Flex Applications’ politik for sletning af data
Flex Applications’ politik for sletning af data
Flex Applications' politik for sletning af data beskriver, hvornår forskellige typer data hos Flex Applications skal slettes. Ved behandling af personoplysninger har Flex Applications altid en af følgende to roller, og reglerne for sletning af data gælder i henhold til den respektive rolle:
1.1 Flex Applications er dataansvarlig (»data, der ejes af Flex Applications«)
Når Flex Applications er den dataansvarlige, fastlægger vi formålet med behandlingen af personoplysningerne, hvilke værktøjer og systemer der anvendes til at behandle oplysningerne, samt hvor længe oplysningerne skal opbevares.
Eksempler på situationer, hvor Flex Applications er den dataansvarlige:
- Medarbejdere hos Flex Applications
- Personer, der søger arbejde hos Flex Applications
- Kundernes kontaktpersoner i supportsager
- Kundernes kontaktpersoner, leads og potentielle kunder, som vi retter markedsføringsaktiviteter eller lignende mod (i CRM-systemer)
- Kontaktpersoner hos leverandører og partnere (i aftalesystemer mv.)
- Logfiler, der bruges til at holde systemerne i drift, opdage fejl og håndtere hændelser
- Værktøjer til NPS/kundetilfredshed, f.eks. Wootric
- Eventuelle databehandlere, der anvendes inden for rammerne af ovennævnte behandlinger
Flex Applications' politik for sletning af data:
Personoplysninger skal slettes, når de ikke længere er nødvendige for at opfylde det formål, de blev indsamlet til, dog senest tre år efter den seneste registrerede aktivitet. Der kan gøres undtagelser, hvis der foreligger et berettiget formål til at behandle oplysningerne i mere end tre år. I sådanne tilfælde skal koncernens juridiske afdeling kontaktes.
For personoplysninger vedrørende medarbejdere hos Flex Applications gælder andre regler.
1.2 Flex Applications er databehandler (»data, der ejes af kunden«)
Når Flex Applications er databehandler, behandler vi personoplysninger i henhold til instrukser fra den dataansvarlige (vores kunde). Instrukserne reguleres gennem databehandleraftaler, aftaler og vilkår med vores kunder samt gennem skriftlige instrukser fra kunden.
Eksempler på situationer, hvor Flex Applications fungerer som databehandler:
- Produkter, som vi udvikler og sælger til kunder
- Produkter, som vi er forhandler af, afhængigt af aftalen
- Sikkerhedskopier og eventuelle kopier af produktionsdata i andre miljøer
- Interne systemer, der anvendes til support af produkterne, hvis de indeholder mere end blot kontaktoplysninger
- Eventuelle underdatabehandlere, der anvendes til ovennævnte behandlinger
Flex Applications er ansvarlig for behandlingen af personoplysningerne, så længe vi behandler eller opbevarer dem. Bemærk, at vores rolle kan ændre sig til at være den dataansvarlige – med de forpligtelser, dette medfører – hvis vi ikke sletter oplysningerne i henhold til gældende krav, når kunden opsiger sin aftale med os.
Sletning af kundens data skal ikke være afhængig af, at kunden anmoder om sletning, men skal ske som en del af processen, når aftalen ophører.
Flex Applications' politik for sletning af data:
GDPR indebærer, at personoplysninger skal slettes uden unødig forsinkelse, når kunden har opsagt sin aftale med Flex Applications.
- Sikkerhedskopier af kundedata, der anvendes til brugerstøtte, slettes, når support sagen afsluttes.
- Sikkerhedskopier af kundedatabaser hos vores hostingudbyder slettes 30 dage efter, at databasen er blevet slettet fra produktionsmiljøet.
- Kunddata slettes i henhold til aftalen med kunden eller senest en måned efter, at aftalen er ophørt. Kunden får altid mulighed for at eksportere sine data eller få adgang til dem på anden måde i henhold til aftalen med kunden. Dette er reguleret i aftalen.
Hvis du bruger Flex Applications Connect IdP som identitetsudbyder
Det er vigtigt altid at foretage API-kald til Flex Applications Connect IdP, når kundedata (i form af brugerkonti og tenants) skal slettes.
Hvert integreret produkt er ansvarligt for at slette sine data fra Flex Applications Connect IdP. Hvis kundedata allerede er blevet slettet, men de tilsvarende data endnu ikke er blevet slettet fra Flex Applications Connect IdP, skal dette ske omgående.
Kunder med flere kontrakter med Flex Applications
Kunden kan have mere end én kontrakt med Flex Applications. Denne vejledning indeholder kun anvisninger vedrørende den aktuelle tjeneste, hvor kunden har opsagt
kontrakten.
Hvis der findes kundedata, der deles eller anvendes af andre produkter eller tjenester i Flex Applications,
skal sletningen af sådanne data foregå koordineret, så kunden fortsat kan benytte de resterende tjenester uden afbrydelser.
Anden lovgivning
Flex Applications er forpligtet til at overholde GDPR. Anden lovgivning, f.eks. regler om bogføring, regnskab, arkivering eller virksomhedsspecifikke krav, gælder i de fleste tilfælde for kunden og ikke for Flex Applications.
Når en kunde opsiger sin aftale med Flex Applications, skal vi slette kundens data, efter at kunden har haft mulighed for at eksportere dem. Det er kundens ansvar at finde en alternativ løsning til opbevaring eller at indgå en separat aftale med Flex Applications om arkivering eller fortsat adgang til dataene med henblik på opslagsformål.
Eksport af data
Vi er forpligtet til at give kunden mulighed for at eksportere sine data, så kunden kan opfylde krav i henhold til anden gældende lovgivning. Hvis en eksport ikke er mulig, kan en alternativ løsning være at give kunden læseadgang i en begrænset og defineret periode. I sådanne tilfælde skal der indgås en kundeaftale og en databehandleraftale, da vi stadig behandler kundens data.
At give læseadgang uden omkostninger kan gøre det sværere at sikre overholdelse af GDPR, da kunden i så fald ikke regelmæssigt bliver mindet om, at vi stadig opbevarer og behandler oplysningerne.
Spørgsmål?
Hvis du har spørgsmål, kan du kontakte vores Data Protection Manager eller Visma's databeskyttelsesteam.
Denne version af politikken blev opdateret den 8. juni 2026.