Flex Applications’ retningslinjer for sletting av data
Flex Applications’ retningslinjer for sletting av data
Flex Applications' retningslinjer for sletting av data beskriver når ulike typer data hos Flex Applications skal slettes. Ved behandling av personopplysninger har Flex Applications alltid en av følgende to roller, og reglene for sletting av data gjelder ut fra den respektive rollen:
1.1 Flex Applications er behandlingsansvarlig («data som eies av Flex Applications»)
Når Flex Applications er behandlingsansvarlig, bestemmer vi formålet med behandlingen av personopplysningene, hvilke verktøy og systemer som brukes til å behandle opplysningene, samt hvor lenge opplysningene må lagres.
Eksempler på situasjoner der Flex Applications er behandlingsansvarlig:
- Ansatte hos Flex Applications
- Personer som søker jobb hos Flex Applications
- Kundenes kontaktpersoner i supportsaker
- Kundenes kontaktpersoner, potensielle kunder og leads som vi retter markedsføringsaktiviteter eller lignende mot (i CRM-systemer)
- Kontaktpersoner hos leverandører og partnere (i avtalesystemer osv.)
- Loggfiler som brukes til å holde systemene i drift, oppdage feil og håndtere hendelser
- Verktøy for NPS/kundetilfredshet, for eksempel Wootric
- Eventuelle databehandlere som benyttes innenfor rammen av ovennevnte behandlinger
Flex Applications' retningslinjer for sletting av data:
Personopplysninger skal slettes når de ikke lenger er nødvendige for å oppfylle formålet de ble samlet inn for, dog senest tre år etter den siste registrerte aktiviteten. Unntak kan gjøres dersom det foreligger et berettiget formål for å behandle opplysningene lenger enn tre år. I slike tilfeller skal konsernets juridiske avdeling kontaktes.
For personopplysninger som gjelder ansatte hos Flex Applications, gjelder andre regler.
1.2 Flex Applications er databehandler («data som eies av kunden»)
Når Flex Applications er databehandler, behandler vi personopplysninger i henhold til instruksjoner fra den behandlingsansvarlige (vår kunde). Instruksjonene reguleres gjennom databehandleravtaler, avtaler og vilkår med våre kunder samt gjennom skriftlige instruksjoner fra kunden.
Eksempler på situasjoner der Flex Applications er databehandler:
- Produkter som vi utvikler og selger til kunder
- Produkter vi er forhandler av, avhengig av avtalen
- Sikkerhetskopier og eventuelle kopier av produksjonsdata i andre miljøer
- Interne systemer som brukes til support av produktene, dersom de inneholder mer informasjon enn bare kontaktopplysninger
- Eventuelle underdatabehandlere som brukes til ovennevnte behandlinger
Flex Applications er ansvarlig for behandlingen av personopplysningene så lenge vi behandler eller lagrer dem. Vær oppmerksom på at vår rolle kan endres til å være personopplysningsansvarlig – med de forpliktelsene dette medfører – dersom vi ikke sletter opplysningene i henhold til gjeldende krav når kunden avslutter avtalen med oss.
Sletting av kundens data skal ikke være avhengig av at kunden ber om sletting, men skal skje som en del av prosessen når avtalen avsluttes.
Flex Applications’ retningslinjer for sletting av data:
GDPR innebærer at personopplysninger skal slettes uten unødig forsinkelse når kunden har avsluttet avtalen med Flex Applications.
- Sikkerhetskopier av kundedata som brukes til brukerstøtte, slettes når støttesaken avsluttes.
- Sikkerhetskopier av kundedatabaser hos vår hostingleverandør slettes 30 dager etter at databasen er slettet fra produksjonsmiljøet.
- Kunddata slettes i henhold til avtale med kunden eller senest én måned etter at avtalen er opphørt. Kunden gis alltid mulighet til å eksportere sine data eller få tilgang til dem på annen måte i henhold til avtale med kunden. Dette er regulert i avtalen.
Hvis du bruker Flex Applications Connect IdP som identitetsleverandør
Det er viktig å alltid foreta API-kall til Flex Applications Connect IdP når kundedata (i form av brukerkontoer og leietakere) skal slettes.
Hvert integrert produkt er ansvarlig for å slette sine egne data fra Flex Applications Connect IdP. Dersom kundedata allerede er slettet, men tilsvarende data ennå ikke er slettet fra Flex Applications Connect IdP, må dette gjøres umiddelbart.
Kunder med flere avtaler med Flex Applications
Kunden kan ha mer enn én avtale med Flex Applications. Denne veiledningen gir kun retningslinjer for den aktuelle tjenesten der kunden har sagt opp
kontrakten.
Dersom det finnes kundedata som deles eller brukes av andre produkter eller tjenester i Flex Applications,
må sletting av slike data skje på en koordinert måte, slik at kunden fortsatt kan bruke de gjenværende tjenestene uten avbrudd.
Annen lovgivning
Flex Applications er forpliktet til å overholde GDPR. Annen lovgivning, for eksempel regler om regnskapsføring, rapportering, arkivering eller virksomhetsspesifikke krav, gjelder i de fleste tilfeller kunden og ikke Flex Applications.
Når en kunde sier opp avtalen med Flex Applications, må vi slette kundens data etter at kunden har fått mulighet til å eksportere dem. Det er kundens ansvar å finne en alternativ løsning for lagring eller å inngå en separat avtale med Flex Applications om arkivering eller fortsatt tilgang til data for oppslag.
Eksport av data
Vi er forpliktet til å gi kunden muligheten til å eksportere sine data, slik at kunden kan oppfylle krav i henhold til annen gjeldende lovgivning. Dersom eksport ikke er mulig, kan en alternativ løsning være å gi kunden lesetilgang i en begrenset og definert tidsperiode. I slike tilfeller må det inngås en kundeavtale og en avtale om behandling av personopplysninger, siden vi fortsatt behandler kundens data.
Å gi lesetilgang uten kostnad kan gjøre det vanskeligere å sikre overholdelse av GDPR, siden kunden da ikke regelmessig blir minnet på at vi fortsatt lagrer og behandler opplysningene.
Har du spørsmål?
Hvis du har spørsmål, kan du kontakte vår personvernansvarlig eller Visma sitt personvernteam.
Denne versjonen av retningslinjene ble oppdatert 8. juni 2026.