Vad är löneoutsourcing?
Löneoutsourcing innebär att ett företag låter en extern specialist hantera hela eller delar av lönearbetet. Tjänsten kan omfatta allt från löneberäkning och lönekörning till lönebesked och myndighetsrapportering. Företaget lämnar nödvändiga uppgifter till partnern och behåller ansvaret för att underlagen är korrekta.
Vad kan ingå i löneoutsourcing?
Innehållet anpassas efter företagets behov och avtalet med outsourcingpartnern. Vanliga arbetsuppgifter är:
- kontroll och bearbetning av löneunderlag
- beräkning av lön, tillägg och avdrag
- hantering av semester, frånvaro och förmåner
- genomförande och kontroll av lönekörningar
- framtagning av betalningsunderlag
- distribution av lönebesked
- bokföringsunderlag
- arbetsgivardeklaration på individnivå
- pensions- och statistikrapportering
- stöd vid rättningar, slutlöner och retroaktiva löner
Företaget kan outsourca hela löneprocessen eller behålla vissa moment internt.
Läs mer: Löneoutsourcing i praktiken – vad gör partnern och vad gör företaget?
Så fungerar löneoutsourcing
Löneoutsourcing bygger på en tydlig ansvarsfördelning mellan företaget och outsourcingpartnern.
- Medarbetare och chefer registrerar och attesterar tid, frånvaro, semester, resor och andra löneunderlag.
- Outsourcingpartnern bearbetar uppgifterna i lönesystemet.
- Partnern genomför lönekörningen och kontrollerar resultatet.
- Företaget granskar och godkänner lönerna.
- Betalningsunderlag och lönebesked skapas.
- Avtalad rapportering och arbetsgivardeklaration på individnivå, AGI, hanteras.
Exempel
Ett företag med 80 anställda registrerar tid, frånvaro och utlägg i sina digitala system. Cheferna attesterar uppgifterna före månadens brytdatum.
Outsourcingpartnern hämtar underlagen, genomför lönekörningen och skickar en preliminär lönelista till företagets kontaktperson. När lönerna har godkänts skapas betalningsunderlag och lönebesked. Partnern tar därefter fram avtalade underlag för bokföring, AGI och annan rapportering.
Varför väljer företag löneoutsourcing?
Lönehantering kräver tid, aktuella kunskaper och fungerande bemanning varje månad. Outsourcing kan vara relevant för företag som:
- saknar en egen löneavdelning
- är beroende av en eller ett fåtal nyckelpersoner
- behöver stöd vid sjukdom, semester eller vakanser
- har svårt att rekrytera eller behålla lönekompetens
- vill frigöra tid till andra arbetsuppgifter
- behöver hantera flera bolag eller kollektivavtal
- vill komplettera den interna lönefunktionen
Möjliga fördelar är tillgång till specialistkompetens, mindre personberoende och möjlighet att anpassa tjänsten när verksamhetens behov förändras.
Läs mer om när det kan vara dags att outsourca lönehanteringen.
Vilket ansvar har företaget?
Även när en extern partner utför lönearbetet behöver företaget ha insyn i processen och en utsedd intern kontaktperson.
Företaget behöver bland annat:
- lämna korrekta och fullständiga underlag
- attestera uppgifter inom avtalad tid
- informera om ändrade anställningsvillkor och avtal
- granska och godkänna lönekörningen
- fatta verksamhetsspecifika beslut
- följa upp att tjänsten levereras enligt avtalet
- säkerställa lämpliga behörigheter och säker hantering av personuppgifter
Arbetsgivarens skyldigheter gentemot de anställda och Skatteverket finns kvar även när det praktiska lönearbetet utförs externt.
Vad är skillnaden mellan löneoutsourcing och intern lönehantering?
Vid intern lönehantering utförs lönearbetet av företagets egen personal. Vid löneoutsourcing utför en extern partner hela eller delar av arbetet.
Läs även: Vad är lönehantering?
Vad bör företaget tänka på inför outsourcing?
Före ett byte behöver företaget kartlägga sin nuvarande löneprocess och bestämma vilka arbetsmoment som ska hanteras internt respektive externt.
Ansvar, brytdatum, kontroller, servicenivåer, säkerhetskrav och kostnader bör dokumenteras tydligt. Företaget behöver också kontrollera sin personal- och lönedata samt avsätta rätt kompetens för införandet.
Läs även: Åtta tips för att lyckas med outsourcing av lönehanteringen
Vanliga frågor om löneoutsourcing
Kan bara en del av lönearbetet outsourcas?
Ja. Företaget kan exempelvis behålla registrering, attest och kontakten med medarbetarna medan partnern genomför lönekörning och rapportering.
Vem ansvarar om lönen blir fel?
Ansvarsfördelningen mellan företaget och partnern ska framgå av avtalet. Arbetsgivaren har fortfarande skyldigheter gentemot de anställda och myndigheterna.
Vad kostar löneoutsourcing?
Priset påverkas av exempelvis antalet anställda, kollektivavtal, antal bolag, systembehov och vilka tjänster som ingår.
Läs mer: Vad kostar löneoutsourcing?
Passar löneoutsourcing bara små företag?
Nej. Mindre företag kan använda outsourcing som alternativ till en egen löneavdelning. Större organisationer kan outsourca hela processen, vissa bolag eller utvalda arbetsmoment.
Försvinner behovet av intern lönekompetens?
Nej. Företaget behöver fortfarande kunna beställa, kontrollera och följa upp tjänsten. Det behövs även kunskap om verksamhetens anställningsvillkor och arbetssätt.
Säkra löneleveransen med rätt kompetens
Flex Payroll Services kan ta hand om hela eller delar av löneadministrationen. Tjänsten kombinerar lönespecialister med Flex HRM för ett sammanhängande flöde från underlag och lönekörning till rapportering och uppföljning.