställda har fått en förmån.
Vad ska redovisas i AGI?
Arbetsgivaren ska redovisa de uppgifter som är relevanta för varje betalningsmottagare. Det kan bland annat vara:
- kontant bruttolön och andra ersättningar för arbete
- avdragen preliminär skatt
- skattepliktiga förmåner
- underlag för arbetsgivaravgifter
- vissa kostnadsersättningar
- frånvaro som påverkar rapporteringsskyldigheten
- uppgifter om arbetsplatsens adress
- personnummer, samordningsnummer eller andra identifikationsuppgifter
Vilka uppgifter som ska lämnas beror på vilken typ av ersättning eller förmån den anställda har fått.
Vilken månad ska lönen redovisas?
Lön och andra ersättningar ska normalt redovisas för den månad då den anställda kunde disponera pengarna. Det är alltså utbetalningsmånaden, inte nödvändigtvis den månad som lönen avser, som styr redovisningen.
Om lön för mars betalas ut den 25 mars ska den redovisas i arbetsgivardeklarationen för mars. Om samma lön i stället betalas ut i april ska den normalt redovisas för april.
Även skattepliktiga förmåner ska redovisas för den månad då den anställda har fått förmånen.
Exempel på AGI
Ett företag betalar ut marslönen den 25 mars. Tre anställda får lön och en av dem har även bilförmån.
I arbetsgivardeklarationen för mars ska företaget lämna:
- en huvuduppgift med företagets sammanlagda arbetsgivaravgifter och skatteavdrag
- en individuppgift för var och en av de tre anställda
- uppgift om bilförmånen på individuppgiften för den anställda som har förmånen
Deklarationen lämnas till Skatteverket i april.
När ska AGI lämnas?
Arbetsgivardeklarationen ska lämnas månaden efter redovisningsperioden. För de flesta arbetsgivare är sista deklarationsdag normalt den 12:e i månaden efter utbetalningen. I januari och augusti gäller normalt den 17:e.
Företag med högre omsättning än 40 miljoner kronor har normalt den 26:e som deklarationsdag, med vissa undantag. Betalningen av arbetsgivaravgifter och avdragen skatt kan behöva göras tidigare än deklarationen lämnas.
De exakta datumen kan variera mellan månader och år. Kontrollera därför alltid den aktuella kalendern hos Skatteverket.
Måste arbetsgivaren lämna AGI utan löneutbetalning?
En arbetsgivare som fortfarande är registrerad som arbetsgivare ska lämna arbetsgivardeklaration för varje redovisningsperiod, även om ingen lön har betalats ut och inga arbetsgivaravgifter eller skatteavdrag ska redovisas.
I sådana fall lämnas en nolldeklaration. Om verksamheten inte längre har anställda eller gör skattepliktiga utbetalningar kan arbetsgivaren behöva avregistrera sig som arbetsgivare.
Hur lämnar man AGI?
Arbetsgivardeklarationen kan lämnas genom:
- Skatteverkets e-tjänst Lämna arbetsgivardeklaration
- uppladdning av en fil från ett löneprogram
- manuell registrering i e-tjänsten
- blankett, om arbetsgivaren inte kan använda e-tjänsten
Ett lönesystem kan sammanställa löneuppgifterna och skapa underlaget som skickas till Skatteverket. Arbetsgivaren ansvarar fortfarande för att uppgifterna är korrekta och lämnas i tid.
Vad är skillnaden mellan AGI och en kontrolluppgift?
AGI lämnas varje månad och innehåller uppgifter per betalningsmottagare. En kontrolluppgift lämnas normalt en gång per år.
Arbetsgivaren ska normalt inte lämna en årlig kontrolluppgift för lön och skatteavdrag som redan har redovisats på individnivå i arbetsgivardeklarationen. Kontrolluppgifter används fortfarande för vissa inkomster och ersättningar som inte redovisas på individnivå i AGI.
Vilken information ska den anställda få?
Arbetsgivaren ska informera den anställda om vilka uppgifter som har redovisats till Skatteverket. Informationen lämnas vanligtvis genom ett lönebesked eller en lönespecifikation.
Den anställda kan använda informationen för att kontrollera bland annat:
- bruttolön
- skatteavdrag
- skattepliktiga förmåner
- kostnadsersättningar
- utbetald nettolön
Uppgifter som arbetsgivaren har redovisat går även att se på den anställdas Mina sidor hos Skatteverket.
Hur rättar man en felaktig AGI?
Om arbetsgivaren upptäcker ett fel ska arbetsgivardeklarationen för den aktuella redovisningsperioden rättas. Det görs normalt genom att lämna en ny, korrigerad arbetsgivardeklaration för perioden.
Rättelsen kan avse:
- huvuduppgiften
- en eller flera individuppgifter
- både huvuduppgiften och individuppgifterna
Hanteringen kan skilja sig åt beroende på om felet gäller lön, en förmån, skatteavdrag eller arbetsgivaravgifter. Felaktigt redovisad och redan inbetald preliminär skatt kan inte alltid hanteras på samma sätt som övriga löneposter. Vid osäkerhet bör arbetsgivaren kontrollera Skatteverkets rättelsevägledning.
Vanliga fel i AGI
Vanliga fel kan vara att:
- lönen redovisas för fel utbetalningsmånad
- en skattepliktig förmån saknas
- fel skatteavdrag redovisas
- uppgifter registreras på fel person
- individuppgifterna inte stämmer med huvuduppgiften
- en avslutad anställning inte hanteras korrekt
- arbetsgivaren glömmer att lämna en nolldeklaration
- rättelser i lönesystemet inte förs över till Skatteverket
Regelbundna avstämningar mellan lönekörning, bokföring, utbetalning och arbetsgivardeklaration minskar risken för fel.
Varför är korrekta AGI-uppgifter viktiga?
Uppgifterna i AGI används bland annat som underlag för den anställdas beskattning och inkomstdeklaration. De kan också användas av myndigheter vid handläggning av ersättningar och andra ärenden.
Felaktiga uppgifter kan därför påverka både arbetsgivarens redovisning och den anställdas registrerade inkomster, skatteavdrag och myndighetsärenden.
Vanliga frågor om AGI
Vad står AGI för?
AGI står för arbetsgivardeklaration på individnivå.
Ska AGI lämnas varje månad?
Ja. En arbetsgivarregistrerad verksamhet ska normalt lämna arbetsgivardeklaration varje månad, även om det inte finns någon lön eller skatt att redovisa.
Ska nettolönen redovisas i AGI?
AGI innehåller bland annat uppgifter om kontant bruttolön, skattepliktiga förmåner och gjort skatteavdrag. Nettolönen är det belopp som återstår efter skatteavdrag och eventuella andra justeringar.
Ska förmåner redovisas i AGI?
Ja, skattepliktiga förmåner ska normalt redovisas för den månad då den anställda har fått förmånen.
Ersätter AGI den årliga kontrolluppgiften?
För lön och skatteavdrag som redovisas på individnivå behövs normalt ingen årlig kontrolluppgift. Kontrolluppgifter finns dock kvar för vissa andra typer av inkomster.
Kan ett lönesystem lämna AGI automatiskt?
Ett lönesystem kan skapa filen eller underlaget som överförs till Skatteverket. Arbetsgivaren ansvarar för att kontrollera, lämna och godkänna uppgifterna.