Veiledning: Slik beregner du ROI for et nytt HRM-system

På tide å investere i et HRM-system? Ved å beregne ROI (Return On Investment) kan du enkelt demonstrere kostnadsbesparelsene og bygge en sterk business case. Slik gjør du det!

Vurderer du å investere i ditt første HRM-system - eller kanskje bytte fra et eldre system til et nyere og mer moderne som passer bedre til dine behov? Du har allerede sett potensialet - flott design, smarte funksjoner, bedre IT-sikkerhet og brukervennlige grensesnitt som medarbeiderne faktisk vil like å bruke. Tanken på en smidigere arbeidshverdag, uten tung og kjedelig administrasjon, er rett og slett veldig tiltalende.

På den annen side. Å investere i et HRM-system er en stor beslutning, og når det gjelder å overbevise ledelsen, er det de konkrete tallene som teller. Det er her ROI, eller avkastning på investeringen, blir avgjørende. Å kunne vise til klare, målbare kostnadsbesparelser kan være nøkkelen til å få kollegene dine med på laget og bygge en sterk business case for det nye HRM-systemet.

Dessuten er det smart å regne på det, slik at du kan ta et informert valg og sikre at systemet faktisk lever opp til forventningene dine.

Men hvordan går du frem for å beregne ROI? Og hvilke parametere bør du ta med i beregningen? La oss se nærmere på det.

Hva er ROI, og hvordan beregner jeg den?

Logikken er faktisk ganske enkel. Det du trenger å vite for å beregne ROI, er den totale prislappen på HRM-systemet og de totale besparelsene og andre fordeler du forventer å oppnå. Deretter sammenligner du disse to tallene for å finne ut om systemet vil betale for seg selv. Ved å multiplisere tallet med hundre får du ROI i prosent.

Vanligvis brukes denne formelen til å beregne ROI:

ROI = (sparte kostnader / totale kostnader for systemet) x 100

La oss si at et HRM-system sparer selskapet for 100 000 GBP i administrative kostnader per år, mens totalkostnaden for systemet er 500 000 GBP.

I dette eksempelet er avkastningen på investeringen 20 %:

ROI = (100 000 / 500 000) x 100 = 20

Med andre ord får bedriften 20 prosent tilbake for hver dollar som investeres i HRM-systemet, i form av besparelser knyttet til redusert administrativt arbeid.

Visste du at...
Ifølge analyseselskapet McKinsey & Company kan bedrifter som automatiserer HR-prosessene sine, frigjøre opptil 30 % av tiden som ellers ville blitt brukt på manuelle oppgaver.

Trinn én: forstå kostnadene ved et nytt HRM-system

Når beregner avkastningen på investeringen i et HRM-system, er det lett å fokusere kun på innkjøpsprisen. Men for å få et fullstendig bilde er det viktig å ikke glemme alle tilleggskostnadene - både de opprinnelige og de løpende. Her er noen viktige områder du bør vurdere:

• Initielle investeringskostnader: programvare, maskinvare og installasjon

• Løpende kostnader: vedlikehold, lisensavgifter og support

• Eventuelle avgifter for ekstra brukere, integrasjoner som ikke er inkludert i den ordinære tjenesten, eller tilleggsfunksjoner som for eksempel sikkerhet

• Opplæring av brukere

• Eventuell tilpasning av systemet for å oppfylle virksomhetens behov

• Konsulenttjenester for implementering og rådgivning

Trinn to: beregn fordelene

Nå har vi et klarere bilde av kostnadene. Nå er det på tide å se nærmere på hvilke besparelser og andre fordeler vi må sette dem opp mot for å få avkastning på investeringen. Kort sagt: Hvordan kan et (nytt) HRM-system hjelpe deg med å spare tid, penger og ressurser?

Dette er ikke alltid en lett oppgave, ettersom ikke alle parametere er like enkle å måle i kroner og øre - i hvert fall ikke på kort sikt. Dessuten har hver organisasjon sine egne utfordringer, men her er syv grunnleggende områder der HRM kan utgjøre en forskjell. Følg med videre!

Sju måter HRM-systemer kan øke avkastningen og redusere kostnadene på

1. Reduserer manuelt arbeid og frigjør tid

Er arbeidet i HR- og lønnsavdelingen tungvint og ineffektivt? Bruker du timevis på å legge inn den samme informasjonen manuelt flere steder når du skal planlegge? Eller på å lete etter informasjon om de ansatte i ulike Excel-filer, permer og systemer når det er tid for en lønnsgjennomgang?

Ved å digitalisere og automatisere gjentakende oppgaver kan HRM-systemet ditt hjelpe deg med å frigjøre tid og ressurser. Du kan beregne besparelsene ved å multiplisere tiden du tjener med den gjennomsnittlige timekostnaden for de ansatte som gjør jobben. Dette gir deg et godt utgangspunkt for å forstå de økonomiske fordelene ved å effektivisere prosessene dine.

La oss si at et system kan spare deg for 10 timer per uke på oppgaver som lønn og planlegging. Hvis den gjennomsnittlige timekostnaden for ansatte er 400 kroner, tilsvarer dette en besparelse på 4 000 kroner per uke, eller 208 000 kroner per år - bare i redusert manuelt arbeid.

2. Reduserer risikoen for feil

Terminkollisjoner, feil beløp på lønnskontoen eller for få feriedager. Ved å bruke et HRM-system reduserer du også risikoen for feil - feil som kan være ressurskrevende og kostbare å rette opp. Så når du beregner besparelsene, må du ikke glemme å se nærmere på hvor mye slike feil vil koste i både tid og penger hvis de oppstår, og hvordan det nye HRM-systemet kan minimere denne risikoen.

3. Bedre samsvar og IT-sikkerhet

Det kan være en utfordring å holde oversikt over og overholde arbeidslovgivningen, men med et HRM-system som automatiserer mye av oppfølgingsarbeidet, blir det mye enklere. Et moderne verktøy sørger for at du overholder gjeldende regler om for eksempel arbeidstid, hviletid og overtid. Det gjør det også mye enklere å administrere arbeidsavtaler, sikre riktige ansettelsesvilkår og overvåke viktige datoer for prøvetid og andre tidsbegrensede ansettelser i henhold til LAS (Lov om stillingsvern), slik at man unngår plagsomme feil som rammer både ansatte og bedrifter.

Et HRM-system som er GDPR-kompatibelt og oppfyller høye IT-sikkerhetsstandarder, reduserer også risikoen for cyberkriminalitet og hendelser som kan få alvorlige konsekvenser for bedriften. Det betyr at man unngår juridiske kostnader som bøter og erstatning, men også kostnader til gjenoppretting av systemer og data etter en hendelse.

Slik beregner du avkastningen på HRM-systemet:

• Begynn med å estimere kostnadene ved potensielle feil, for eksempel bøter og erstatningskrav.
• Tenk også på hva det vil koste i tid og ressurser å rette opp feil i planleggingen, brudd på arbeidstidsbestemmelser og lignende.
• I tillegg kommer besparelsene du kan gjøre i ren administrasjonstid ved å automatisere HRM-prosessene.
• Sammenlign disse besparelsene med kostnadene ved HRM-systemet.

4. Mer effektiv tidsregistrering og fakturering

Å holde oversikt over tidstyver og sikre at ingen fakturerbare timer går til spille, er avgjørende for å optimalisere driften og øke lønnsomheten. Slik kan et HRM-system hjelpe deg:

• Ved å forbedre tids- og prosjektrapporteringen kan du og teamet ditt identifisere og ta tak i ineffektive og ulønnsomme prosesser. For eksempel ved å automatisere tungvinte prosedyrer, lære opp ansatte eller omfordele oppgaver - slik at du kan øke produktiviteten og sørge for at tid og ressurser brukes på smartest mulig måte.
  
  
• Tenk deg et team som går glipp av 10 fakturerbare timer hver uke. Det kan fort utgjøre 40 000 pund i måneden, eller rundt en halv million i året - penger som kan gå tapt uten at du er klar over det. I virksomheter som tar betalt for medgått tid, betyr hver time som ikke rapporteres, også at du går glipp av inntekter. Med et effektivt tids- og prosjektrapporteringssystem er det enkelt å sikre at ingen timer går til spille.
  

5. Enkelt å overvåke personalkostnadene

Overtidstimer som skyter i været, eller skift som er under- eller overbemannet. Det kan fort bli kostbart å ikke ha skikkelig oversikt over vaktplaner og ressursplanlegging. Med et HRM-system som optimaliserer tidsregistrering og bemanningsplanlegging, blir det mye enklere å holde oversikt over arbeidstiden og å planlegge bemanningen på en effektiv og smart måte.

Med enkel tilgang til sanntidsdata og innebygde kontroller kan du for eksempel følge nøye med på bemanningsbudsjettene og justere bemanningsnivået i god tid før kostnadene kommer ut av kontroll - samtidig som du unngår både over- og underbemanning og forbedrer produktiviteten og arbeidsgleden.

6. Hold oversikt over sykefravær og turnover

Visste du at hvert tilfelle av langtidssykefravær anslås å koste arbeidsgiveren rundt
100 000 kroner i tapt produksjon og sykelønn? Det er med andre ord all grunn til at du som arbeidsgiver gjør det du kan for å forebygge sykefravær på en effektiv måte. Selv en høy turnover er forbundet med store bekymringer. Rekruttering, onboarding, tapt produktivitet og et dårligere arbeidsmiljø - for å nevne noe.

Men det kan være en utfordring å håndtere høy turnover og høyt sykefravær - spesielt når du ikke har et verktøy som hjelper deg med å reagere på dataene og fange opp faresignalene i tide. I et HRM-system med innebygde dashbord og rapporteringsverktøy kan ledere og HR-avdelingen med noen få klikk få oversikt over nøkkeltall som sykefravær, engasjement og turnover, identifisere mønstre og iverksette de rette tiltakene til rett tid. Resultatet: redusert administrativ arbeidsbelastning og lavere kostnader til sykelønn, rekruttering og opplæring av nyansatte.

Sist, men ikke minst, må du huske på at digitale, velstrukturerte og enhetlige prosesser under medarbeiderreisen har et stort potensial for å påvirke medarbeidernes engasjement og tilfredshet på lang sikt - for eksempel gjennom mer effektiv introduksjon av nyansatte og smartere styring av opplæring og karriereveier. Ved å beregne både direkte og mer indirekte besparelser kan du vise en tydelig avkastning på HRM-investeringen din.

7. En smidigere og mer stressfri arbeidsdag - for alle

Noen ting er vanskeligere å sette en prislapp på, men la oss ikke glemme at en av de største fordelene med et HRM-system er det forbedrede arbeidsmiljøet det kan gi - enten du er HR-/lønnssjef, teamleder, leder eller medarbeider.

For medarbeiderne kan det bety smidigere kommunikasjon og raskere svar på spørsmål om for eksempel ferie eller lønn, noe som kan redusere frustrasjonen og øke jobbtilfredsheten. Og for administratorer og ledere betyr det mindre stress, mindre tid brukt på å løse administrative problemer - og mer rom for å fokusere på det som får medarbeiderne og bedriften til å trives og vokse.

Er du klar til å ta neste skritt mot en mer effektiv og lønnsom arbeidshverdag?

Fantastisk! Vi er her for å hjelpe deg og kollegene dine med alle spørsmål du måtte ha om Flex HRM-løsningen vår og hvordan den kan hjelpe bedriften din med å effektivisere driften, redusere kostnadene og øke lønnsomheten - med utgangspunkt i dine spesifikke behov. Velkommen til å kontakte oss i dag!