Vad är ett arbetstidsschema?
Ett arbetstidsschema visar när en anställd ska arbeta och vara ledig under en bestämd period. Schemat kan innehålla uppgifter om arbetsdagar, arbetspass, start- och sluttider, raster, jour och annan planerad arbetstid.
Arbetstidsschemat hjälper arbetsgivaren att planera verksamheten och ger den anställda information om när arbetet ska utföras. Schemat behöver samtidigt följa tillämpliga regler i lag, kollektivavtal och anställningsavtal.
Vad bör ett arbetstidsschema innehålla?
Vilka uppgifter som behövs beror på verksamheten och arbetstidens upplägg. Ett arbetstidsschema bör normalt visa:
- vilken anställd eller befattning schemat gäller
- vilken period schemat omfattar
- vilka dagar den anställda ska arbeta
- arbetspassens start- och sluttider
- planerade raster och måltidsuppehåll
- lediga dagar
- eventuell jour eller beredskap
- arbetsplats, avdelning eller organisatorisk enhet
- arbetspassets eller schematurens benämning
- planerad arbetstid per dag och schemaperiod
- när schemat börjar gälla
- vilken version av schemat som är aktuell
Informationen ska vara tydlig och tillgänglig för de anställda som omfattas av schemat.
Vilka typer av arbetstidsscheman finns?
Arbetstid kan planeras på flera olika sätt.
Fast arbetstidsschema
Ett fast schema innebär att den anställda normalt arbetar samma tider och dagar varje vecka. Det kan exempelvis vara måndag till fredag klockan 08.00–17.00.
Rullande arbetstidsschema
Ett rullande schema upprepas efter en bestämd schemaperiod. Den anställda kan exempelvis arbeta enligt ett fyraveckorsschema som därefter börjar om från vecka ett.
Skiftschema
Ett skiftschema används när arbetet är uppdelat i exempelvis dag-, kvälls- och nattpass. Skiftschemat behöver planeras så att regler om bland annat dygnsvila, veckovila och nattarbete följs.
Personligt arbetstidsschema
Ett personligt schema är anpassat för en viss anställd. Det kan exempelvis användas vid deltidsarbete, individuella arbetstider eller särskilda överenskommelser.
Flexibelt arbetstidsschema
Ett flexibelt schema kan ge den anställda möjlighet att inom vissa ramar påverka arbetstidens början och slut. Villkoren kan bland annat ange fasta tider, flexramar och gränser för flexsaldo.
Vilka regler gäller för ett arbetstidsschema?
Arbetstidens förläggning regleras av flera olika källor:
- arbetstidslagen
- arbetsmiljölagen
- kollektivavtal
- anställningsavtal
- särskilda regler för vissa verksamheter och yrkesgrupper
- särskilda regler för minderåriga
Kollektivavtal kan ersätta eller göra tillåtna avvikelser från delar av arbetstidslagen. Arbetsgivaren behöver därför kontrollera både lagen och det kollektivavtal som gäller på arbetsplatsen.
Hur mycket får en anställd arbeta?
Enligt arbetstidslagens huvudregel får den ordinarie arbetstiden uppgå till högst 40 timmar i veckan.
När det behövs med hänsyn till arbetets natur eller arbetsförhållandena kan arbetstiden i vissa fall beräknas som ett genomsnitt om högst 40 timmar per vecka under en period på upp till fyra veckor.
Den sammanlagda arbetstiden får som huvudregel uppgå till högst 48 timmar per vecka i genomsnitt under en beräkningsperiod på högst fyra månader. I den sammanlagda arbetstiden ingår bland annat ordinarie arbetstid och övertid.
Andra gränser och beräkningsperioder kan gälla enligt kollektivavtal.
Vilken vila måste arbetstidsschemat ta hänsyn till?
Dygnsvila
Arbetstagare ska som huvudregel ha minst elva timmars sammanhängande ledighet under varje period om 24 timmar.
Det innebär att ett arbetspass inte kan planeras isolerat. Schemaläggningen måste även ta hänsyn till när föregående arbetspass slutade och när nästa arbetspass börjar.
Veckovila
Arbetstagare ska som huvudregel ha minst 36 timmars sammanhängande ledighet under varje period om sju dagar. Veckovilan ska så långt som möjligt förläggas till veckoslutet.
Beredskapstid då den anställda står till arbetsgivarens förfogande räknas inte in i veckovilan.
Tillfälliga avvikelser kan vara möjliga i vissa oförutsedda situationer, men arbetstagaren ska då få motsvarande kompensationsledighet.
Vilka regler gäller för raster och pauser?
En rast är ett avbrott i arbetstiden då den anställda inte är skyldig att stanna kvar på arbetsplatsen. Raster räknas normalt inte som arbetstid.
Arbetsgivaren ska ange rasternas längd och förläggning i förväg så noga som omständigheterna medger. Arbetet ska planeras så att den anställda inte arbetar mer än fem timmar i följd utan rast.
Ett måltidsuppehåll innebär att den anställda behöver stanna kvar på arbetsplatsen. Måltidsuppehållet räknas som arbetstid och kan ersätta en rast när det är nödvändigt med hänsyn till arbetsförhållandena eller en oförutsedd händelse.
Pauser är kortare avbrott utöver rasterna. Pauser räknas in i arbetstiden.
Hur långt i förväg ska arbetstidsschemat meddelas?
När arbetsgivaren anlitar arbetstagare för annat än tillfälligt arbete ska besked om ändringar av den ordinarie arbetstidens och jourtidens förläggning som huvudregel lämnas minst två veckor i förväg.
Kortare framförhållning kan vara tillåten om verksamhetens art eller händelser som inte har kunnat förutses ger anledning till det.
Kollektivavtal kan innehålla andra eller mer detaljerade bestämmelser om schemaläggning, framförhållning och schemaändringar.
Kan arbetsgivaren ändra ett arbetstidsschema?
Arbetsgivaren kan ha rätt att leda och fördela arbetet och därmed ändra arbetstidens förläggning. Möjligheten är dock begränsad av bland annat:
- anställningsavtalet
- kollektivavtalet
- arbetstidslagen
- regler om framförhållning
- regler om vila, nattarbete och raster
- arbetsmiljöansvaret
- eventuella krav på förhandling eller samverkan
En större förändring av arbetstidens omfattning eller ett uttryckligt villkor i anställningsavtalet kan inte alltid genomföras som en vanlig schemaändring. Arbetsgivaren bör därför kontrollera vilka regler och avtal som gäller innan förändringen genomförs.
Vad är skillnaden mellan arbetstidsschema och bemanningsplanering?
Ett arbetstidsschema visar när en anställd ska arbeta.
Bemanningsplanering utgår i stället från verksamhetens behov och handlar om hur många personer och vilka kompetenser som behöver finnas på en viss plats eller i en viss funktion.
Processen kan förenklat beskrivas så här:
- Verksamheten identifierar sitt bemanningsbehov.
- Arbetspass skapas utifrån behovet.
- Tillgängliga medarbetare fördelas på arbetspassen.
- Ett arbetstidsschema publiceras för varje medarbetare.
- Utförd arbetstid och eventuella avvikelser följs upp i tidrapporteringen.
Schemaläggning och bemanningsplanering hänger alltså nära samman, men beskriver olika delar av planeringsarbetet.
Måste arbetstidsschemat finnas på arbetsplatsen?
Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter ska arbetstidslagen och arbetstidsschemat finnas tillgängliga på arbetsstället.
Ett digitalt schema kan göra informationen tillgänglig via dator eller mobil, förutsatt att de berörda medarbetarna kan komma åt den.
Varför använda ett digitalt schemaläggningssystem?
Ett digitalt system för schemaläggning kan ge stöd för att:
- skapa och återanvända grundscheman
- planera arbetspass och bemanning i samma flöde
- ge medarbetarna tillgång till aktuella scheman
- kommunicera schemaändringar
- kontrollera schemakrockar och bemanningsluckor
- uppmärksamma möjliga avvikelser från regler och avtal
- hantera önskemål och byten av arbetspass
- koppla schemat till tidrapportering och löneunderlag
- följa upp planerad och utförd arbetstid
Ett systemstöd ersätter inte arbetsgivarens ansvar. Arbetsgivaren behöver fortfarande säkerställa att schemat följer tillämpliga lagar, kollektivavtal och anställningsvillkor.
Vanliga frågor om arbetstidsschema
Är arbetstidsschema och arbetsschema samma sak?
Begreppen används ofta synonymt. Arbetstidsschema är mer precist när man vill betona hur den ordinarie arbetstiden och arbetspassen är förlagda.
Måste ett arbetstidsschema vara skriftligt?
Arbetstidsschemat ska vara tydligt och tillgängligt på arbetsstället. Digital publicering kan användas om medarbetarna har tillgång till informationen. Kontrollera även eventuella formkrav i kollektivavtalet.
Får arbetsgivaren ändra schemat med kort varsel?
Huvudregeln är att besked om ändringar av ordinarie arbetstid och jourtid ska lämnas minst två veckor i förväg. Kortare framförhållning kan vara tillåten på grund av verksamhetens art eller oförutsedda händelser. Kollektivavtal kan innehålla andra regler.
Ska raster finnas med i schemat?
Arbetsgivaren ska ange rasternas längd och förläggning i förväg så noga som omständigheterna medger. Därför bör planerade raster normalt framgå av schemat.
Kan ett arbetstidsschema användas som löneunderlag?
Schemat visar planerad tid och kan vara en del av löneunderlaget. Den faktiska lönen behöver normalt även baseras på rapporterad arbetstid, frånvaro, övertid och andra avvikelser.
Vem ansvarar för att schemat följer reglerna?
Arbetsgivaren ansvarar för arbetstidens förläggning och för att tillämpliga regler följs. Ett digitalt system kan ge stöd och varningar men övertar inte det juridiska ansvaret.