Så lite friktion som möjligt i vardagen. Färre moment att hålla reda på. Och större chans att timmarna faktiskt blir rapporterade rätt från start. Det är vad en enkel tidsregistrering går ut på. Och med mindre krångel för medarbetarna kommer också lönehantering och uppföljning att flyta smidigare – en win-win för hela verksamheten. Så här lyckas ni!
Tidsregistrering är en viktig del av vardagen i många verksamheter, men också ett moment som lätt upplevs som onödigt krångligt. Om det tar för lång tid, känns otydligt eller måste göras i efterhand ökar risken för missar, sena registreringar och felaktiga uppgifter. Därför kan enkelheten och smidigheten göra hela skillnaden. När det är lätt att registrera sin tid ökar sannolikheten att det faktiskt blir gjort – och att uppgifterna stämmer från start.
I den här artikeln går vi igenom vad enkel tidsregistrering innebär, varför det är viktigt och vilka som är de viktigaste nycklarna för att lyckas. Vi tittar också på hur enkel tidsregistrering hänger ihop med tidrapportering, attest, uppföljning och löneunderlag, så att hela flödet blir smidigare från första registrering till färdig lön. Häng med!
Vad innebär enkel tidsregistrering – och varför är det så viktigt?
Enkel tidsregistrering handlar om att arbetstid kan rapporteras på ett sätt som är lätt att förstå, går snabbt att utföra och fungerar i den vardag där medarbetarna faktiskt jobbar. Det handlar inte bara om att ha ett digitalt system på plats, utan om att hela registreringen ska upplevas som tydlig och smidig.
Exempelvis kan det innebära att medarbetaren enkelt kan ange arbetstid, frånvaro, avvikelser eller tid på projekt utan att behöva gå igenom onödigt många steg. För vissa handlar det om att snabbt kunna registrera dagens arbetade tid. För andra kan det handla om att rapportera avvikelser, stämpla in och ut, registrera projekttid eller lägga in frånvaro direkt i mobilen. Ju mindre friktion det finns i själva registreringen, desto större är chansen att tidrapporteringen blir gjord i rätt tid och på rätt sätt.
Att få en smidig och enkel tidsregistrering på plats är viktigt eftersom den påverkar både kvaliteten i underlaget och hur mycket administration som krävs längre fram. När registreringen flyter på blir det lättare att få in korrekta tider, behovet av manuella rättningar minskar och verksamheten får ett mer tillförlitligt underlag för lön, uppföljning och planering.
Om tidsregistreringen däremot upplevs som krånglig blir effekten ofta den motsatta. Medarbetare väntar med att rapportera, fyller i tider i efterhand eller missar delar av underlaget. Det skapar merarbete för både chefer och administratörer, samtidigt som kvaliteten i uppgifterna blir sämre.
För att sammanfatta: enkelhet är lika med användarvänlighet – men minst lika mycket är det en fråga om kvalitet, effektivitet och bättre arbetsflöden i hela kedjan.
Läs mer: Välja system för tidrapportering – checklista för arbetsgivare
Vad är det som gör att tidsregistrering upplevs som krånglig?
Tidsregistrering blir ofta krånglig när den tar för många steg, innehåller otydliga val eller inte passar hur arbetet faktiskt ser ut. Om medarbetare måste vänta tills de kommer åt en dator, leta efter rätt projekt eller försöka minnas sina tider i efterhand blir registreringen lätt en uppgift som skjuts upp.
Vanliga orsaker till att tidsregistrering inte upplevs som enkel är:
- att systemet är svårt att förstå.
- att registreringen tar för lång tid.
- att det finns för många manuella moment.
- att det är otydligt vad som ska rapporteras.
- att lösningen inte fungerar tillräckligt bra i mobilen.
- att rutinerna är oklara.
- att olika medarbetargrupper behöver rapportera tid på olika sätt, men tvingas in i samma flöde.
- att registrerad tid inte följer med automatiskt till attest, uppföljning eller lön.
När de här hindren får vara kvar blir tidsregistreringen lätt något som stör i stället för något som fungerar som en naturlig del av arbetsdagen.
Vad kännetecknar en enkel lösning för tidsregistrering?
En enkel lösning för tidsregistrering är tydlig, snabb att använda och anpassad efter verksamhetens vardag. Medarbetaren ska förstå vad som ska göras utan att behöva tänka för mycket, och registreringen ska kunna genomföras med så få steg som möjligt.
Det handlar till exempel om att det ska gå snabbt att registrera tid, oavsett om medarbetaren sitter vid datorn, använder mobilen eller behöver rapportera på språng. Gränssnittet behöver vara lätt att förstå, med tydliga val för arbetstid, frånvaro och avvikelser. På så sätt minskar risken för missförstånd och felaktiga registreringar.
En bra lösning behöver också fungera för olika arbetssätt och roller. Alla medarbetare rapporterar inte tid på samma sätt – och därför behöver systemet kunna anpassas efter verksamhetens behov. För vissa handlar det om projekt- eller kundtid, för andra om skift, frånvaro, övertid eller flex.
Minst lika viktigt är att informationen kan följa med vidare i processen utan dubbelarbete. När tid, avvikelser och frånvaro kan föras vidare till attest, uppföljning och lön på ett smidigt sätt blir tidsregistreringen inte bara enklare för medarbetaren – utan för hela organisationen.
Med andra ord: en användarvänlig lösning för tidsregistrering ska inte bara vara enkel i första steget. Den ska också bidra till ett tryggare och mer effektivt flöde hela vägen fram till löneunderlaget.
Så minskar ni friktionen i vardagen – fem tips för en smidigare tidsregistrering
För att tidsregistreringen ska fungera smidigt i vardagen behöver både systemet och rutinerna runt omkring vara enkla att förstå. Det räcker alltså inte att digitalisera processen – den behöver också passa medarbetarnas arbetssätt, chefens attestflöde och löneavdelningens behov av korrekta underlag.
Ett bra första steg är att titta på var det ofta blir fel i dag. Kommer tidrapporterna in sent? Är frånvaro och avvikelser otydliga? Krävs det många manuella rättningar inför lönekörning? När ni vet var friktionen uppstår blir det lättare att prioritera rätt åtgärder.
Använd gärna den här checklistan som stöd:
- Går det snabbt att registrera tid?
Ju färre klick och manuella moment, desto större chans att registreringen blir gjord direkt. Här kan det handla om sådant som förvalda alternativ, tydliga genvägar, smarta kontroller eller möjlighet att registrera återkommande tider på ett enkelt sätt. - Fungerar lösningen där arbetet faktiskt sker?
Medarbetare som är på språng, jobbar skift eller inte sitter vid en dator behöver kunna rapportera lika enkelt som de som arbetar vid skrivbordet. Därför är mobil tidrapportering ofta en viktig del av en enkel lösning, särskilt i verksamheter där arbetet sker ute hos kund, på flera platser eller under varierande arbetstider. - Är det tydligt vad som ska rapporteras?
Tydliga rutiner och begripliga val minskar risken för fel, missförstånd och kompletteringar i efterhand. Det ska vara enkelt att förstå skillnaden mellan exempelvis arbetstid, frånvaro, övertid, mertid, flex och projekttid, beroende på vad som är relevant i verksamheten. - Stöttar chefer och attestflöden processen?
En enkel registrering tappar snabbt effekt om attest, uppföljning eller korrigeringar fortfarande kräver onödigt mycket handpåläggning. - Hänger tidsregistreringen ihop med HR och lön?
När tid, frånvaro och avvikelser kan följa med vidare i processen utan dubbelarbete blir hela flödet tryggare och mer effektivt. Det minskar risken för fel i löneunderlaget och gör det lättare för löneavdelningen att arbeta med korrekta och uppdaterade uppgifter.
Glöm inte heller att utgå från användarnas verklighet. En lösning som ser bra ut på papperet fungerar inte alltid lika bra i vardagen. Därför är det klokt att involvera både medarbetare, chefer och administratörer när ni ser över hur tidsregistreringen kan bli enklare.
Läs mer: Tidrapportering i mobilen – vilka är fördelarna och hur funkar det?
Gör tidsregistreringen enklare med Flex HRM Time!
Letar ni efter ett system för tidrapportering som gör vardagen enklare för medarbetare, chefer och löneavdelning?
Med Flex HRM Time får du och ditt team ett webbaserat tidssystem som gör det lättare att rapportera tid, hantera frånvaro, attestera, följa upp och skapa rätt underlag vidare till lön.
Frågor eller funderingar? Varmt välkommen att kontakta oss.
